09 мая 2020
Заполнение авансового отчета в 2020 году
Авансовый отчет – это документ, которым подотчетное лицо подтверждает расходование полученных от организации средств. К примеру, форма составляется по результатам командировки, при закупке товарно-материальных ценностей. На основании корректно заполненного отчета предприятие вправе учесть траты в бухгалтерском учете и налоговом. Разберемся, как составить авансовый отчет – образец на 2020 год и бланк документа вы найдете ниже.
Содержание
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет является первичным документом на подтверждение расходов подотчетника. Обязанность составления этого бланка заложена в Указаниях Банка России № 3210-У от 11.03.14 г. В соответствии с п. 6.3 подотчетник должен в 3-дневный срок сдать в организацию авансовый отчет. Срок исчисляется в рабочих днях с момента завершения периода, на который выданы деньги. Длительность этого периода утверждается руководителем. Цели выдачи средств могут быть разными, к примеру:
- На командировку.
- На закупку товаров, материалов.
- На хознужды компании.
- На приобретение услуг или работ.
- На представительские расходы.
- На расчеты с поставщиками.
- Прочие виды трат.
Тратить деньги подотчетник обязан строго на те цели, на которые изначально получены средства. Для контроля за расходованием и формируется авансовый отчет подотчетного лица – образец выложен ниже. Документ сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю на проверку. После утверждения работнику возмещается перерасход или взыскивается/зачитывается в счет будущих расходов остаток.
Читайте: Как правильно учесть личные расходы за счет компании?
Как правильно заполнить авансовый отчет – образец для 2020 года
При оформлении документа компании могут использовать унифицированный бланк АО-1 или разработать собственный. Первый утвержден в Постановлении Госкомстата № 55 от 01.08.01 г., второй – организации утверждает самостоятельно в учетной политике. В собственный бланк нужно включить все обязательные для первички реквизиты по нормам № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Поэтому не стоит «изобретать велосипед», а лучше взять за основу типовую форму АО-1.
Если посмотреть заполненный образец авансового отчета, видно, что часть сведений вносит подотчетное лицо, а часть – бухгалтер. Проверяет документ главный бухгалтер, утверждает руководитель. Без отметки об утверждении форма не может быть признана действительной. Далее рассмотрим, как заполнить авансовый отчет – образец заполнения в следующем разделе.
Инструкция по оформлению образца авансового отчета
Документ заполняется в единственном экземпляре. Бланк содержит 2 стороны – обратную и лицевую. Начинается внесение данных на лицевой части. Здесь указывается следующая информация:
- Название предприятия, код ОКПО.
- № и дата отчета – нумерация ведется по хронологии с начала года.
- Сведения о работнике – приводится его ФИО, должность, табельный №, подразделение (при наличии).
- Цель выдачи денег в подотчет – формулировка зависит от того, на что выдаются средства. К примеру, в строке «Назначение аванса» можно написать «командировка (указываются город, сроки поездки)», «почтовые расходы», «хозяйственные нужды», «представительские расходы» и т.д.
- Сведения о расходовании средств (в руб. и коп.) – нужно указать остаток/перерасход по прошлому отчету, сумму и способ получения аванса, сумму по тратам, остаток/перерасход по текущему отчету, данные о бухпроводках.
На оборотной стороне отражаются данные о расходах подотчетного лица. Информация вносится в таблицу. По порядку отражаются:
- Суммы трат – в графах 5, 6 данные приводит работник; в графах 7, 8 бухгалтер.
- Реквизиты подтверждающих документов – нужно указать дату, № и вид документа. Это может быть чек, квитанция, товарная накладная, транспортные документы (билет, талон) и т.д. Все документы прикладываются к отчету, чтобы организация могла обосновать расходы.
В завершение заполняется отрывная расписка. Бухгалтер ее отрезает и передает сотруднику. Расписка подтверждает факт сдачи отчета на проверку.
Читайте: Выдача денежных средств в подотчет
Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы
Многих интересует, как выглядит образец заполнения авансового отчета по командировке. Документ заполняется с учетом того, кто понес расходы. Если какие-то траты совершены за счет предприятия, их включать в форму не нужно.
Читайте: Проводки по заработной плате