Расчет суточных при командировках в 2018 году

Работа любого предприятия может сопровождаться внештатными или штатными ситуациями, которые предполагают отправку работника за пределы основного места работы для выполнения своих прямых функциональных обязанностей. Другими словами, работа каждого сотрудника может сопровождаться командировкой, которая должна быть, не просто, правильно оформлена, но еще и правильно оплачена. И далее о том, как считать суточные в командировке, чтобы не нарушать ни трудового, ни налогового и бухгалтерского законодательства.

Суточные: как рассчитывать в 2018

В первую очередь определим, что суточные – это те дни работы сотрудника, которые он проводит вне рамках производственного процесса на самом предприятии и за пределами своего постоянного места жительства. При этом за дни командировки работник в соответствии с действующим законодательством должен получать как оплату своего обычного рабочего дня, так и дополнительно получать командировочные выплаты.

Если изучить действующее законодательство, то в соответствии с  Трудовым Кодексом, в частности, со ст. 168, если сотрудник компании направляется на работу в командировку с изменением постоянного места проживания, то работодатель обязан оплатить ему все понесенные расходы, связанные с данным процессом. Работодатель обязан компенсировать такие виды затрат:

• Оплата проезда в обе стороны, в том числе и с компенсацией проезда к месту назначения, например, маршрутка + железнодорожный транспорт;
• Оплата расходов на питание;
• Другие виды расходов, которые могут быть отнесены к необходимым для выполнения функциональных обязанностей.

Суточные сверх нормы 6 ндфл

Расчет суточных в командировке

У многих начинающих бухгалтеров возникают трудности в вопросе того, а как считаются суточные в командировке с учетом дня проезда  и выходных дней. Многие почему-то ошибочно полагают, что не все дни командировки нужно оплачивать, а только те, которые были потрачены на выполнение прямых функциональных обязанностей. Это грубая ошибка и нарушение законодательства.

В 2018 году, как и ранее, командировочные расходы оплачиваются:

• За каждые сутки, которые человек находился вне своего постоянного места проживания, включая также и праздничные дни, и выходные;
• За все дни, которые были использованы для проезда до места командировки и до своего места жительства. Если по какой-то причине произошла задержка, например, в связи с отменой рейса и т.д., то компания обязана возместить средства и за день задержки в пути.

Если говорить именно о времени, которое было затрачено на проезд, то день отъезда оплачивается полностью, вне зависимости от того, в какое время отходит транспорт из населенного пункта. Даже, если время отправления позже рабочего времени, работодатель обязан засчитать такой день командировочным и потом оплатить его в полном объеме. Сам же работник имеет право выбрать: выходить ли ему в этот день на работу или нет, поскольку по правилам в день командировки ни один работник не обязан выходить на свое место работы.

То же самое касается и времени возвращения. В день, когда транспорт прибывает в населенный пункт, работник имеет полное право вне зависимости от времени прибытия транспорта не выходить на работу. Но есть некоторая особенность: например, если транспорт прибыл ровно в 00.00 и позже (даже на несколько минут), компания все равно начисляет суточные и командировочные выплаты такой категории сотрудников.

Размер суточных в России

До того момента, как  человек отправится непосредственно в командировку, ему должны выплатить деньги на ее осуществление. Если оплата суточных не происходит до момента отъезда, то фактически человек остаётся без средств к существованию. Он не обязан полностью оплачивать свои расходы на проезд и проживание.

Расчет суточных при командировках в 2018 году производится на основании собственного распоряжения, то есть компания имеет полномочия самостоятельно определять размер таких выплат. Главное, чтобы такой размер был прописан в нормативно-правовых документах внутреннего характера. В компании таким документом является Положение о командировках.

Но при этом стоит запомнить: что есть установленный размер суточных, который не подлежит налогообложению, в частности, налогом на доходы физических лиц. Если бухгалтер не хочет, чтобы была путаница с налогами, то она насчитывает такие выплаты в пределах такого установленного максимума.

На данный момент максимально допустимый размер суточных выплат, которые не подлежат налогообложению, следующий:

• 700 рублей в пределах командировки на территории России;
• 2500 рублей в случае, если человек выезжает за пределы государства.

Внимание: такие максимальные ограничения не обязывают всех юридических лиц выплачивать суточные в рамках такого размера. Но если, размер будет превышен такой лимит, то тогда разница  между максимальным значением суточных и фактически начисленным должна подлежат налогообложению.

Например:  человек направлен в командировку по России, и ему компания решила выплатить суточные в размерах 1200 рублей за сутки. Что в этом случае должен удержать бухгалтер?

Ответ: в таком случае разница 1200-700=500 рублей за каждый день будет подлежать налогообложению и с этой разницы будет удержан НДФЛ.

Кстати, расчет суточных при командировке за границу рассчитывается на основании отметок о пересечении границы, а не на основании времени отъезда транспорта. Но при этом датой въезда и выезда с России считается дата, которая была проставлена в удостоверяющих пересечение границы документах:

• Если пересечение происходит через страны СНГ, где загранпаспорт не нужен, то тогда свидетельством является проездной документ;
• Если пересечение границы происходит через границы других стран, то тогда основанием служит отметка в загранпаспорте.