20 октября 2016
Сведения о среднесписочной численности работников
Сведения о среднесписочной численности работников регулярно требуются налоговой инспекции для определения способа сдачи налоговой отчетности, уплаты налогов, а также подтверждения порядка распределения платежей по обособленным подразделениям компании. Необходимо также учитывать, что указанная информация должна подаваться строго на бланке установленной формы.
Цели, для которых запрашиваются сведения о среднесписочной численности
Не позднее какой даты нужно представить форму КНД 1110018?
Форма подачи данных, ее образец и место, где можно скачать бланк 2016 года
В какое подразделение ИФНС сдаются сведения о среднесписочной численности?
Меры ответственности за неподачу справки о среднесписочной численности
Содержание
Цели, для которых запрашиваются сведения о среднесписочной численности
Правовую основу для сбора ФНС сведений о среднесписочной численности работников составляет ст. 80 НК РФ. На что же влияет указанный показатель? Перечислим список решений, которые выносит налоговая служба на основе описываемых цифр:
- Механизм представления деклараций. При значении численности за предыдущий год свыше 100 человек налоговая отчетность сдается только в электронном виде. Для этого необходимо воспользоваться соответствующими сервисами документооборота. При этом за несоблюдение указанного требования на организацию может быть наложен штраф в сумме 200 руб. на основании ст. 119 НК РФ. Компаниям и ИП, у которых количество работающих оказалось ниже, можно ограничиться бумажными бланками деклараций, хотя им не воспрещается использовать электронный вариант сдачи отчетности.
- Применение специальных налоговых режимов. Для реализации такой возможности также важно соблюдение границы количества наемного персонала. В частности, для патентов численность работников должна составлять не более 15 человек, для ЕНВД — не более 100.
- Распределение налоговых платежей между обособленными подразделениями. В качестве одного из показателей также может применяться среднесписочная численность.
Категории плательщиков, для которых предоставление информации о среднесписочной численности обязательно
Необходимость сдавать сведения о среднесписочной численности работников возникает у всех хозяйствующих субъектов независимо от организационно-правовой формы. Исключение составляют частные предприниматели, не использующие работников по найму, то есть выполняющие весь операционный цикл бизнеса самостоятельно. Подобные указания можно найти в п. 3 ст. 80 НК РФ.
Юридическим лицам иных организационно-правовых форм подобная льгота не предоставляется, на это есть прямое указание в письме Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. Выбранный режим уплаты налогов также никак не влияет на обязанность организаций предоставлять указанные данные на систематической основе.
Подавать сведения о среднесписочной численности работников нужно по истечении каждого года даже в том случае, если никаких количественных изменений в штате компании не произошло.
Не позднее какой даты нужно представить форму КНД 1110018?
Данные о средней численности персонала компании подают только после завершения отчетного периода, причем сделать это нужно не позднее 20 января следующего за отчетным года. В текущем году это нужно было сделать до 20 января 2016 года.
Для вновь созданных компаний установлен срок до 20-го числа месяца, следующего за месяцем постановки на учет и внесения в реестр юридических лиц. Так же нужно будет поступить фирмам, подвергшимся реорганизационным процедурам. Разница только в том, что им необходимо будет отсчитать 20 дней от месяца, когда была проведена реорганизация.
Для частных предпринимателей не предусмотрена обязанность подавать указанные сведения в году их регистрации.
Как и в иных случаях, если обозначенный день выпадает на нерабочий праздничный или выходной день, то он должен быть перенесен на ближайший за ним рабочий.
Форма подачи данных, ее образец и место, где можно скачать бланк 2016 года
На данный момент бланк подачи сведений о среднесписочной численности утверждается ФНС. В ближайшее время каких-либо изменений в нем не планируется, и он, как и год назад, должен соответствовать приказу от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В качестве инструкции по заполнению можно использовать письмо ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.
Форма для частных предпринимателей и юридических лиц не имеет никаких различий, ее можно получить, просто перейдя по ссылке, указанной ниже. Кроме того, на сайте есть образец справки о среднесписочной численности работников.
Она включает всего один лист с минимальным количеством полей для заполнения, оформить ее не сложнее, чем титульный лист декларации. Как и в любом другом бланке, здесь заполняется наименование компании, ИНН, КПП. Далее указывается дата расчета численности.
Особенность показателя среднесписочной численности заключается в том, что он считается не на определенную дату, а за определенный период. В случае с предоставлением данных в налоговую таким периодом будет год. В качестве даты подсчета на конец года указывается 1 января, для новых компаний — 1 число месяца, следующего за месяцем создания организации. Основным документом, регламентирующим методику вычисления, служит приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.
Базой для проведения расчета служит списочная численность сотрудников, из которой должны быть исключены работники определенных категорий. Так, не учитываются при расчете следующие сотрудники:
- внешние совместители;
- нанятые по гражданско-правовому договору;
- переведенные на работу в другую компанию;
- находящиеся на обучении с отрывом от работы;
- подавшие заявление об увольнении и закончившие работать до истечения срока предупреждения;
- владельцы фирмы, не получающие заработную плату.
Кроме того, не участвуют в формировании показателя среднесписочной численности:
- женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком;
- сотрудники в неоплачиваемых отпусках в связи с поступлением или обучением в образовательном учреждении.
При этом сотрудники, находящиеся на больничном, в отпусках, отсутствующие по невыясненной причине и на иных основаниях, учитываются как целые единицы. Общий порядок расчета среднесписочной численности за месяц должен производиться по следующему алгоритму:
ССЧ = ∑ (Чдм) / Кдм, где:
ССЧ — среднесписочная численность;
Чдм — численность учитываемых в расчете сотрудников за каждый день месяца;
Кдм — общее количество календарных дней в месяце.
В дни, когда сотрудник был на выходном, в отпуске или отсутствовал на ином основании, не влекущем за собой его исключение из расчета, он учитывается как целая единица.
Приведем пример расчета численности за сентябрь 2016 года.
Пример 1
По итогам подсчета сложилась следующая поденная численность
Число | Списочная численность | Сотрудники, не включаемые в расчет | Численность |
1 | 12 | 2 | 10 |
2 | 14 | 2 | 12 |
3 | 15 | 2 | 13 |
4 | 17 | 2 | 15 |
5 | 17 | 2 | 15 |
6 | 17 | 2 | 15 |
7 | 17 | 2 | 15 |
8 | 17 | 2 | 15 |
9 | 17 | 2 | 15 |
10 | 17 | 2 | 15 |
11 | 17 | 2 | 15 |
12 | 17 | 2 | 15 |
13 | 17 | 2 | 15 |
14 | 17 | 2 | 15 |
15 | 15 | 2 | 13 |
16 | 15 | 2 | 13 |
17 | 15 | 2 | 13 |
18 | 15 | 2 | 13 |
19 | 15 | 2 | 13 |
20 | 15 | 2 | 13 |
21 | 16 | 2 | 14 |
22 | 16 | 2 | 14 |
23 | 16 | 2 | 14 |
24 | 16 | 2 | 14 |
25 | 17 | 2 | 15 |
26 | 17 | 2 | 15 |
27 | 17 | 2 | 15 |
28 | 17 | 2 | 15 |
29 | 17 | 2 | 15 |
30 | 17 | 2 | 15 |
Итого | 484 | 60 | 424 |
Применив описанную выше формулу, получим: 424 / 30 = 14,13. В отчет должна попасть округленная до целого числа цифра — 14.
Подробнее следует рассмотреть ситуацию, когда сотрудник принят на неполную ставку по трудовому договору. В таком случае предлагается 2 варианта расчета: обычный и упрощенный. При первом подходе необходимо выполнить следующие шаги:
- Определяется общее количество человеко-дней работы в месяце путем деления отработанного времени на время работы в день. При этом дни отпуска, болезни и т. д., приходящиеся на рабочие смены, учитываются в количестве часов по предыдущему дню работы.
- Путем деления получившегося количества дней на общее их количество по графику получается искомая численность.
Пример 2
Сотрудники в количестве 5 человек, принятые на неполную ставку, отработали вместе (с учетом часов, приходящихся на больничные, отпуска и т. д.) 400 часов, для них предусмотрен пятидневный график по 8 часов. Сотрудники должны отработать 20 дней за месяц. Нужно определить их среднесписочную численность.
Считаем человеко-дни: 400 / 8 = 50 человеко-дней.
Считаем ССЧ: 50 / 20 = 2,5 человека.
Именно 2,5 нужно будет добавить к общему итогу, а затем произвести округление и внести в форму.
Второй способ проще для восприятия, его содержание также лучше пояснить на примере.
Пример 3
Те же 5 сотрудников в сентябре работают 4 часа в день, пять дней в неделю, с выходными в субботу и воскресенье. Нормальная продолжительность рабочего дня — 8 часов. Всего нужно отработать 20 дней в месяц. Считаем среднесписочную численность.
Считаем численность, приходящуюся на одного сотрудника в день: 4 часа / 8 часов = 0,5
Определяем ССЧ: (0,5 × 5 × 20) / 20 = 2,5 человека.
Их нужно будет также добавить к итоговой ССЧ, затем округлить полученный результат и внести в справку.
Подобным способом первоначально нужно определить искомый показатель по итогам каждого месяца. Для расчета среднесписочной численности по итогам года необходимо применить следующую формулу:
ССЧг = ∑ (ССЧм) / 12, где:
ССЧ — среднегодовая численность;
ССЧ — среднесписочная по итогам каждого месяца.
Следует иметь в виду следующее: если сотрудники появились в подразделении не с начала года, складывается их среднесписочная численность за месяцы фактического функционирования, и полученное число делится также на 12. При определении данных за месяц в случае появления сотрудника в филиале не с начала месяца складывается численность за дни, начиная с первой даты его работы, и делится на полное число календарных дней. Иными словами, дата первоначального приема сотрудников, начала деятельности компании не влияет на знаменатель обеих формул.
Полученные приведенным методом сведения вносятся в справку о среднесписочной численности работников, которая подписывается руководителем компании или уполномоченным лицом.
В какое подразделение ИФНС сдаются сведения о среднесписочной численности?
Надлежащим образом оформленный бланк сведений о среднесписочной численности работников КНД 1110018 чаще всего представляется в инспекцию лично. В то же время приказ ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@ допускает передачу информации по телекоммуникационным каналам в электронном формате. Предоставление сведений происходит по месту регистрации компании или проживания частного предпринимателя. Компании, имеющие филиалы, подают сведения в инспекцию по месту нахождения головного подразделения.
Меры ответственности за неподачу справки о среднесписочной численности
Наказание, которое грозит компании за непредоставление или несвоевременное предоставление сведений на основании п. 1 ст. 126 НК РФ, представляет собой штраф в размере 200 руб. Помимо этого, согласно письму от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179, не исключается применение мер административной ответственности, выражающейся во взимании от 300 до 500 руб. штрафа.
В то же время возможность заморозки средств на расчетных счетах фирмы за подобное нарушение не предусмотрена, так как справка не является декларацией.
***
Предоставление сведений о среднесписочной численности в целях обеспечения надлежащего уровня налогового администрирования и расчета платежей является непосредственной обязанностью компаний. Порядок расчета показателей отчетной формы утвержден приказом Росстата от 28.10.2013 № 428. На сайте можно скачать бланк среднесписочной численности работников 2016 года.