Журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) – элемент кассовой отчетности, ведение которого было до 2017 года обязательно для компаний и ИП, принимающих денежные средства от населения наличными или по пластиковым карточкам. После 2017 года необходимость заполнения бланка отпала для бизнес-субъектов, установивших онлайн ККТ. Коммерческие структуры вправе оформлять его на добровольной основе, для внутренних нужд управленческого учета.

Назначение формы КМ-4

Основное назначение журнала – фиксация информации относительно поступлений и расходов компании или ИП за один рабочий день. В нем отражается информация:

• об остатках по кассе на начало смены;
• о полученных за день приходах наличными и по безналу;
• о сделанных покупателям возвратах;
• об остатках на конец дня.

До повсеместного внедрения онлайн ККТ налоговые службы, приходившие с проверкой в организацию, требовали заполненную форму КМ-4, чтобы узнать ее наличные обороты. После 2017 года ведение книги носит добровольный характер. Документ используется предприятиями для внутреннего контроля за оборотом наличности и предотвращения возможных злоупотреблений со стороны работников кассы.

Замена ККТ на онлайн-кассы

Обязательно ли ведение журнала после внедрения онлайн ККТ?

Внедрение онлайн-касс существенно изменило порядок ведения расчетов с использованием ККМ, потому что:

• информация о каждой операции отправляется в налоговую службу в автоматическом режиме;
• данные о продажах организации за каждый день хранятся на фискальном накопителе;
• сведения дублируются на сервере у оператора фискальных данных.

Из перечисленных фактов следует, что книга кассира-операциониста перестала быть единственным источником, из которого налоговые службы черпают информацию о наличном обороте хозяйствующих субъектов. Имеются более надежные и достоверные способы получить необходимые сведения: облачное хранилище и фискальный накопитель, встроенный в ККТ.

Из официальных разъяснений Минфина, сформулированных в письме 03-01-15/54413, датированном 2016 годом, следует, что ведение формы КМ-4 более не признается обязательным. Фирма вправе заполнять документ исключительно по собственной доброй воле. Упразднение журналов кассиров-операционистов не означает отмены кассовых книг, которые продолжают составлять фирмы и ИП, работающие с денежной наличностью.

Правила ведения формы КМ-4

Правила, как заполнять журнал кассир-операциониста, образец формы описаны в Методических рекомендациях, изложенных в письме Центробанка №51 от 18.08.93 г. Согласно положениям нормативного акта, при подготовке отчета нужно придерживаться следующих принципов:

• Информация о наличном обороте организации вносится в документ на ежедневной основе.
• Для заполнения используется синяя ручка.
• Новый журнал прошивается, его листы нумеруются.
• Сведения вносятся в хронологическом порядке.
• Затирание или удаление корректором сделанных записей не допускается. Если возникла необходимость внести правки, текст перечеркивается, пишутся правильные значения, заверяемые подписью кассира и представителя администрации фирмы.
• Если в компании имеется несколько ККМ, по ним заводятся отдельные журналы.
• Заполненная книга скрепляется подписью кассира и главного бухгалтера фирмы.
• Если в течение дня ККМ не работала (например, в магазин не пришло ни одного клиента), книга за указанную дату не заполняется.

Лицо, ответственное за ведение журнала, – кассир компании. Он вносит записи в форму КМ-4 после снятия Z-отчета. Как правило, это вечернее время, после окончания смены. Если организация работает круглосуточно (например, магазин 24 часа), сведения вносятся в документ утром.

До 2017 года фирмы и ИП, начинающие вести новый журнал, были обязаны зарегистрировать его в налоговой инспекции по месту постановки на учет. В 2019 году такой обязанности нет, а шнуровка и нумерация листов книги остается на усмотрение руководства предприятия. Чтобы избежать спорных моментов, коммерческим субъектам, продолжающим заполнять КМ-4, рекомендуется сформулировать правила к ведению этой формы во внутренних актах организации.

Журнал кассира-операциониста: заполнение, образец

Унифицированный образец журнала, утвержденный постановлением Госкомстата №132 от 25.12.98 г., более не является обязательным для бизнес-субъектов. Тем не менее, они вправе использовать этот бланк, чтобы не тратить время на разработку собственного варианта.

Типовая форма КМ-4 содержит следующие столбцы:

• Дата – указывается, в какой день снимаются показания кассы. Если работа ведется в несколько смен, лицо, заполняющее журнал, вправе рядом с датой в скобках проставить номер смены: 09.02.2019 (1).
• Номер отдела – графа типовой формы, не обязательная к заполнению, если кассовый аппарат не разделяет операции по отделам.
• ФИО лица, ответственного за кассовые операции.
• Номер счетчика – указывается №, который обозначен в снятом кассиром Z-отчете.
• Показания счетчиков на начало смены – они пишутся за каждый день нарастающим итогом. Если ККТ давно используется, значение достигает миллионов, а для компаний с большими оборотами – миллиардов рублей.
• Подписи кассира и администратора – проставляется виза лица, ответственного за работу с ККТ, и руководителя фирмы или начальника смены.
• Показания счетчиков на конец смены – это значение на начало смены, увеличенное на сумму дневной выручки.
• Размер выручки наличными – сумма, не включающая поступления по безналу, и возвраты покупателям.
• Количество и сумма оплат по документам – указывается, сколько раз проходили платежи по банковским карточкам клиентов (например, «3» или «30»), а в следующем столбце прописывается их общая сумма.
• Сдано – это разница между величиной безналичных поступлений и сделанными возвратами.
• Размер возвратов – прописывается сумма фактически возвращенных клиентам средств вне зависимости от того, проводились ли эти операции по кассе.
• Подпись лица, принявшего от кассира наличность, и руководителя компании.

Типовой бланк требует внесения большого количества информации, поэтому компании, принявшие решение его вести, вправе разработать собственный вариант и образец заполнения книги кассира-операциониста с меньшим числом столбцов. Они могут предусмотреть, что данные вносятся не вручную, а при помощи компьютерных программ, например, Excel, с последующей распечаткой.

Отличие КМ-4 от кассовой книги

Кассовая книга – это форма строгой отчетности, которую не упразднили в связи с введением онлайн ККТ. Документ используется в течение года, а с 1 января заводится новый. Заполненный бланк хранится в архиве организации в течение пяти следующих лет. Если налоговая служба приедет с проверкой в компанию и обнаружит его отсутствие, компании грозят штрафные санкции.

Журнал кассира-операциониста содержит сведения исключительно о приходах организации, формирующих ее выручку, т.е. показывает оборот компании однобоко. Кассовая книга – это реестр информации о поступлениях и расходах, т.е. обо всех операциях, совершенных в течение дня. В нее включаются данные о составленном приходнике или расходнике, о контрагенте, который внес или получил средства.