Журнал командировок: образец

Оформление служебных поездок персонала требует от фирмы-нанимателя соблюдения регламентированной законом процедуры: издания приказа, выдачи денежных средств, окончательного расчета с вернувшимся специалистом. Компании вправе дополнить эту последовательность еще одним шагом – заполнением журнала местных командировок по образцу, закрепленному локальными актами. Этот документ используется для ведения статистического, кадрового и управленческого учета.

Для каких целей компании заводят журнал?

До 2015 года ведение документа было обязательным требованием к работодателям, но его отменили постановлением Правительства 771. Сегодня для оформления служебной поездки достаточно приказа, в котором обозначаются ее даты, цели, ФИО и должность направляемого сотрудника. Распоряжение подписывается руководителем компании и самим специалистом.

Журнал регистрации местных командировок может заполняться на добровольной основе. Фирмы-наниматели принимают решение о его ведении, потому что он способен помочь в решении следующих вопросов:

• проверка обоснованности затрат при расчетах с персоналом, между филиалами и головным офисом фирмы;
• подтверждение налоговикам совершенных трат на организацию служебных поездок;
• проверка присутствия работника в пункте, куда его ранее направили;
• сбор информации о периодичности поездок, числе командированных за период специалистов;
• сбор данных о частоте деловых контактов с контрагентами.

Журнал учета командировок по образцу, разработанному компанией, – не единственный источник информации относительно продолжительности, стоимости, частоты служебных поездок. Эти сведения можно отыскать в изданных приказах, авансовых отчетах, частично – в табеле рабочего времени, однако сбор данных отнимает у бухгалтера или аналитика массу времени. Документ помогает их систематизировать и упростить дальнейшую работу с ними.

Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

Общие правила ведения документа

Скачать образец журнала учета командировок можно на сайтах информационно-правовых систем. Это документ, который заполняет фирма-наниматель для отражения информации о работниках фирмы, отбывающих в деловые поездки, прибывших сотрудниках из сторонних коммерческих структур, выданных командировочных удостоверениях.

Если организация принимает решение заполнять документ, она прописывает это в локальных актах. Работодатель вправе выбирать способ ведения реестра. Он может использовать образец журнала командировок, приведенный в ныне утратившем силу приказе Минздравсоцразвития №739н или разработать собственный вариант.

Заполнение документа осуществляет сотрудник, уполномоченный на то приказом руководителя или положениями должностной инструкции. Сколько держать в архиве готовые реестры – определяется организацией самостоятельно. Можно руководствоваться правилом, сформулированным в приказе №739н о пятилетнем сроке хранения.

Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец

Практика демонстрирует, что большинство коммерческих структур предпочитает не разработку собственного бланка, а использование ранее обязательного унифицированного образца журнала, который можно найти в приказе №739н. Действовавший до 2015 г. нормативный акт предлагал вести два документа: о выбытии и прибытии сотрудников. Первый включал следующие поля:

• номер по порядку;
• ФИО уезжающего работника;
• номер и дата командировочного удостоверения;
• данные о месте прибытия: название принимающей компании и адрес.

В журнале прибытия имелись следующие столбцы:

• номер по порядку;
• ФИО наемного специалиста;
• название компании, выдавшей командировочное удостоверение;
• даты отъезда и возвращения.

Второй распространенный способ оформить журнал местных командировок – заполнять его данными из приказов, издаваемых перед отбытием специалиста. В таком документе могут содержаться следующие столбцы:

• порядковый номер записи дата ее внесения;
• номер и дата приказа;
• ФИО работника, должность, отдел, где он трудится;
• место командировки;
• название принимающей компании;
• цель поездки;
• ее срок (исключая время в пути).

Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца журнала регистрации приказов по командировкам, поэтому разработка бланка документа и порядок его ведения – добровольное решение организации. За отказ от заполнения реестра не предусмотрено никаких мер ответственности.