Выдача денежных средств в подотчет

Регулярная выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятий осуществляется в целях возмещения командировочных расходов, затрат на закупку ТМЦ, ГСМ и т.д. Поскольку подобные операции относятся к наличным, законодательство РФ предъявляет повышенные требования к их учету и оформлению. Разберемся, в правилах выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году – формы приказа и заявки размещены ниже.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Порядок выполнения в РФ наличных расчетов регламентируется Банком России в Указаниях № 3073-У от 07.10.13 г. Согласно п. 1 взаиморасчеты между обычными гражданами (не ИП) никак не лимитируются, но, если в процесс вовлекаются предприятия, следует учитывать ряд ограничений. В частности, юрлицам и ИП запрещено использовать поступающие в кассу средства за реализованные услуги или продукцию. Исключение – цели по п. 2:

• Зарплата персонала.
• Социальные пособия.
• Оплата стоимости товаров, работ.
• Подотчетные суммы, выдаваемые работникам компании.
• Прочие цели, обозначенные в п. 2.

Обратите внимание! Если одним из участников наличных расчетов является физлицо, утвержденный лимит в 100000 руб. (по одному договору) не действует. Следовательно, получается, что в части подотчетных операций минимальные и максимальные пределы не действуют, то есть осуществляются без ограничений (п. 5, 6 № 3073-У).

Кому можно выдавать средства в подотчет

Выплата денег персоналу должна производиться с соблюдением установленного регламента. Для этого в каждой организации разрабатывается и утверждается положение о выдаче денежных средств в подотчет. В указанном ЛНА перечисляются цели расходования подотчетных сумм; максимальный размер операционных затрат; список лиц, которые вправе получать средства; сроки составления авансовых отчетов и возврата остатка денежных сумм.

Обратите внимание! В соответствии с подп. 5 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г. работником признается физлицо, заключившее с работодателем трудовой договор или ГПД. То есть, выдавать средства в подотчет разрешается не только сотрудникам, но и подрядчикам.

Независимо от того, кому именно выплачиваются из кассы или безналичным путем подотчетные деньги, при расчетах нужно соблюдать общепринятый алгоритм действий. К примеру, выдача денежных средств в подотчет директору выполняется так:

1. Уточняется наличие задолженности по ранее выданным деньгам. Если отчет по прошлым средствам работником не представлен, выдавать новые суммы нельзя. По общим требованиям авансовые отчеты с подтверждающей документацией составляются не позже 3 дней (рабочих) с даты истечения сроков получения средств или с момента возврата гражданина к исполнению должностных обязанностей.
2. Составляется заявка на выдачу денежных средств в подотчет – образец далее. Единой унифицированной формы нет, можно разработать собственную. Документ пишется подотчетным лицом собственноручно с указанием требуемой суммы, цели и сроков расходования. После рассмотрения и одобрения руководитель ставит резолюцию (подп. 6.3 № 3210-У). Это главное основание для выдачи денежных средств в подотчет и оформления кассовых документов.
3. Составляется РКО (КО-2 по статистическому Постановлению № 88 от 18.08.98 г.), выдается наличность и производится запись в кассовую книгу предприятия.

Обратите внимание! С 19.08.17 г. вступили в действие поправки в Указания № 3210-У от 11.03.14 г. (введены в силу Указаниями № 4416-У от 19.06.17 г.). Согласно нововведениям компаниям можно выдавать подотчетные суммы без наличия письменного заявления работника, а только лишь на основании приказа руководителя.

Сроки выдачи денежных средств в подотчет

Конкретные сроки для выдачи денег подотчетникам устанавливаются директором предприятия. Это может быть – неделя, месяц, 45 дней или иной период. Если сроки не утверждены, по умолчанию отчет о целевом расходовании должен быть сдан сотрудником в течение 3 дней. Суммы не списываются с работника до тех пор, пока не будут представлены подтверждающие затраты документы и итоговый авансовый отчет.

Перерасход подлежит выдаче, а излишек – сдаче в кассу компании. Нужное действие производится после проверки всех документов. В кассовом документообороте выдача в подотчет – статья движения денежных средств в зависимости от цели расходования, к примеру, «на закупку канцтоваров» или «на командировочные расходы». В бухучете компании при этом используется сч. 71, который дебетуется в корреспонденции со счетами 50, 51, 52, 55 и др.; кредитуется со счетами – 10, 08, 25, 20, 26, 44, 41, 94, 76 и т.д.

Выдача наличных денежных средств в подотчет – документооборот

Основанием для выплаты сумм является распорядительный документ. Как правило, это приказ, который можно сформировать в произвольной форме с указанием необходимых реквизитов. Если требуется также составить заявление о выдаче денежных средств в подотчет, образец приведен далее.

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет

Директору ООО «Горизонт»

Тимофееву А.С.

от менеджера

Куприяновой И.Г.

Заявление

Прошу выдать мне в подотчет 5 200 (пять тысяч двести) рублей на срок четыре календарных дня в целях приобретения канцтоваров для отдела снабжения.

18.09.2017 _______________/Куприянова И.Г./

Задолженность Куприяновой И.Г. по ранее выданным средствам отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

18.09.2017 г.

Приказ о выдаче денежных средств подотчет – образец

Приказ также формируется произвольно. Обязательно нужно указать срок выдачи финансовых средств и точную сумму. Дополнительно приводится ФИО работника, цели расходования. Допускается составление одного документа на нескольких сотрудников.

Образец документа-распоряжения на выдачу средств в подотчет – скачать здесь.

А правомерна ли выдача денежных средств в подотчет учредителю? С законодательной точки зрения ограничений нет, но собственники бизнеса наравне с прочим персоналом обязаны своевременно отчитаться по полученным деньгам.