Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Чтобы упростить и систематизировать внутренние кадровые процедуры, компания вправе вести журнал регистрации трудовых договоров. Образец этого документа не предлагается действующим законодательством, он разрабатывается фирмой самостоятельно, а затем закрепляется ее локальными актами. Создание реестра не обязательно по ТК РФ, но оно способно помочь организации в решении ее текущих и стратегических задач.

Зачем используется журнал договоров?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений заводится фирмами по собственной инициативе. Его наличие выгодно компании по ряду причин:

• Он позволяет систематизировать информацию о заключенных контрактах с персоналом, чтобы в случае необходимости быстро отыскать нужные сведения.
• Он подтверждает факт заключения договора или допсоглашения в случае возникновения внутреннего спора с работником, появления вопросов со стороны инспекции по труду или ведения судебного дела.
• Журнал регистрации трудовых договоров систематизирует информацию о документах, хранящихся в архиве компании. В нем содержатся сведения обо всех контрактах, в том числе истекших и расторгнутых.
• Он позволяет отслеживать период действия срочных договоров, чтобы минимизировать риск их трансформации в бессрочные из-за того, что наниматель своевременно не изъявил желания прекратить отношения с работником.
• Его сведения можно использовать при составлении управленческой отчетности и различных справок, в том числе для представления внешним пользователям, контролирующим структурам.

Журнал учета трудовых договоров ведет уполномоченный сотрудник организации: кадровик или делопроизводитель. Он вносит сведения в реестр с заранее оговоренной периодичностью, например, ежемесячно или при заключении каждого нового соглашения.

Понятие и виды трудового договора

Способы ведения журнала

Сложившаяся практика предлагает два способа ведения реестра трудовых контрактов:

1. Бумажный

Несмотря на развитие компьютерных технологий, именно этот вариант используется чаще всего. Фирма разрабатывает собственный образец книги регистрации трудовых договоров или скачивает в интернете готовый вариант, распечатывает, прошивает, нумерует страницы, заверяет подписью руководителя и оттиском печати.

Информация вносится вручную, в специально отведенной колонке проставляются подписи специалистов, подтверждающие, что они получили свой экземпляр соглашения на руки. В случае возникновения трудового спора или проведения проверки контролирующими органами бумажный документ будет служить весомым доказательством правоты фирмы-нанимателя.

2. Электронный

Такая форма журнала учета трудовых договоров удобна в использовании, обеспечивает быстрый поиск нужной информации, конфиденциальность данных, из нее можно формировать справки и выписки в автоматическом режиме. Ее недостаток в том, что такие данные не будут приняты в качестве доказательства при возникновении спорной ситуации. Поэтому электронный формат обычно используется как дополнение к бумажному.

Правила ведения журнала

Сложившаяся практика диктует следующие правила ведения книги учета:

• Образец заполнения журнала учета трудовых договоров закрепляется во внутреннем акте компании.

• В одну книгу вносится информация за календарный год, с 1 января начинается новый журнал.
• Прошитые, пронумерованные и заверенные подписью первого лица компании книги хранятся в архиве организации в течение 75-ти лет.
• Если срочный договор трансформируется в постоянный, об этом обязательно делается отметка в графе «Примечания».
• Если в документе были допущены ошибки, они исправляются путем перечеркивания и указания верных сведений. Лицо, ответственное за ведение реестра, заверяет коррективы собственноручной подписью.

Сведения, представленные в книге учета, – это персональные данные физических лиц, поэтому организация должна позаботиться о сохранении их конфиденциальности. Информация разглашается исключительно с письменного согласия сотрудников.

Как составить журнал

Действующее законодательство не оговаривает обязанность коммерческой фирмы вести журнал для внутреннего пользования. Такая необходимость может быть прописана в локальном акте компании (ст. 22 ТК РФ).

Организация может скачать образец журнала учета трудовых договоров и приспособить его для своей специфики или самостоятельно разработать бланк. Как правило, в реестре, формируемом ежегодно, содержится следующая информация:

• № записи по порядку;
• дата ее формирования;
• основание для внесения договора в реестр (например, номер и дата приказа о приеме нового сотрудника);
• ФИО и должность наемного специалиста;
• название департамента, куда его приняли;
• № и дата заключенного с гражданином трудового контракта;
• тип договора (например, срочный или бессрочный, контракт с внешним совместителем и т.д.);
• срок действия соглашения (если оно имеет срочный характер);
• информация о вносимых изменениях в договор (номера и даты допсоглашений, краткое описание их сути);
• дата расторжения контракта;
• собственноручная подпись гражданина, подтверждающая, что он получил свой экземпляр соглашения;
• иные необходимые сведения.

На соглашении, выдаваемом специалисту и оставляемом в архиве нанимателя, указывается порядковый номер записи и дата ее внесения в бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Как вводится форма журнала в компании

Чтобы закрепить формат книги учета, которая будет применяться в компании, ее руководитель издает приказ. Унифицированного образца кадрового документа нет, поэтому он готовится в свободной форме. В его «шапке» указывается:

• название организации;
• номер и дата приказа согласно внутренней системе нумерации в организации;
• место издания документа;
• его наименование, например «Приказ о введении образца журнала регистрации трудовых договоров».

Далее следует основная часть документа, которая должна давать ответы на следующие вопросы:

• в каком формате ведется реестр (в бумажном или электронном);
• какой бланк используется для заполнения;
• кто отвечает за внесение информации в книгу.

Составленный приказ заверяется собственноручной подписью руководителя компании и поименованного в нем ответственного сотрудника.

Регистрация трудового договора в налоговой

Действующее законодательство оговаривает ситуации, в которых регистрации договора в журнале работодателя оказывается недостаточно. Согласно ст. 303 ТК РФ, физические лица, привлекающие сотрудников, обязаны уведомлять о заключении соглашений органы местного самоуправления. Например, это граждане, нанимающие сиделок, нянь, водителей и т.д., адвокаты, нотариусы, занятые частной практикой.

Когда лица, относящиеся к указанным категориям, подписывают договор с наемным сотрудником, у них появляется обязанность известить об этом муниципалитет в срок от 3 до 14 дней. Наименование органа, куда следует обратиться, определяется положениями местных нормативных актов.

Для регистрации работодатель предоставляет городской администрации 3 экземпляра договора (пронумерованные и прошнурованные, подписанные обеими сторонами), а также дополнительные документы на усмотрение местных властей, например, заявление в свободной форме, ИНН, СНИЛС и т.д.

(Скачать образец) Журнал регистрации трудовых договоров