Приказы по личному составу — это какие виды приказов?

Приказы по личному составу — это какие приказы и как их составлять, знает каждый инспектор кадровой службы. А вот новичка, впервые столкнувшегося с этой темой, какие это приказы — приказы по личному составу, должно заинтересовать. Тем более что их перечень довольно обширен, а порядок применения зависит от конкретной ситуации.

Формы и случаи применения распорядительных документов по персоналу

Случаи применения организационных распоряжений

Образец приказа по личному составу о наказании

Распорядительные документы, регулирующие порядок совершения сотрудником определенных действий

Приказы в сфере оплаты труда и нематериальной мотивации

Примеры нумерации, требования к регистрации и обеспечению сохранности приказов

Формы и случаи применения распорядительных документов по персоналу

Рассматривая виды приказов по личному составу, необходимо учитывать, что их издание зависит от конкретных обстоятельств того или хозяйственного события. Поэтому привести исчерпывающий перечень не получится, всегда возможен нестандартный практический случай, требующий документирования. Если провести их классификацию, можно будет выделить следующие укрупненные блоки:

• организационные — связанные с общими вопросами движения персонала — прием, увольнение, перевод и т. д.;
• дисциплинарные — накладывающие взыскание или напротив предписывающие дополнительно простимулировать работника;
• регламентные — описывающие порядок совершения каких-то действий (например, командировка, очередной отпуск);
• зарплатные — служат для отражения фактов, необходимых для определения размеров и механизмов оплаты труда;
• вспомогательного характера — для корректировки, отмены ранее изданных документов.

Особенность подобных документов — все они в той или иной мере затрагивают персонал компании. При их оформлении происходят изменения во взаимоотношениях нанимателя и работника, затрагивающие положение одного из них или обоих сразу. Поэтому, отвечая на вопрос, приказы по личному составу — какие это приказы, нужно понимать, что они могут воздействовать на различные сферы деятельности компании:

• определять порядок взаимоотношений в области труда между нанимателем и работником;
• регулировать состав подразделений, наименования отделов, количество необходимого персонала;
• обеспечивать соблюдение социальных гарантий;
• регламентировать состав, оснащенность, размещение рабочих мест;
• воздействовать на трудовое поведение сотрудников.

Бланк приказа обязательно должен содержать следующий набор реквизитов:

• идентификационные данные компании;
• номер;
• дату издания;
• описание действия, которое надлежит совершить и по каким причинам;
• основание;
• росписи руководителя и сотрудников.

Случаи применения организационных распоряжений

Документы подобного назначения издаются регулярно, поскольку без них невозможно оформить зачисление в штат, законно прекратить отношения с нанимателем, перевести в другой отдел. Чаще всего они создаются в случае приема или увольнения. В большинстве компаний для этого используются унифицированные формы приказов по личному составу, хотя законодательство допускает создание собственных бланков с сохранением необходимых реквизитов. В группу распоряжений о перемещениях входят документы об изменении наименования должности, переводе сотрудника на другую позицию или в новый отдел. Они могут применяться для отражения одного из следующих фактов:

• линейный перевод работника с позиции на позицию в пределах одного уровня штатной иерархии;
• перевод на вышестоящую или нижестоящую должность (только с согласия работника);
• временное исполнение обязанностей на период отсутствия основного работника на срок до 3 месяцев.

Образец приказа по личному составу о наказании

Для применения различных взысканий к работникам существует отдельная группа приказов, издаваемых в случае допущения ими нарушений в трудовой дисциплине, несоблюдения должностных инструкций, уклонения от выполнений указаний руководителя. Основное отличие такого приказа от прочих категорий распоряжений в том, что для его издания требуется дополнительное обоснование.

Перед тем как директор подпишет приказ о дисциплинарном взыскании, необходимо будет соблюсти определенный алгоритм действий:

• получение сведений о нарушении, как правило, в форме акта или докладной записки;
• истребование пояснений у провинившегося сотрудника в письменном виде;
• рассмотрение всех обстоятельств совершения проступка;
• обобщающий анализ всех полученных данных;
• выбор варианта и формы наказания, соизмеримого с тяжестью проступка.

Ниже приведен пример приказа по личному составу:

Общество с ограниченной ответственностью «Закат»

(ООО «Закат»)

19.05.2016                                                                                                                № 159

Москва

ПРИКАЗ

О применении дисциплинарного взыскания

В соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ за неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей, выразившееся в несвоевременном занесении договоров в базу для согласования с руководителями подразделений,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора к специалисту отдела закупок В. П. Егорову за нарушение пп. 5.6, 5.7 должностной инструкции.

Основание: докладная записка директора по закупкам от 12.05.2016 № 45, акт от 13.05.2016 № 59, объяснительная записка В. П. Егорова от 13.05.16.

Генеральный директор Михайлов Е. П.

С приказом ознакомлен:

специалист В. П. Егоров

19.05.2016

Распорядительные документы, регулирующие порядок совершения сотрудником определенных действий

Отдельно необходимо рассмотреть комплекс документов, посредством которых регулируется выполнение работниками стандартных процедур:

• реализация права на все виды отпусков: учебный, очередной, без сохранения заработной платы, дополнительный;
• осуществление командировок по заранее утвержденному графику.

Приказ о командировке оформляется при отправке сотрудника для выполнения поручения работодателя вне места постоянной дислокации. В нем в обязательном порядке содержится следующая информация:

• идентификационные данные работника;
• период поездки и основные задачи, которые необходимо решить в процессе ее осуществления;
• конкретный пункт назначения;
• прочие данные, необходимые для оформления и расчетов.

Приказы в сфере оплаты труда и нематериальной мотивации

Результатом взаимодействия с нанимателем должно быть получение им вознаграждения по итогам своего труда. В связи с этим блок «зарплатных» документов — один из самых обширных в деловой практике компаний. Нужно иметь в виду, что объекты, которые регулируются подобными приказами, относятся к обязательным условиям, отражаемым в трудовом договоре. В связи с этим издание таких приказов сопровождается внесением изменений в другие документы или формированием дополнительного соглашения к контракту.

Предположим, была проведена аттестация, по результатам которой сотрудник показал более высокий уровень знаний и компетенций. Итогом этого стало увеличение его заработной платы. Данный факт отражается изданием соответствующего приказа и заключением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Каждый тип материального поощрения при необходимости его изменения должен порождать приказ соответствующего вида. Многообразие применяемых сегодня инструментов стимулирования работников обусловливает обширный перечень приказов в области оплаты труда и мотивации. В качестве критериев признания заслуг работника перед компанией может выступать выполнение, перевыполнение плановых показателей, отсутствие нарушений трудовой дисциплины, выполнение особо важных поручений.

Наиболее часто применяемыми видами материального и нематериального поощрения, которые оформляются подобными приказами, являются:

• выдача премии;
• отметка заслуг при помощи грамоты;
• выдача ценного подарка;
• публичное признание высоких трудовых результатов, показанных работником.

Примеры нумерации, требования к регистрации и обеспечению сохранности приказов

Для нумерации приказов по личному составу используются смешанные порядковые номера, включающие, помимо цифрового обозначения, и буквы. Например: № 144/к, № 99л/с и т. д. Методику присвоения номера каждому документу определяют внутри фирмы самостоятельно. Компаниям, работающим с огромными массивами документов, целесообразно дополнять шифр номера знаками, содержащими информацию о сроках их хранения в архиве.

Например:

• индекс «к» или «дх» для бумаг, которые нельзя уничтожать в течение 50–75 лет;
• какая-то иная буква или их сочетание для приказов со стандартным сроком хранения (5 лет).

Некоторые послабления в данной области связаны с установлением для большинства документов с весны 2016 года срока 50 лет вместо применявшихся ранее 75. Однако для таких бумаг, изданных ранее 2003 года, сохранился прежний обязательный период хранения — 75 лет.

Когда проводится регистрация приказов по личному составу, то документы с разными периодами обеспечения сохранности должны быть подшиты в отдельные папки. При этом можно сохранять сквозной порядок присвоения номеров, выделяя период хранения отдельным буквенным индексом. Рациональнее всего делать это, используя обозначение «кп» для обычных сроков и, например, «ов» — для приказов длительного периода нахождения в архиве.

***

Многообразие форм приказов по личному составу объясняется разнообразием задач, которые решаются с их помощью. Часть из них имеет исключительно «кадровое» назначение, применяется для регулирования численности, профессионального состава работников, структуры компании. Некоторые служат для законного проведения каких-то процедур и, помимо прочего, создают доказательную базу для совершения тех или иных шагов. Часть влияет на порядок учета расходов и воздействует на процесс формирования налоговой базы. Каждый приказ должен быть обоснован при помощи первичных документов, в качестве которых могут выступать служебные записки, акты, объяснительные и т. д.

Помимо этого, приказы могут относиться к разным категориям в зависимости от предельного периода их хранения. От этого существенно зависит методика их нумерации и регистрации, а также процедура размещения в помещениях архива. Все описанные особенности необходимо учитывать как в процессе издания, подписания приказов, так в последующем, в целях соблюдения утвержденных периодов хранения и недопущения преждевременного списания важной документации.