Журнал формы КМ-4: порядок заполнения

КМ-4 – форма кассовой отчетности, которая была обязательна для заполнения фирмами и ИП, ведущими расчеты с населением, до повсеместного внедрения онлайн ККТ. С внесением правок в 54-ФЗ, регулирующий правила работы с кассовой техникой, необходимость ее ежедневного составления отпала. Компании вправе готовить ее на добровольной основе и использовать в качестве меры дополнительного контроля над сотрудниками.

Зачем используется форма КМ-4

Журнал кассира-операциониста (бланк КМ-4) – это отчетный документ, в котором отражается информация о наличной выручке. До 2017 года существовали обязательные правила ведения формы:

• в одном журнале указывались данные за год работы хозяйствующего субъекта;
• каждый журнал нумеровался, прошнуровывался и регистрировался в налоговой инспекции;
• данные вносились от руки синими чернилами;
• использование корректирующих средств не допускалось;
• отдельный журнал заводился для каждой ККМ;
• информация заверялась подписью кассира и представителей администрации предприятия;
• заполненные журналы хранились в архиве организации в течение пяти лет.

Когда в компанию или к ИП приходили налоговые органы с проверкой, финансовые работники были обязаны предъявить заполненную книгу КМ-4 за текущий год или прошлые периоды. Отсутствие документа влекло наложение штрафных санкций.

В 2019 году журнал утратил статус обязательного документа. Онлайн кассы дают возможность снять отчет по наличной выручке за нужный период в считаные минуты. Данные об операциях, проводимых с использованием ККТ, хранятся на фискальном накопителе и на серверах ОФД.

Закон не запрещает компаниям продолжать использовать журналы для собственных нужд, но их заверение налоговыми инспекторами более не предусмотрено. Бизнес-субъект вправе использовать унифицированный бланк, предложенный Госкомстатом, или разработать и закрепить локальными актами собственный вариант, отвечающий потребностям организации.

Форма КМ-1: назначение и порядок заполнения

Форма КМ-4: бланк

Унифицированная форма КМ-4 – это журнал, на обложке которого указывается следующая информация:

• данные об организации (наименование, контактный номер, ИНН, код по ОКПО);
• структурное подразделение (если имеется);
• сведения о ККМ: марка, заводской и регистрационный номер;
• название прикладной программы (например, 1С);
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение формы;
• период, за который содержатся данные в конкретном журнале.

Основная часть журнала – таблицы, в которые вносится информация перед началом смены и после ее окончания. По столбцам указываются следующие данные:

• текущая дата;
• номер отдела (если ККМ относится к конкретному подразделению);
• ФИО сотрудника, который делает запись в журнале;
• номер счетчика – берется из Z-отчета;
• показания счетчиков в начале и конце рабочего дня – указываются нарастающим итогом с момента установки кассы на предприятии;
• сумма средств, поступивших в кассу наличными;
• сумма сделанных за смену возвратов;
• разница между наличным приходом и сделанными возвратами;
• число безналичных операций (по банковским карточкам), совершенных за день;
• подписи уполномоченных лиц (например, кассира и генерального директора).

Практика показывает, что типовой бланк КМ-4 – объемная форма, требующая существенных затрат времени для заполнения. Чтобы оптимизировать работу кассира, администрация предприятия вправе разработать собственный бланк с меньшим количеством столбцов и ввести его локальным актом. Фирма самостоятельно определяет, с какой частотой будет вноситься информация в документ, кто из уполномоченных лиц будет его визировать.