Сведения о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников регулярно требуются налоговой инспекции для определения способа сдачи налоговой отчетности, уплаты налогов, а также подтверждения порядка распределения платежей по обособленным подразделениям компании. Необходимо также учитывать, что указанная информация должна подаваться строго на бланке установленной формы.

Цели, для которых запрашиваются сведения о среднесписочной численности

Категории плательщиков, для которых предоставление информации о среднесписочной численности обязательно

Не позднее какой даты нужно представить форму КНД 1110018?

Форма подачи данных, ее образец и место, где можно скачать бланк 2016 года

В какое подразделение ИФНС сдаются сведения о среднесписочной численности?

Меры ответственности за неподачу справки о среднесписочной численности

Цели, для которых запрашиваются сведения о среднесписочной численности

Правовую основу для сбора ФНС сведений о среднесписочной численности работников составляет ст. 80 НК РФ. На что же влияет указанный показатель? Перечислим список решений, которые выносит налоговая служба на основе описываемых цифр:

1. Механизм представления деклараций. При значении численности за предыдущий год свыше 100 человек налоговая отчетность сдается только в электронном виде. Для этого необходимо воспользоваться соответствующими сервисами документооборота. При этом за несоблюдение указанного требования на организацию может быть наложен штраф в сумме 200 руб. на основании ст. 119 НК РФ. Компаниям и ИП, у которых количество работающих оказалось ниже, можно ограничиться бумажными бланками деклараций, хотя им не воспрещается использовать электронный вариант сдачи отчетности.
2. Применение специальных налоговых режимов. Для реализации такой возможности также важно соблюдение границы количества наемного персонала. В частности, для патентов численность работников должна составлять не более 15 человек, для ЕНВД — не более 100.
3. Распределение налоговых платежей между обособленными подразделениями. В качестве одного из показателей также может применяться среднесписочная численность.

Категории плательщиков, для которых предоставление информации о среднесписочной численности обязательно

Необходимость сдавать сведения о среднесписочной численности работников возникает у всех хозяйствующих субъектов независимо от организационно-правовой формы. Исключение составляют частные предприниматели, не использующие работников по найму, то есть выполняющие весь операционный цикл бизнеса самостоятельно. Подобные указания можно найти в п. 3 ст. 80 НК РФ.

Юридическим лицам иных организационно-правовых форм подобная льгота не предоставляется, на это есть прямое указание в письме Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. Выбранный режим уплаты налогов также никак не влияет на обязанность организаций предоставлять указанные данные на систематической основе.

Подавать сведения о среднесписочной численности работников нужно по истечении каждого года даже в том случае, если никаких количественных изменений в штате компании не произошло.

Не позднее какой даты нужно представить форму КНД 1110018?

Данные о средней численности персонала компании подают только после завершения отчетного периода, причем сделать это нужно не позднее 20 января следующего за отчетным года. В текущем году это нужно было сделать до 20 января 2016 года.

Для вновь созданных компаний установлен срок до 20-го числа месяца, следующего за месяцем постановки на учет и внесения в реестр юридических лиц. Так же нужно будет поступить фирмам, подвергшимся реорганизационным процедурам. Разница только в том, что им необходимо будет отсчитать 20 дней от месяца, когда была проведена реорганизация.

Для частных предпринимателей не предусмотрена обязанность подавать указанные сведения в году их регистрации.

Как и в иных случаях, если обозначенный день выпадает на нерабочий праздничный или выходной день, то он должен быть перенесен на ближайший за ним рабочий.

Форма подачи данных, ее образец и место, где можно скачать бланк 2016 года

На данный момент бланк подачи сведений о среднесписочной численности утверждается ФНС. В ближайшее время каких-либо изменений в нем не планируется, и он, как и год назад, должен соответствовать приказу от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В качестве инструкции по заполнению можно использовать письмо ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Форма для частных предпринимателей и юридических лиц не имеет никаких различий, ее можно получить, просто перейдя по ссылке, указанной ниже. Кроме того, на сайте есть образец справки о среднесписочной численности работников.

Скачать бланк

Она включает всего один лист с минимальным количеством полей для заполнения, оформить ее не сложнее, чем титульный лист декларации. Как и в любом другом бланке, здесь заполняется наименование компании, ИНН, КПП. Далее указывается дата расчета численности.

Особенность показателя среднесписочной численности заключается в том, что он считается не на определенную дату, а за определенный период. В случае с предоставлением данных в налоговую таким периодом будет год. В качестве даты подсчета на конец года указывается 1 января, для новых компаний — 1 число месяца, следующего за месяцем создания организации. Основным документом, регламентирующим методику вычисления, служит приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.

Базой для проведения расчета служит списочная численность сотрудников, из которой должны быть исключены работники определенных категорий. Так, не учитываются при расчете следующие сотрудники:

• внешние совместители;
• нанятые по гражданско-правовому договору;
• переведенные на работу в другую компанию;
• находящиеся на обучении с отрывом от работы;
• подавшие заявление об увольнении и закончившие работать до истечения срока предупреждения;
• владельцы фирмы, не получающие заработную плату.

Кроме того, не участвуют в формировании показателя среднесписочной численности:

• женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком;
• сотрудники в неоплачиваемых отпусках в связи с поступлением или обучением в образовательном учреждении.

При этом сотрудники, находящиеся на больничном, в отпусках, отсутствующие по невыясненной причине и на иных основаниях, учитываются как целые единицы. Общий порядок расчета среднесписочной численности за месяц должен производиться по следующему алгоритму:

ССЧ = ∑ (Чдм) / Кдм, где:

ССЧ — среднесписочная численность;

Чдм — численность учитываемых в расчете сотрудников за каждый день месяца;

Кдм — общее количество календарных дней в месяце.

В дни, когда сотрудник был на выходном, в отпуске или отсутствовал на ином основании, не влекущем за собой его исключение из расчета, он учитывается как целая единица.

Приведем пример расчета численности за сентябрь 2016 года.

Пример 1

По итогам подсчета сложилась следующая поденная численность

Применив описанную выше формулу, получим: 424 / 30 = 14,13.  В отчет должна попасть округленная до целого числа цифра — 14.

Подробнее следует рассмотреть ситуацию, когда сотрудник принят на неполную ставку по трудовому договору. В таком случае предлагается 2 варианта расчета: обычный и упрощенный. При первом подходе необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определяется общее количество человеко-дней работы в месяце путем деления отработанного времени на время работы в день. При этом дни отпуска, болезни и т. д., приходящиеся на рабочие смены, учитываются в количестве часов по предыдущему дню работы.
2. Путем деления получившегося количества дней на общее их количество по графику получается искомая численность.

Пример 2

Сотрудники в количестве 5 человек, принятые на неполную ставку, отработали вместе (с учетом часов, приходящихся на больничные, отпуска и т. д.) 400 часов, для них предусмотрен пятидневный график по 8 часов. Сотрудники должны отработать 20 дней за месяц. Нужно определить их среднесписочную численность.

Считаем человеко-дни: 400 / 8 = 50 человеко-дней.

Считаем ССЧ:  50 / 20 = 2,5 человека.

Именно 2,5 нужно будет добавить к общему итогу, а затем произвести округление и внести в форму.

Второй способ проще для восприятия, его содержание также лучше пояснить на примере.

Пример 3

Те же 5 сотрудников в сентябре работают 4 часа в день, пять дней в неделю, с выходными в субботу и воскресенье. Нормальная продолжительность рабочего дня — 8 часов. Всего нужно отработать 20 дней в месяц. Считаем среднесписочную численность.

Считаем численность, приходящуюся на одного сотрудника в день: 4 часа / 8 часов = 0,5

Определяем ССЧ: (0,5 × 5 × 20) / 20 = 2,5 человека.

Их нужно будет также добавить к итоговой ССЧ, затем округлить полученный результат и внести в справку.

Подобным способом первоначально нужно определить искомый показатель по итогам каждого месяца. Для расчета среднесписочной численности по итогам года необходимо применить следующую формулу:

ССЧг = ∑ (ССЧм) / 12, где:

ССЧ — среднегодовая численность;

ССЧ — среднесписочная по итогам каждого месяца.

Следует иметь в виду следующее: если сотрудники появились в подразделении не с начала года, складывается их среднесписочная численность за месяцы фактического функционирования, и полученное число делится также на 12. При определении данных за месяц в случае появления сотрудника в филиале не с начала месяца складывается численность за дни, начиная с первой даты его работы, и делится на полное число календарных дней. Иными словами, дата первоначального приема сотрудников, начала деятельности компании не влияет на знаменатель обеих формул.

Полученные приведенным методом сведения вносятся в справку о среднесписочной численности работников, которая подписывается руководителем компании или уполномоченным лицом.

В какое подразделение ИФНС сдаются сведения о среднесписочной численности?

Надлежащим образом оформленный бланк сведений о среднесписочной численности работников КНД 1110018 чаще всего представляется в инспекцию лично. В то же время приказ ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@ допускает передачу информации по телекоммуникационным каналам в электронном формате. Предоставление сведений происходит по месту регистрации компании или проживания частного предпринимателя. Компании, имеющие филиалы, подают сведения в инспекцию по месту нахождения головного подразделения.

Меры ответственности за неподачу справки о среднесписочной численности

Наказание, которое грозит компании за непредоставление или несвоевременное предоставление сведений на основании п. 1 ст. 126 НК РФ, представляет собой штраф в размере 200 руб. Помимо этого, согласно письму от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179, не исключается применение мер административной ответственности, выражающейся во взимании от 300 до 500 руб. штрафа.

В то же время возможность заморозки средств на расчетных счетах фирмы за подобное нарушение не предусмотрена, так как справка не является декларацией.

***

Предоставление сведений о среднесписочной численности в целях обеспечения надлежащего уровня налогового администрирования и расчета платежей является непосредственной обязанностью компаний. Порядок расчета показателей отчетной формы утвержден приказом Росстата от 28.10.2013 № 428. На сайте можно скачать бланк среднесписочной численности работников 2016 года.