Заполнение авансового отчета в 2020 году

Авансовый отчет – это документ, которым подотчетное лицо подтверждает расходование полученных от организации средств. К примеру, форма составляется по результатам командировки, при закупке товарно-материальных ценностей. На основании корректно заполненного отчета предприятие вправе учесть траты в бухгалтерском учете и налоговом. Разберемся, как составить авансовый отчет – образец на 2020 год и бланк документа вы найдете ниже.

Читайте: Новые правила по подотчёту с 1 июля 2019 года

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет является первичным документом на подтверждение расходов подотчетника. Обязанность составления этого бланка заложена в Указаниях Банка России № 3210-У от 11.03.14 г. В соответствии с п. 6.3 подотчетник должен в 3-дневный срок сдать в организацию авансовый отчет. Срок исчисляется в рабочих днях с момента завершения периода, на который выданы деньги. Длительность этого периода утверждается руководителем. Цели выдачи средств могут быть разными, к примеру:

• На командировку.
• На закупку товаров, материалов.
• На хознужды компании.
• На приобретение услуг или работ.
• На представительские расходы.
• На расчеты с поставщиками.
• Прочие виды трат.

Тратить деньги подотчетник обязан строго на те цели, на которые изначально получены средства. Для контроля за расходованием и формируется авансовый отчет подотчетного лица – образец выложен ниже. Документ сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю на проверку. После утверждения работнику возмещается перерасход или взыскивается/зачитывается в счет будущих расходов остаток.

Читайте: Как правильно учесть личные расходы за счет компании?

Как правильно заполнить авансовый отчет – образец для 2020 года

При оформлении документа компании могут использовать унифицированный бланк АО-1 или разработать собственный. Первый утвержден в Постановлении Госкомстата № 55 от 01.08.01 г., второй – организации утверждает самостоятельно в учетной политике. В собственный бланк нужно включить все обязательные для первички реквизиты по нормам № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Поэтому не стоит «изобретать велосипед», а лучше взять за основу типовую форму АО-1.

Если посмотреть заполненный образец авансового отчета, видно, что часть сведений вносит подотчетное лицо, а часть – бухгалтер. Проверяет документ главный бухгалтер, утверждает руководитель. Без отметки об утверждении форма не может быть признана действительной. Далее рассмотрим, как заполнить авансовый отчет – образец заполнения в следующем разделе.

Читайте: Что такое счетная ошибка при начислении зарплаты

Инструкция по оформлению образца авансового отчета

Документ заполняется в единственном экземпляре. Бланк содержит 2 стороны – обратную и лицевую. Начинается внесение данных на лицевой части. Здесь указывается следующая информация:

• Название предприятия, код ОКПО.
• № и дата отчета – нумерация ведется по хронологии с начала года.
• Сведения о работнике – приводится его ФИО, должность, табельный №, подразделение (при наличии).
• Цель выдачи денег в подотчет – формулировка зависит от того, на что выдаются средства. К примеру, в строке «Назначение аванса» можно написать «командировка (указываются город, сроки поездки)», «почтовые расходы», «хозяйственные нужды», «представительские расходы» и т.д.
• Сведения о расходовании средств (в руб. и коп.) – нужно указать остаток/перерасход по прошлому отчету, сумму и способ получения аванса, сумму по тратам, остаток/перерасход по текущему отчету, данные о бухпроводках.

На оборотной стороне отражаются данные о расходах подотчетного лица. Информация вносится в таблицу. По порядку отражаются:

• Суммы трат – в графах 5, 6 данные приводит работник; в графах 7, 8 бухгалтер.
• Реквизиты подтверждающих документов – нужно указать дату, № и вид документа. Это может быть чек, квитанция, товарная накладная, транспортные документы (билет, талон) и т.д. Все документы прикладываются к отчету, чтобы организация могла обосновать расходы.

В завершение заполняется отрывная расписка. Бухгалтер ее отрезает и передает сотруднику. Расписка подтверждает факт сдачи отчета на проверку.

Читайте: Выдача денежных средств в подотчет 

Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы

Многих интересует, как выглядит образец заполнения авансового отчета по командировке. Документ заполняется с учетом того, кто понес расходы. Если какие-то траты совершены за счет предприятия, их включать в форму не нужно.

Читайте: Проводки по заработной плате