Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.

На кого возлагаются обязанности по ведению кадровой документации

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству — 2016 или разработать собственный регламент?

Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

На кого возлагаются обязанности по ведению кадровой документации

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

• либо в отведенной для этого строке на самом документе;
• либо на специально созданном персональном листе ознакомления.

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

При несоблюдении положений законодательства или локальных актов компании к работнику, занимающемуся ведением кадрового документооборота, могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. И это вполне обоснованно, поскольку даже незначительные нарушения способны привести к ощутимым финансовым потерям.

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству — 2016 или разработать собственный регламент?

Формально централизованно утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству нет. Однако в своей работе специалистам рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству. Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.

Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.

Опираясь на данные правила и методы, практикующий делопроизводитель создаст удобный для себя алгоритм действий, которому будет следовать в дальнейшем для ведения качественного кадрового делопроизводства в 2016 году.

Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании — от создания до момента ликвидации или реорганизации. Несмотря на то что пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля достаточно распространены, иметь под рукой компактный и удобный для восприятия вариант будет нелишним.

Итак, шаги, которые нужны регулярно для достижения оптимальных результатов при ведении кадрового делопроизводства с нуля:

1. Подбор законов и нормативных документов для последующей регламентации работы. В обязательном порядке нужно обратить внимание на следующие:
   • Трудовой кодекс РФ. Необходим в полном объеме, поскольку ситуации бывают разные, и периодически все равно придется что-то перечитывать. Наиболее важные разделы — те, которые посвящены понятию нормальной положительности рабочего времени, его учету и нормированию (гл. 15–16, 22), оплате труда, ее составным частям, формам и системам (гл. 21), длительности отпусков и условиям возникновения права на них (гл. 19). Также в обязательном порядке нужно ознакомиться с правами и обязанностями работника, которые закреплены на законодательном уровне.
   • Альбом первичной документации на основе постановления Госкомстата РФ от 04.01.2001 № 1. Четкое следование образцам, представленным в нем, необязательно, поскольку компаниям разрешено разрабатывать бланки самостоятельно, но с указанием в них обязательных реквизитов. В то же время представляется нецелесообразной разработка избыточного количества собственных форм, поскольку для большинства операций уже существуют типовые бланки с необходимым набором реквизитов. Достаточно дополнить их недостающими полями.
   • Порядок ведения и учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, где раскрыты все аспекты использования основного документа для отражения стажа работника.
   • Рекомендации, утвержденные Генштабом ВС России 11.04.2008, регулирующие тонкости ведения учета военнообязанных граждан.
   • Базовые стандарты делопроизводства и кадрового дела на основе приказа Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановления Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

2. Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров — основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
3. Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
4. Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• структуру отделов и должностей в компании;
• штатное расписание (формально необязательно, однако на практике запрашивается большинством проверяющих);
• график отпусков;
• документы, регламентирующие защиту персональных данных сотрудника.

В обязательном порядке закрепляется набор документов для персонифицированного учета данных сотрудника:

• трудовой договор;
• журнал движения трудовых книжек;
• журнал учета бланков трудовых книжек, а кроме того, и сам бланк (чтобы оформлять книжки сотрудникам, для которых это место работы первое);
• документы по учету рабочего времени (табели Т-12 или Т-13);
• личные карточки (Т-2);
• приказы по кадрам и основания к ним;
• расчетные и платежные ведомости;
• индивидуальные расчетные листки;
• должностные инструкции, регламенты.

При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.

Если на предприятии внедрена регулярная оценка персонала, необходимо положение об аттестации. Для сохранности внутренней информации должен быть разработан документ об охране коммерческой тайны.

5. Разработка бланков и их согласование с руководством компании. Необязательно создавать все с нуля, можно воспользоваться типовыми формами, добавив к ним недостающие реквизиты, соответствующие специфике компании. Возможно, что с первой попытки утвердить новый бланк не получится, тогда нужно внести дополнения в соответствии с пожеланиями директора и подать его на согласование снова.
6. Выбор сотрудника для возложения на него обязанностей по ведению и учету трудовых книжек. Для этого создается соответствующий распорядительный документ. Это может быть как отдельный работник, выполняющий только указанную функцию, так и совмещающий ее с другой работой в кадровой службе.
7. Организация оформления на работу новых сотрудников. Будучи последней стадией в цикле кадрового делопроизводства, указанная процедура включает в себя комплекс взаимосвязанных действий. Он сопряжен с необходимостью заполнения целого ряда документов (трудового контракта, приказа о приеме, личной карточки), ознакомления работника с должностной инструкцией, положениями компании, внесения записей в журнал по учету трудовых книжек и т. д.

В дальнейшем оформляются документы по текущей деятельности работника: учету рабочего времени, начислению заработной платы, отпускам, дням отдыха согласно справкам донора или без сохранения заработной платы, переводам.

***

Ведение кадрового документооборота не настолько сложно, как кажется на первый взгляд. Несмотря на обилие разрозненных и разносторонних нормативных актов, регулирующих данный вопрос, всю необходимую информацию можно отобрать и систематизировать.

Кроме того, выше приведена короткая и понятная шпаргалка, способная помочь новому кадровому специалисту и даже опытному работнику, облегчив ему в целом понимание всех шагов, которые необходимо предпринять.

Главное в делах подобного рода — внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.