Шлюз приема отчетности в ФСС

Компании и частные предприниматели, привлекающие наемных сотрудников, обязаны ежеквартально подавать в Соцстрах особую форму отчетности – 4-ФСС. На основании документа Фонд контролирует правильность расчета взносов, полноту их уплаты и обоснованность расходов экономического субъекта на страхование. Подготовка и подача отчетности имеет особенности и нюансы. Она может производиться разными способами, один из которых – шлюз ФСС.

Как подается форма 4-ФСС

В 2017 году право сдавать отчетность на бумаге сохранилось только у юридических лиц и ИП, в которых зарегистрировано не более 25 сотрудников. Прочие субъекты бизнеса обязаны подавать информацию в электронном виде. Это способ разбивается на два самостоятельных варианта:

1. Отправка 4-ФСС по интернету

Компании вправе использовать шлюз приема отчетности в ФСС, чтобы отправлять готовую форму через официальный сайт Фонда. Это удобно: данные можно внести прямо на портале, что исключает возможность ошибок, связанных с неправильной выкачкой сведений из бухгалтерских программ.

Второй вариант передачи 4-ФСС по интернету – использование услуг операторов электронной отчетности (например, Такскома). Система сама шифрует файл и направляет его на проверку в Фонд.

1. Передача данных на физических носителях

Если передача информации по сети недоступна или неприемлема для компании, она вправе представить данные на физическом носителе (диске, дискете, флешке). Для этого руководителю юридического лица или его представителю, действующему на основе доверенности, необходимо явиться лично в ФСС.

Тарифы ФСС в 2017 году

Какие нюансы нужно учитывать при электронной сдаче отчетности?

Шлюз приема ФСС – это удобный способ представления отчетности контролирующим органам. У бухгалтера нет необходимости ехать в Фонд лично или отправлять туда курьера. Процедура отправки включает следующие шаги:

1. Установка сертификата УЦ ФСС РФ.
2. Установка сертификата электронной подписи, которой располагает организация-страхователь.
3. Подготовка отчета в соответствии с актуальными требованиями Фонда (в бухгалтерской программе или прямо на сайте). Система принимает документы в xml-формате.
4. Подписание готового файла ЭЦП и шифрование.
5. Передача на проверку в ФСС.

Важно! Чтобы иметь возможность направлять 4-ФСС через сайт Фонда, нужно зарегистрироваться на портале и получить расширенные права. Для этого в контролирующий орган подается специальное заявление в бумажном виде.

Моментом фактической сдачи отчета считается тот день и час, когда информация поступила на шлюз ФСС. Пользователь получает квитанцию-подтверждение.

Специалисты не советуют откладывать отправку формы на последний момент. Шлюз ФСС для сдачи отчетности может испытывать перебои в работе из-за большого количества пользователей. После передачи документа нужно отслеживать его состояние. У контролирующего органа имеются одни сутки на его проверку, и при наличии определенных ошибок информация будет считаться непредставленной.

Практика показывает, что в готовых отчетах компании-страхователи допускают два типа ошибок. Первые связаны с «битыми» форматами и проблемами в электронно-цифровой подписи. По результатам первичной проверки такие 4-ФСС отвергаются. Если после исправления бухгалтер направит их повторно, именно этот момент будет считаться датой представления. Поэтому рекомендуется иметь «в запасе» 1-2 дня, чтобы не нарушить сроки.

Второй вид ошибок – неточности в расчетах. Если в готовом документе нарушены контрольные соотношения, он будет считаться принятым, но бухгалтеру поступит уведомление о необходимости исправления недочетов. Его нельзя игнорировать, в противном случае страхователю грозят штрафные санкции.