Заполнение, учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Поэтому должна храниться работодателем в несгораемом сейфе или шкафу, который запирается на ключ. Законодательство устанавливает четкие правила учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Рассмотрим их подробнее.

Читайте: Порядок хранения и заполнения трудовых книжек

Заполнение, учет и хранение трудовых книжек

Порядок внесения записей в трудовые книжки, равно как и правила их учета, хранения и выдачи регламентируются в Постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г. Здесь же утверждены формы бланка трудовой и вкладыша.

ПП № 225 является обязательным к соблюдению всеми работодателями независимо от формы собственности предприятия и вида деятельности. Согласно НПА трудовая книжка – это основной документ специалиста о его трудовом стаже. Выдается бланк работодателем каждому работнику, проработавшему в компании более 5 дней (рабочих), если занятость является для человека основной. Обязанность по ведению документов возлагается и на предпринимателей. Если работодатель – физлицо без статуса ИП, отражать записи в трудовых он не вправе тем специалистам, которые трудоустраиваются впервые.

Читайте: Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника

Кто и как ведет учет и хранение бланков трудовых книжек

В соответствии с п. 45 ПП № 225 ответственность за организацию хранения, ведения, выдачи и учета книжек возлагается на работодателей. Последние назначают ответственных за выполнение таких работ лиц из числа сотрудников предприятия. Для этого издается специальное распоряжение.

Как правило, это работник кадровой службы или бухгалтер. Одновременно можно назначить работника, уполномоченного своевременно приобретать бланки трудовых и вкладышей к ним. Кроме того, рекомендуется предусмотреть соответствующие функции в должностной инструкции специалиста. Не забудьте ознакомить работника под личную подпись с его обязанностями.

Читайте: Когда требуется выдать трудовую при увольнении в выходной

Как организовать хранение бланков трудовых книжек

Для учета трудовых, хранения вкладышей в трудовую книжку работодатель заполняет две формы. Эти регистры обозначены в п. 40 № 225:

• Приходно-расходная книга – форма утверждена в Постановлении Минтруда № 69 от 10.10.03 г. (Приложение 2).
• Книга учета движения трудовых и вкладышей – бланк утвержден в Постановлении Минтруда № 69 от 10.10.03 г. (Приложение 3).

Приходно-расходная книга заполняется бухгалтером предприятия и отражает данные обо всех полученных и израсходованных бланках. Этот документ помогает отследить, как приобретаются и расходуются бланки книжек и вкладышей; позволяет обеспечить хранение новых трудовых книжек. В числе обязательных указываются серия и № каждого бланка.

Книга по учету заполняется кадровиком или иным работником, который назначен приказом руководителя как ответственное лицо за хранение, учет, выдачу и ведение книжек. В регистре регистрируются получение книжек от вновь трудоустроенных работников и выдача бланков при увольнении специалистов. Данные указываются с № и серией трудовых.

Оба регистра прошнуровываются, пронумеровываются (страницы), заверяются подписью руководителя и скрепляются печатью работодателя перед использованием. При необходимости могут быть опломбированы.

Читайте: Что такое дубликат трудовой книжки

Правила заполнения приходно-расходной книги (по строкам):

• №№ п/п.
• Дата совершения операции.
• От какого работника получены бланки или кому отпущены.
• Документальное основание – дата и № распоряжения.
• Данные о приходе – число книжек или вкладышей, сумма.
• Данные о расходе – число книжек или вкладышей, сумма.

Правила заполнения книги по учету (по строкам):

• №№ п/п.
• Дата трудоустройства специалиста или заполнения книжки.
• ФИО работника-владельца книжки.
• Данные трудовой (или вкладыша) – серия и №.
• Данные о должности сотрудника (или его профессии, специальности).
• Сведения о месте работы.
• Сведения о документе, на основании которого работник оформляется в штат – обычно это № и дата издания приказа.
• Личная подпись работника, ответственного за учет, хранение трудовых.
• Сумма – указывается только при оформлении новых бланков.
• Дата выдачи бланка «на руки» – заполняется при увольнении специалиста.
• Личная подпись сотрудника, которому выдается трудовая при увольнении.

В компании всегда в наличии должно быть необходимое количество книжек и вкладышей. Хранятся такие документы как БСО (бланки строгой отчетности). По завершении каждого месяца уполномоченный работник подает в бухгалтерию отчет по наличию документов. Испорченные книжки уничтожаются на основании акта.

Таким образом, законодательство обязывает приобретать трудовые работодателя. Не допускается принимать чистые книжки от сотрудников. Данные о покупке вносятся в приходно-расходную книгу. Здесь же указывается стоимость. Затраты компании на бланки относятся на расходы. С работника подобные издержки удерживаются. Для обоснования удержаний из зарплаты сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Без наличия заявления работодатель делать удержания не вправе (стат. 137 ТК).

Читайте: Что такое трудовая книжка

Ответственность за нарушение правил учета и хранения трудовых книжек в организации

За нарушения установленного порядка учета, ведения, хранения и выдачи книжек ответственность предусмотрена в стат. 5.27 КоАП. В части первой приведены санкции для первичного нарушения, второй – повторного. Размер штрафа составляет:

• Для должностных лиц работодателя – 1000-5000 руб.
• Для предпринимателей – 1000-5000 руб.
• Для юрлиц – 30000-50000 руб.