Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Для кадровой и бухгалтерской службы законодательством определена обязанность обеспечить надлежащее хранение документации, имеющей отношение к персоналу компании или индивидуального предпринимателя. Однако нередко среди специалистов бухгалтерии или отдела кадров возникают сомнения относительно того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве работодателя.

Самыми важными документами, определяющими этапы взаимоотношения работника компании и его работодателя, являются личные дела сотрудников. Конкретных правил оформления личных дел не существует, так как, начиная с 2013 года, унифицированные формы перестали быть обязательными к применению.

Тем не менее, определенного рода рекомендации для кадровиков все же имеются. Так, формировать личное дело целесообразно отдельно для каждого работника компании или предпринимателя. Для этой цели удобно использовать папки-скоросшиватели. Чтобы архивировать документы наиболее удобно, необходимо оформить обложку папки так, чтобы она отражала максимум полезной информации, а именно:

• Полное название организации;
• Номер личного дела физлица;
• ФИО работника компании;
• Дата приема в организацию сотрудника и, соответственно, дата его увольнения (даты начала и завершения личного дела). При этом даты должны совпадать со сведениями, указанными в приказах директора организации о приеме и увольнении сотрудника;
• Число страниц личного дела. Заполнить эту информацию следует при непосредственной передаче документов в архив личных дел уволенных работников;
• Срок, в течение которого компания обязуется хранить данные материалы.

Какие документы включает в себя личное дело уволенного сотрудника

Правовыми нормами определено включение в личное дело сотрудников таких документов, как:

• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником;
• Экземпляр трудового договора, заключенного между работодателем и работником организации;
• Анкета работника;
• Документы, которые подтверждают образование сотрудника или определенный уровень квалификации;
• Документы, которые отражают принятие на конкретную должность в организации данного работника (например, кадровые переводы);
• Рекомендации предыдущих работодателей;
• Ксерокопии всех необходимых личных документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства и т.д.
• Документы, подтверждающие увольнение работника (заявление сотрудника, приказ руководителя).

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Период, в течение которого компания должна организовать на своей территории хранение личных дел работников, с которыми расторгнут договор, главным образом, зависит от того, какую должность занимал на предприятии уволенный сотрудник.

Как отразить увольнение в 6-НДФЛ?

Для основной категории работников российских компаний срок хранения личных дел определен 75 годами со дня увольнения сотрудника. Однако существует группа занимаемых должностей, в отношении которых возникает потребность хранить документы постоянно. К ним относятся:

• Руководящий состав каждой организации;
• Работники, относящиеся к контролирующим и исполнительным органам компании;
• Депутаты всех уровней власти;
• Сотрудники компании, которые имеют как государственные, так и иные награды и звания.

Определенный в отношении уволенного работника срок хранения личного дела, в обязательном порядке должен быть указан на титульном листе данного документа непосредственно перед передачей в кадровый архив.