Ведомость инвентаризации

Чтобы проверить реальное наличие оборотных и внеоборотных активов на складах и других участках передвижения ТМЦ, фирмы инициируют их пересчет, обмер, обвес. Процедура реализации этого контрольного мероприятия регламентируется ФЗ-129, разъяснениями Министерства финансов и внутренними актами организации. Для подведения итогов составляется специальный документ – ведомость результатов инвентаризации (опись), при отсутствии которой результаты ревизии делаются недействительными.

Виды инвентаризационных описей

Старт ревизии ТМЦ дает постановление, распоряжение о проведении инвентаризации – унифицированная форма или документ по образцу, разработанному компанией. В указанные в ней сроки обозначенные лица осуществляют пересчет, обмер, взвешивание запасов.

Для подведения итогов проведенной ревизии используется несколько форм документов. Выбор зависит от типа пересчитываемого имущества. Возможны следующие варианты:

• Бланк ИНВ-3 – используется для отображения итогов проверки товарно-материальных активов. В нем отражается реальное и плановое количество запасов, готовой продукции и прочих ценностей. Этот бланк находит наибольшее применение на практике.
• ИНВ-1 – это унифицированная форма, предназначенная для отражения результатов пересчета основных средств (станков, автомобилей, иного оборудования). Ее обычно составляют перед формированием годового или внепланового баланса (например, перед продажей бизнеса).
• ИНВ-1а – бланк, предназначенный для подведения итогов инвентаризации нематериальных активов (лицензий, прав пользования и т.д.).
• ИНВ-2 – инвентаризационный бланк, применяемый в качестве вспомогательной формы в ситуациях, когда требуются дополнительные элементы первичной документации. Например, необходимо зафиксировать промежуточные итоги или количество запасов на складах настолько велико, что ревизорам нужно несколько дней работы.

Наиболее востребованной из перечисленных форм является ИНВ-3. Ее бланк закреплен постановлением Госкомстата №88. Он предназначен для компаний разных форм собственности и направлений деятельности. С 2013 года фирмы вправе разрабатывать и закреплять в учетной политике собственную форму, если она содержит все реквизиты, предусмотренные действующим законодательством.

Признанный способ проверки данных бухгалтерского учета – акт инвентаризации. По результатам ревизии становится понятно, какие оборотные (внеоборотные) активы были недооценены или переоценены.

Подробней о формах ИНВ

Общие правила составления описей

Составление инвентаризационной ведомости – задача комиссии, назначенной из сотрудников компании (бухгалтеров, управленцев, иных специалистов) приказом руководителя. В документе систематизируются и закрепляются официально результаты проведенного пересчета.

Скачать бланк инвентарной ведомости можно на сайтах информационно-правовых систем. Вариант разработки собственного образца на практике встречается нечасто: сказывается привычка, обычаи делового оборота и удобство унифицированной формы.

По факту проведенной ревизии опись составляется в двух экземплярах и подписывается самими ревизорами, назначенными руководством, и лицами, отвечающими «рублем» за сохранность пересчитанных ценностей (например, кладовщиками). Последние тем самым заверяют, что присутствовали при проверке и согласны с ее итогами.

Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, сотрудники которой сверяют данные ручного подсчета со сведениями, забитыми в учетную программу. Вторая копия остается у кладовщиков или иных сотрудников, несущих денежную ответственность.

Важно! Описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение и находящихся в собственности компании, составляются отдельно.

Как правильно заполнить ведомость результатов, выявленных инвентаризацией?

Типовой бланк документа обязательно завершает ревизию ценностей. Его отсутствие – причина признания результатов инвентаризации недействительными. Разъяснения Минфина допускают возможность заполнения формы от руки (синими, черными или фиолетовыми чернилами) или с использованием компьютерных программ с последующей распечаткой.

Перед началом пересчета ТМЦ заполняется титульный лист ведомости. Он включает следующую информацию:

• наименование компании;
• название структурного подразделения, где будет проводиться ревизия, если она охватывает не всю фирму;
• номер и дата приказа или распоряжения руководства, на основании которого проводится инвентаризация;
• сроки ревизии, обозначенные в приказе;
• номер инвентаризационной ведомости и дата ее составления;
• вид ценностей, подвергшихся пересчету (например, готовая продукция);
• факт обладания ценностями (находятся ли они в собственности или в аренде).

На титульнике размещается расписка лиц, несущих материальную ответственность за сохранность ТМЦ, о том, что приходники и расходники отданы в бухгалтерию, поступившие ценности оприходованы, а убывшие списаны в расход.

Указывается должность и ФИО каждого из таких лиц, проставляется его личная подпись.

Второй лист инвентаризационной ведомости представляет собой таблицу, куда заносятся следующие сведения:

• номер п/п;
• счет бухучета, где отражены пересчитываемые ценности (например, 41, 10);
• наименование и номенклатурный код каждой ТМЦ;
• единицы измерения (кг, шт. и т.д.);
• цена единицы ТМЦ;
• инвентарные номера ценностей;
• фактическое количество ТМЦ и их стоимость, рассчитанная путем умножения числа на цену.

Пример, образец заполнения описей можно найти на сайтах информационно-правовых систем. Им нужно руководствоваться при подготовке ведомости впервые.

Готовая табличная форма передается в бухгалтерию компании, сотрудники которой заполняют последние два столбца – количество ТМЦ и стоимость, отраженные в учетной программе предприятия.

Нижняя часть второго листа посвящена подведению итогов. В ней указывается число порядковых номеров, общее количество единиц товара и фактическая стоимость пересчитанных ценностей (в рублях и копейках).

Данные проверки, отраженные в ИНВ-3, заверяются подписями:

• председателя инвентаризационной комиссии;
• ее прочих членов;
• материально ответственных лиц организации на предмет соответствия (например, виза старшего кладовщика).

Подписывая ведомость, кладовщик подтверждает, что работы по пересчету ТМЦ производились в его присутствии, т.е. законодательные требования соблюдались.

Ревизия ТМЦ – монотонный и долгий труд, в ходе которого даже внимательный сотрудник может допустить ошибку и прочет. Чтобы снизить вероятность неточностей, компании прибегают к контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей. Для этого выбирается независимое лицо, например, главбух фирмы, которое ее раз проверит наличие ТМЦ на складе. Если постконтроль имеет место, в нижней части второго листа ставится ФИО специалиста, подпись и дата ревизии.

Корректное оформление документации, сопутствующей проверке, – гарантия правильности проведения инвентаризации ценностей. Двойной контроль, присутствие лиц, несущих материальную ответственность, сверка с данными бухгалтерского учета – все это позволяет фирме реально оценить свои активы, убедиться в правильности их хранения, выявить единицы, в которых больше нет необходимости и тем самым «разгрузить» склад.