01 августа 2017
Архив личных дел уволенных работников
Сотрудники уволены, но хранение документов, отражающих специфику их работы на предприятии, на этом этапе только начинается. Ведь закон предписывает организовать хранение бумаг в разрезе номенклатурных дел. Как именно собрать архив мы расскажем в нашей статье.
Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.
Содержание
Архив личных дел уволенных работников
Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.
ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.
Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.
Порядок организации хранения личных дел
Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:
- Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
- На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
- В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
- Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности
ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года. Правила формирования архивного фонда не распространяются на бумаги с несущественным сроком хранения 10 и менее лет.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников можно показать в таблице. Она сформирована с учетом требований статей Перечня типовых управленческих документов от 6 окт. 2000 г.
Номер статьи | Наименование операции | Регламентированный срок хранения |
333 | Переписка о приеме/перемещении | 5 лет |
336-340 | Трудовые договоры, личные дела работников, личные карточки, характеристики | 75 лет |
341 | Анкеты, автобиографии | 1 год |
344 | Протоколы заседания комиссии | Постоянно |
345 | Выписки из отчетов/трудовых книжек/протоколов | 75 лет |
346, 347 | Переписка об избрании, заявления на замещения | 3 года |
348 | Протоколы определения трудовых стажей для надбавок | 15 лет |
350 | Списки работников | 75 лет |
350 | Информация о ставках/окладах | 10 лет |
351 | Акты учета трудовых книжек | 3 года |