Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Чтобы оперативно решать возникающие вопросы, фирмы направляют своих сотрудников в другие города, где у них располагаются заводы, источники поставок сырья и материалов, каналы сбыта производимой продукции. Отъезд из места постоянного проживания сопряжен для специалиста с денежными тратами, которые обязана покрыть компания-наниматель. Перечень расходов, предусматривающих компенсацию, дан в ТК РФ. Разобраться в нюансах оплаты помогут правила расчета командировочных в 2018 году с примерами.

Из чего складываются командировочные выплаты?

Согласно ст. 166 ТК РФ под командировкой понимается поездка в отдаленную местность по направлению работодателя для решения обозначенного им круга проблем. Ее минимальная и максимальная продолжительность не регламентирована действующими нормативными актами.

Перечень выплат, на которые может претендовать специалист, уезжающий из города постоянного жительства, дан в ст. 167-168 ТК РФ. Согласно положениям нормативного акта, расчет командировочных в 2018 году включает:

• возмещение стоимости арендованного жилья (забронированного номера в отеле);
• компенсацию приобретенных билетов туда и обратно;
• возмещение дополнительных трат, связанных с пребыванием в чужом городе – выплату суточных;
• компенсацию иных фактически понесенных затрат, подтвержденных документально и совершенных с согласия нанимателя (на мобильную связь, оформление визы, провоз багажа, услуги такси и т.д.);
• выплату среднего заработка, исчисленного по установленным правилам.

Чтобы понять, как рассчитать командировочные, бухгалтер должен руководствоваться статьями ТК РФ и Положения о служебных командировках. Сотрудник, в отношении которого были нарушены действующие нормы, вправе обратиться в инспекцию по труду. Если она сочтет нанимателя виновным, его привлекут к административной ответственности.

Начисление командировочных в 2018 году

Как компенсируются расходы, сопряженные с командировкой?

За каждый день бизнес-трипа специалисту полагаются суточные. Это средства, призванные компенсировать затраты, обусловленные пребыванием вдали от дома (на питание, приобретение необходимых бытовых услуг).

Как рассчитываются командировочные? Первоначально бухгалтер исчисляет сумму, подлежащую выплате авансом. Основание для ее определения – смета или заявление, составленное специалистом. Вычисления предполагают суммирование:

• стоимости аренды жилья;
• цены билетов;
• размера суточных за все дни командировки;
• величины иных предполагаемых трат, согласованных с нанимателем.

Компания вправе оплатить билеты и номер в гостинице с расчетного счета, тогда их стоимость вычитается из размера аванса.

Чтобы определить размер командировочных, выдаваемых авансом, бухгалтер исходит из величины суточных, прописанной во внутренних положениях компании. Фирмы вправе определять ее по своему желанию, законодательный минимум и максимум не установлены.

В НК РФ прописаны лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ. Это 700 руб. для поездок по РФ и 2 500 для командировок в другие страны. Организация может придерживаться этих ориентиров, уменьшить их, увеличить или установить дифференцированную шкалу для представителей разных должностей.

Как рассчитать командировочные сотруднику, который вернулся из поездки? Вычисления делаются на основании авансового отчета, который он обязан подготовить в трехдневный срок с момента прибытия. В документе указывается окончательная сумма трат. Если они все подтверждены документально, бухгалтер вычитает из них размер аванса. Если получается положительное значение, работнику доплачивают, если отрицательное – излишек сдается в кассу.

Если по части расходов нет документального подтверждения, расчет командировочных остается на усмотрение нанимателя. Он вправе отказаться от их компенсации. Если фирма решит возместить такие расходы, их сумму нужно облагать подоходным налогом.

Как определить длительность командировки?

Чтобы исчислить сумму командировочных, бухгалтер обязательно рассчитывает продолжительность служебной поездки. Для этого он определяет день начала и окончания бизнес-трипа.

Действующими НПА устанавливаются следующие правила, как рассчитать командировку:

• Днем отбытия признается дата, когда железнодорожный, воздушный, автомобильный или морской транспорт отправляется из города, где на постоянной основе трудится гражданин.
• День возвращения – дата, когда выбранное транспортное средство прибывает в родной город специалиста.
• Если транспортное средство отправляется до 24:00, датой начала командировки признаются текущие сутки, если после 00:00 – следующие.

Пример 1

Работник отправляется в деловую поездку из Сызрани в Санкт-Петербург в 23:56 18-го мая. Как считать командировочные? Первой датой бизнес-трипа признается 18.05, поэтому фирма обязана перечислить суточные за этот день, как если бы специалист полностью провел его в пути.

Пример 2

Поезд, на котором специалист направляется в командировку, отбывает 19 мая в 00:01. Это означает, что отсчет времени, проведенного в поездке, пойдет с 19.05.

Действующие нормативные акты оговаривают, что в ситуации, когда вокзал, аэропорт или пристань, от которой отбывает транспортное средство, располагаются за чертой города, где находится офис нанимателя, в продолжительность поездки включают время, необходимое, чтобы добраться до места отправления.

Пример 3

Как рассчитывают командировочные, если специалист выехал в полдень 18 мая, чтобы добраться до соседнего города, откуда у него в 00:01 19 мая взлетал самолет? По действующим правилам первый день для уплаты суточных – 18.05.

Важно! Если бы аэропорт (вокзал) отбытия специалиста располагался в черте города, где находится офис работодателя, время, затраченное сотрудником на дорогу, не следовало бы учитывать при определении суточных.

Действующий порядок расчета командировочных предполагает, что о времени начала и окончания поездки бухгалтер судит по датам, указанным в проездных документах гражданина. Если он отбывает за рубеж, но до этого передвигается по России, за первую часть пути предусмотрены выплаты по внутрироссийским нормативам, за вторую – по заграничным. Разбить продолжительность бизнес-трипа на две составляющих можно на основании отметок таможенных служб в загранпаспорте.

Командировочные деньги полагаются специалисту за первый день в пути, начавшийся до 24:00, даже если эта дата выпала на выходной или праздник. Специалисту перечисляются суточные в объеме, предусмотренном локальными актами компании для поездок по России или за рубеж. Выходной в поезде подлежит оплате по правилам сверхурочного времени. Эти означает, что за него положен средний заработок в двойном размере или в одинарном, но с последующим предоставлением отгула.

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Допустим, работник ООО «СпецТорг» отбывает в Санкт-Петербург из Москвы для проведения деловых переговоров 18 мая в 23:30. Предполагаемая длительность поездки – до 25 мая (время прибытия – 20:00). Ему арендовали квартиру посуточно на пять ночей по цене 1 200 руб. в день. Стоимость билетов на поезд составила 4 000 руб., их компания предварительно оплатила по безналу. Как определить сумму средств, положенных к выплате авансом?

Как считаются командировочные? Для начала определим количество дней поездки. Поскольку поезд отбывает не позднее 24:00 и прибывает до 00:00, 18 и 25 мая учитываются в ее продолжительности. Итого работник будет отсутствовать шесть дней.

Допустим, размер внутрироссийских суточных в компании установлен на уровне 700 руб. Умножим это значение на число дней командировки:

6* 700 = 4 200 руб.

В расчет командировочных расходов включается стоимость квартиры на пять ночей: 5* 1 200 = 6 000 руб. Цена билета не учитывается в размере аванса, потому что компания ранее совершила платеж по безналу. Итого работнику необходимо выдать сумму 4 200 + 6 000 = 10 200 руб.

Когда специалист вернулся из поездки, он предоставил бухгалтерии авансовый отчет, из которого следовало, что его траты не ограничивались суточными, арендой жилья и покупкой билетов. Дополнительно в документе значилось:

• сотовая связь – 500 руб.;
• стоимость поездки на такси – 700 руб.;
• услуги камеры хранения багажа – 200 руб.

Указанные траты не учитывались в расчете командировочных в смете. Поскольку они подтверждены чеками (квитанциями), согласованы с нанимателем, фирме следует доплатить работнику израсходованную сумму: 500 + 700 + 200 = 1 400 руб. Ее переведут на карточку гражданина или выдадут наличными из кассы после утверждения авансового отчета.