Заполнение трудовой книжки: образец записи в трудовую книжку о переходе на электронный вариант

В России переход на ЭТК (электронные трудовые книжки) начался в 2020 году. Тем сотрудникам, кто выбрал цифровой формат ведения документа, бумажный бланк выдается «на руки». При этом в книжку вносится соответствующая запись. Разберемся, как сделать запись в трудовую книжку о переходе на электронную с учетом разъяснений Минтруда – образец вы найдете ниже.

Читайте: Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

В каком порядке осуществляется переход на электронные трудовые книжки

Ведение ЭТК не предполагает наличия физического носителя и осуществляется в цифре. Сведения о трудовой деятельности персонала работодатели подают в ПФР. Для этого предназначен специальный отчет формы СЗВ-ТД. Сотрудники в любой момент могут уточнить данные о своей занятости на портале Госуслуги или через Личный кабинет на сайте ПФР.

Уже работающие граждане в 2020 году могут выбрать формат ведения книжки – бумажный или электронный. Те, кто будет трудоустраиваться с 2021 года, выбирать не смогут. Для них предназначен только электронный вариант формирования сведений. Остальные физлица смогут сделать свой выбор до конца 2020 г. Чтобы уведомить работодателя, на имя руководителя подаетя заявление.

Если сотрудник выбирает ЭТК, бумажная книжка передается ему «на руки» с соответствующей записью. Документ, хоть и хранится далее у специалиста, своей юридической силы не теряет. Он понадобится в дальнейшем гражданину для реализации пенсионных прав, поскольку содержит информацию о стаже за периоды до 2020 года.

Обратите внимание! Если человек выбирает бумажный способ ведения трудовой, параллельльно работодатель также формирует данные в электронном виде.  Такое право сохраняется за специалистом и при дальнейшем устройстве на работу.

---

Читайте: Заполнение трудовой книжки: образец записи об увольнении в 2020 году

Переход на электронную трудовую книжку: какую запись сделать в бумажной

Если сотрудник подал работодателю заявление о переходе на ЭТК, ему обязаны выдать бумажную трудовую книжку. Как оформить передачу документа, пояснил Минтруд. В соответствии с Письмом от 12.02.2020 № 14-2/В-150 работодатель должен внести в книжку следующую запись (по графам):

• 1 – порядковый № записи.
• 2 – дата передачи книжки работнику «на руки».
• 3 – в разделе, где отражаются сведения о работе, нужно внести запись: «Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ».
• 4 – дата подачи сотрудником заявления.

Помимо внесения записи в книжку работодатель должен отразить информацию в книге учета движения трудовых книжек. В гр. 13 делается следующая запись:

• «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ».

Сотрудник должен обязательно расписаться лично в том, что ему была передана трудовая. Таким образом, как считает Минтруд, когда работник подает работодателю заявление об отказе от бумажного книжки, ее необходимо передать физлицу «на руки» в день подачи этого заявления. В свою очередь сотрудник вправе подать работодателю заявление после того, как последний уведомит персонал о возможности перехода на ЭТК.

Обратите внимание! Изначально крайний срок подачи работникам уведомления был установлен до 30-го июня 2020 года. Но позднее эту дату изменили (Постановление Правительства № 887 от 19.06.2020 г.).

Новый срок уведомления сотрудников продлен до 31 октября 2020 года. Это вызвано длительным периодом нерабочих дней во время пандемии коронавируса.

Требуется ли заверять бланк, как это делается при расторжении со специалистом трудового договора? Да, причем в обязательном порядке. Книжка заверяется как обычно – то есть, подписью уполномоченного лица, печатью работодателя и подписью самого сотрудника.

Читайте: Заполнение трудовой книжки: образец записи о приеме в 2020 году

Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку

Предположим, 1-го июля 2020 года менеджер организации Дорошенко Игорь Олегович подал на имя руководителя заявление о переходе на ЭТК. Выше мы рассказали, что запись в трудовую книжку при переходе на электронный формат работодателями вносится в соответствии с разъяснениями Минтруда. Тогда кадровик должен сделать запись следующего содержания (по графам):

Обратите внимание! Если сотрудник не подавал заявления, работодатель не вправе самостоятельно передавать ему трудовую книжку. Решение о переходе на электронный формат принимает работник.

---

Читайте: Переход на электронные трудовые книжки – последние новости, образцы