Начисление командировочных в 2018 году

Компании и индивидуальные предприниматели вправе направлять своих сотрудников в деловые поездки, цель которых – решение актуальных вопросов бизнеса, например, проведение переговоров с поставщиками, организация каналов сбыта, налаживание производства и т.д. Начисление командировочных в 2018 году – не право, а обязанность фирмы-нанимателя. Это логически объяснимо: специалист едет в чужой город по воле компании, а потому она обязана покрыть все его расходы и сохранить за гражданином заработную плату.

Что включает расчет командировочных?

Понятие «командировка» освящается в ст. 166-168 ТК РФ. Нормативный акт трактует ее как поездку в отдаленную местность, организуемую по инициативе нанимателя и имеющую определенные цели, сформулированные компанией. Она может быть однодневной или длительной, но не бессрочной. Ее максимальная и минимальная продолжительность не регламентирована законодательством.

Термин «командировка» используется применительно к специалистам, устроенным в компанию по трудовому договору. Он не относится к гражданам, работа которых имеет разъездной характер, к тем, чьи непосредственные обязанности должны выполняться в пути (например, проводники, дальнобойщики).

Согласно ст. 168 ТК РФ, компания, направившая специалиста в деловую поездку, обязана возместить ему следующие расходы:

• на съем жилья (номер в отеле, арендованная квартира и т.д.);
• на проезд на транспорте туда и обратно;
• на питание, бытовые услуги (суточные);
• на иные нужды, предварительно согласованные с работодателем.

ТК РФ обязывает фирму, направившую специалиста в деловую поездку, сохранить за ним рабочее место и среднюю заработную плату. Последняя перечисляется обычным для организации способом вместе с окончательным расчетом за месяц.

Правила начисления командировочных гласят, что они выплачиваются двумя этапами. Фирма обязательно выдает сотруднику, отбывающему в отдаленную местность, аванс, куда включаются суточные за все дни, стоимость билетов и найма жилья. Когда гражданин возвращается из поездки, он в трехдневный период составляет авансовый отчет, по итогам которого компания либо доплачивает разницу, либо получает излишек в кассу.

Командировка на один день: как оплачивается?

Как начислить командировочные в бухгалтерском учете

С точки зрения бухгалтерского учета организацию командировки сотрудника можно разбить на два этапа, для каждого из которых предусмотрены определенные проводки:

1. Выдача аванса

Показывается проводкой К 50 – Д 71, если средства выдаются наличными, К 51 – Д 71, если деньги перечисляются на банковскую карточку специалиста.

2. Расчет с сотрудником, вернувшимся из командировки

Бухгалтерия получает авансовый отчет, где прописываются суммарные траты специалиста за поездку. Если нужна доплата, бухгалтер делает проводку К 50 (51) – Д 71.

Если оказывается, что специалист не истратил аванс полностью, излишек возвращается в кассу или на расчетный счет организации: К 71 – Д 50 (51).

Начисление среднего заработка при командировке показывается следующими проводками:

• Д 20 (23, 26. 44 и т.д.) – К 70 – начисление заработной платы, причитающейся за время поездки;
• Д 70 – К 68.01 – начисление НДФЛ;
• Д 20 (23, 26. 44 и т.д.) – К 69 – начисление страховых взносов;
• Д 70 – К 50 (51) – выплата заработной платы наличными или ее перевод на банковскую карточку.

Суточные и компенсация расходов относятся на счета затрат предприятия. Выбор счета определяется тем, для каких целей специалист отправился в деловую поездку. Например, проводка Д 20 (23, 25) – К 71 означает, что работник ездил по производственной необходимости, Д 44 – К 71 применяется, если задачей бизнес-трипа было выстраивание сети продаж.

Как начисляются командировочные в налоговом учете

Компании на ОСНО вправе принимать командировочные к вычету при расчете налога на прибыль. Расходы учитываются тем месяцем, когда руководство фирмы утвердило авансовый отчет.

Исходящий НДС, «зашитый» в тратах на организацию командировок персонала, можно учитывать при исчислении суммы НДС к уплате при соблюдении трех условий:

• расходы были фактически понесены;
• их оплатила фирма или работник;
• поставщик услуг предоставил счет-фактуру.

В разъяснениях Минфина говорится, что НДС по расходам на проезд и проживание можно принять к вычету даже в ситуациях, когда счет-фактура отсутствует. Это возможно, если имеется документ, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, например:

• проездной билет;
• квитанция электронного билета;
• БСО, выданный гостиницей, и т.д.

Компании и ИП на «упрощенке» вправе принимать командировочные расходы к вычету при расчете налога на прибыль. Это делается тем месяцем, когда был утвержден авансовый отчет (если траты совершались из аванса) или когда специалисту выплатили возмещение (если он оплачивал товары и услуги из собственного кармана).