Правила составления положения о служебных командировках

Положение о командировках — не обязательный, но довольно полезный внутренний нормативный документ для компании. С учетом отмены многих правил и требований, действовавших ранее, и минимизации государственного регулирования в данной сфере хозяйственной жизни его разработка в любой фирме целесообразна и желательна.

Задачи, решаемые при оформлении положения о служебных командировках

Термин «командировка» и случаи, когда положение не используется

Возможность работника отказаться от командировки

Включение в положение инструкции о порядке оформления командировки

Определение фактической продолжительности командировки и состав обязательной отчетности

Как ознакомиться с образцом служебной записки о подтверждении времени нахождения в командировке?

Закрепление перечня бумаг, обосновывающих понесенные в командировке расходы

Утверждение нормативов суточных выплат в положении о направлении работников в служебные командировки

Сложности оформления и учета расходов при командировках за границу

Задачи, решаемые при оформлении положения о служебных командировках

Структура, порядок введения и утверждения, требования к содержанию положения о командировках на законодательном уровне никак не регламентируются. Связано это с тем, что данный локальный акт создается исключительно по инициативе компании и должен в полной мере соответствовать ее интересам и потребностям, которые в зависимости от отрасли и видов деятельности могут иметь массу особенностей. Поэтому состав разделов, их объем и содержание могут значительно различаться от компании к компании.

Основной целью создания и внедрения положения о направлении работников в командировки является закрепление в практической работе следующих основных элементов:

• возможные в организации типы командировок (в РФ, за границу, краткосрочные, долгосрочные);
• наименование допустимых к осуществлению расходов, размер и порядок их компенсации;
• допустимый ценовой диапазон мест для проживания;
• средства транспорта, допустимые к применению и т. д.

Помимо указанных задач применение данного локального документа способствует большей обоснованности понесенных затрат как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Также упрощается процесс унификации документооборота и бизнес-процессов, связанных с организацией командировок.

Если в компании нет командировок либо они крайне редки, потребность в подобном документе может отсутствовать.

Термин «командировка» и случаи, когда положение не используется

Положение о служебных командировках 2016 года, хотя и должно отличаться от документов предыдущих лет, по большей части базируется на тех же понятиях и исходит из существовавших ранее принципов разработки.

Термин «командировка» разъясняется в ст. 166 ТК РФ: это поездка работника на определенный срок для выполнения производственного задания вне своего рабочего места.

Осуществление трудовой функции вне постоянного места нахождения требует осуществления определенного набора расходов, связанных с необходимостью оплаты проезда, проживания, питания и иных нужд. Для признания указанных сумм в налоговом учете требуется наличие должным образом оформленных документов, подтверждающих как целевой характер расходов, так и направления их использования. Без этого компания не сможет уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль на сумму затрат. Для регламентации всех описанных процессов положение о командировках является незаменимым документом.

В нем, как правило, обязательно описываются следующие процедуры:

• документальное оформление понесенных затрат;
• перечень первичных документов для оформления отъезда и порядок их составления;
• режим труда и отдыха, применяемый к командированному лицу;
• порядок выдачи средств в подотчет.

Однако положение может не применяться в следующих случаях:

• наличие возможности возврата сотрудника из места поездки в тот же день;
• при разъездном характере работы, закрепленном для сотрудников в трудовом договоре;
• при выезде работника в другую местность для личных нужд.

Ключевое значение при формировании положения о командировках имеет определение критериев квалификации той или иной рабочей поездки сотрудника. Идентифицировать выезд как командировку и применить к нему все пункты указанного документа можно в следующих обстоятельствах:

• перемещение производится на основании распорядительного документа руководителя в целях решения строго определенных производственных задач;
• работник фактически выполняет свои функции вне места расположения работодателя в течение определенного времени;
• с сотрудником, отправленным в командировку, оформлен трудовой контракт.

Возможность работника отказаться от командировки

Еще одним моментом, который непременно должен найти свое отражение в положении о командировках, является перечень условий, когда сотрудник может выразить отказ от направления его за пределы территории компании для выполнения работы. Кроме того, не будет излишним продублировать установленные законодательно обстоятельства, при которых запрещено направлять работника в командировку. Подобная предусмотрительность позволит в будущем избежать массы конфликтов в процессе осуществления деятельности, а также снизит риски возникновения судебных процессов в области трудового права.

Прямой запрет на отправку в командировку предусмотрен для следующих категорий работников

• беременные женщины;
• работники, с которыми заключен ученический договор, за исключением случаев, когда для его исполнения необходимы командировки;
• работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Однако для последнего пункта есть исключения, разрешающие отступить от правила в отношении несовершеннолетних, выполняющих работы творческого характера в соответствии со списком, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252.

Работники других категорий могут как согласиться, так и отказаться ехать, но они должны выразить свое решение в письменном виде. В частности, возможность не выезжать в командировку посредством предоставления работодателю письменного отказа имеют:

• сотрудницы с детьми до 3 лет;
• матери или отцы-одиночки, имеющие ребенка в возрасте до 5 лет;
• сотрудники, воспитывающие детей с ограниченными возможностями;
• осуществлявшие уход за больными близкими родственниками, если на это есть необходимое медицинское заключение;
• опекуны и попечители несовершеннолетних детей.

Если иные лица, направляемые в командировку, просто не захотят без веских на то причин ехать выполнять свои трудовые обязанности, то это уже будет являться дисциплинарным проступком и, возможно, повлечет за собой применение соответствующего взыскания. Единственное условие для отказа работников от командировки в подобных случаях на законных основаниях — наличие соответствующего пункта в трудовом договоре, позволяющего подобные послабления.

Включение в положение инструкции о порядке оформления командировки

В связи с тем, что в середине 2015 года в постановление Правительства от 13.10.2008 № 749 был внесен ряд корректировок, в случае формирования положения о служебных командировках 2016 года нужно учесть данные изменения. При составлении текстов внутренних документов именно данный законодательный акт используется в качестве базового, откуда берется значительная часть положений.

До недавнего времени для отправки сотрудника в командировку требовалось формирование пакета из 3 документов:

• приказ;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание.

Теперь разрешается в обязательном порядке издавать только приказ. Хорошо это или плохо, сказать довольно сложно.

Дело в том, что ряд компаний вместо служебного задания ввели обязательную форму отчета по результатам поездки — таким образом, количество бумажной работы по факту не сократилось. Хотя законодатели ставили в качестве одной из основных целей именно эту задачу. В качестве основания для издания приказа о командировке в большинстве случаев выступает служебная записка руководителя отдела, проекта или самой организации. С ее образцом можно ознакомиться ниже, просто перейдя по ссылке.

Скачать образец служебной записки о направлении работника в командировку.

Последовательность создания, а также процедура применения служебной записки должны быть подробно описаны в положении о командировках. Что касается командировочного удостоверения, наличие отметок мест въезда и выезда придавало ему значимую доказательную силу. На их основании можно было подтвердить время нахождения в командировке. Именно исходя из этого часть работодателей, несмотря на отмену обязательного оформления командировочного удостоверения, продолжают использовать унифицированный бланк.

Определение фактической продолжительности командировки и состав обязательной отчетности

Изменения, внесенные в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, позволяют компаниям отказаться от оформления итогового отчета по результатам командировки. Однако это не значит, что сотруднику, прибывшему обратно из поездки, не нужно будет отчитываться о результатах деятельности, осуществленной им вне места постоянной работы. Соответствующий документ сделать все равно придется, правда, по новым правилам.

Доказать продолжительность и целесообразность командировки в соответствии с п. 7 положения № 749 можно на основе служебной записки по командировке, кроме того, лучше иметь подтверждение принимающей стороны о датах прибытия и убытия. Как правило, для подтверждения фактического периода нахождения в командировке используются надлежаще оформленные проездные документы. Организация вправе закрепить обязанность работника составлять служебную записку по окончании командировки либо в отдельных случаях, когда нет возможности иным способом подтвердить ее продолжительность.

Обязательным для работника является предоставление авансового отчета о произведенных в командировке расходах в самостоятельно разработанной в компании форме либо с применением унифицированного бланка АО-1. Для этого ему отводится 3 рабочих дня со дня прибытия обратно. Все указанные нюансы должны найти свое отражение в положении о командировках, кроме того, в нем нужно закрепить перечень обязательных обосновывающих документов, прилагаемых к отчету.

Как ознакомиться с образцом служебной записки о подтверждении времени нахождения в командировке?

Выше уже упоминалось о необходимости составления служебной записки по командировке как одного из основных документов, обосновывающих продолжительность и целесообразность поездки. Ее оформляют по итогам командировки, поскольку в ней, вероятнее всего, придется ставить отметки в пунктах прибытия и убытия. Целесообразно предусмотреть в положении выписку командировочного удостоверения — так проще будет подтвердить период командировки. С заполненным образцом служебной записки можно ознакомиться ниже по ссылке.

Скачать образец записки о подтверждении времени нахождения в командировке.

Закрепление перечня бумаг, обосновывающих понесенные в командировке расходы

Затраты на проезд

Чтобы доехать до места назначения, сотруднику так или иначе придется понести определенные расходы. Их размер будет отличаться в зависимости от места выполнения задания: на российской территории или за границей. Если для командировки по РФ выплаты, вероятнее всего, ограничатся приобретением билетов, то для зарубежных выездов к ним добавятся еще и сборы за оформление виз и загранпаспортов.

В качестве средства доставки до нужного места может выступать личный или служебный автомобиль, такси, автобус, поезд, самолет или, при необходимости, морские или речные суда.

Если используется общественный транспорт, проблем с оформлением расходов чаще всего не возникает, поскольку всегда выдаются билеты, в которых четко указана стоимость проезда. Технологии в последнее время не стоят на месте, и довольно часто на смену бумажным документам приходят электронные. В подобных ситуациях не исключены споры с инспекторами о наличии доказательств произведенных расходов, достаточных для принятия их в налоговом учете.

Однако на помощь могут прийти разъяснения, данные Минфином РФ в письме от 19.06.2015 № 03-03-07/35548. Они касаются применения электронных авиабилетов, чиновники уточняют, что в качестве подтверждения в подобной ситуации могут выступать посадочный талон и квитанция о приеме багажа. Первый документ будет доказательством осуществления перелета, а на основании второго, вероятно, получится подтвердить фактическую стоимость поездки. Даже в случае, если документы будут потеряны, существует возможность подтвердить подобные расходы. Для этого можно запросить у перевозчика справку об оказании услуги или дубликаты взамен утраченных бумаг, кроме того, в качестве доказательства можно применить накладные, счета-фактуры на проданные билеты.

Затраты на проживание

Порядок оформления и перечень необходимых подтверждающих документов, связанных с оплатой гостиничных либо иных услуг по проживанию работника, также лучше закрепить в положении. Таким способом можно значительно упростить процесс признания подобных расходов в налоговом учете, поскольку финансовые и налоговые органы требуют обязательного их обоснования.

Командированному лицу также выгоднее иметь надлежаще оформленные документы по подобным выплатам, так как, если возмещение затрат будет проведено без соответствующих бумаг, с него будет удержан НДФЛ, рассчитанный с этих сумм.

Способов обустроиться в месте пребывания достаточно много, но чаще всего в качестве помещения для отдыха и сна выбираются гостиницы. Связано это, прежде всего, с отсутствием сложностей в документальном оформлении расходов на проживание в них и довольно простой процедурой поиска и бронирования мест.

Как правило, на стоимость своих услуг гостиничный комплекс выписывает бланк строгой отчетности или иной документ, который по закону должен быть выдан в случае приема денежных средств наличными. При этом нужно, чтобы данный документ соответствовал постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Гостиничный счет должен быть принят к учету даже без наличия чека кассового аппарата. Так считают чиновники в письме Минфина РФ от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556, повторяется данный вывод и в судебном постановлении ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07.

Нередко компании снимают квартиры для командированных сотрудников, однако в этом случае затраты возможно принять к учету только за фактические дни проживания. Данная точка зрения высказана в письмах Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС РФ по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

Утверждение нормативов суточных выплат в положении о направлении работников в служебные командировки

В конце 2015 г. в правительстве появился проект изменений в постановлении № 749, где предлагалось исключить суточные из списка затрат при командировках. То есть не лишить работника возможности питаться, а ликвидировать твердую сумму выплат, сделать ее зависимой от фактически оплаченных счетов. В частности, предлагалось возмещать подобные расходы на основе счетов за обед, завтрак в ресторане, кафе или столовой.

В чем здесь выгода законодателей, до конца неясно, поскольку реальный размер суточных в фирмах довольно низкий, как правило, он колеблется в пределах от 250 до 700 руб. в сутки. С таким объемом денежных средств на день работникам приходится сильно стараться, чтобы обеспечить себя питанием в месте назначения. Помимо этого, из этих денег они должны покрыть расходы на телефонные переговоры и иные мелкие непредвиденные расходы в командировке.

Еще одна сложность при введении подобных изменений возникнет в случае, когда командированные сотрудники все вместе приобретают себе продукты для приготовления пищи. Как правило, в этой ситуации они проживают в съемном жилом помещении в районах с не всегда хорошо развитой инфраструктурой, там, где фактически купить готовое к употреблению блюдо нереально. В этом случае сотрудники просто потеряют свои деньги либо потери понесет компания, так как в случае возмещения у нее не останется другого выхода, кроме как не включать данные расходы в базу по прибыли.

Такой подход законодателей не совсем справедлив. Если документ будет одобрен и впоследствии обретет законную силу, представители ФНС предвидят резкий всплеск судебных разбирательств, связанных с учетом командировочных расходов. Кроме того, компаниям придется внести корректировки в имеющиеся положения по командировочным расходам, для того чтобы найти какое-то компромиссное решение, учитывающее интересы работников и минимизирующее риски компании в будущем.

Сложности оформления и учета расходов при командировках за границу

Если фирме необходимо взаимодействовать с зарубежными партнерами, нередко возникает потребность посылать работников за границу. Порядок оформления таких поездок и признания расходов по ним необходимо отдельно закрепить в тексте положения.

Хотя в целом механизмы отправки сотрудника в командировку по зарубежной территории и РФ совпадают, есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание. Основное отличие заключается в порядке определения даты пересечения границы, а также в списке затрат, которые могут быть приняты к учету.

В частности, это касается затрат на оплату проживания и проезд, состав которых при загранкомандировках немного шире. В частности, сюда входят выплаты за оформление загранпаспорта, визы, прочих бумаг, без которых невозможно пересечь границу государства, сборы консульств и аэропортов.

Также в связи с необходимостью осуществления платежей в валюте необходимо учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

Все произведенные в иностранной валюте расходы подлежат включению в налоговый учет по специфическим правилам. В частности, в случае приобретения инвалюты без справки о покупке валюты ее рублевая оценка проводится по курсу на даты выдачи аванса в подотчет. Такой подход изложен в письме Минфина РФ от 03.09.2015 № 03-03-07/50836.

Еще раз нужно упомянуть о том, что включать пункты о загранкомандировках в положение следует только в ситуации, если в компании имеют место такие операции. Чтобы получить образец положения о служебных командировках, значительно упрощающий процесс написания этого документа, достаточно перейти по ссылке на сайте.

Скачать образец положения.

***

Положение о командировках в качестве внутреннего регламентирующего документа издается компанией самостоятельно. У него нет типовой структуры и утвержденной законодательно формы, кроме того, в разработке и наличии такого документа нет необходимости, если в компании нет служебных командировок.

Наличие положения способствует лучшему обоснованию понесенных по итогам командировок расходов в налоговом учете, упорядоченности документооборота, снижает риски судебных разбирательств с органами ФНС.