УПД – правила заполнения

УПД – это универсальный передаточный документ, который заменяет счет-фактуру и первичный бухгалтерский бланк. Применять форму вправе любые организации при условии, что реквизиты отражены корректно. В нашей статье вы найдете правила заполнения УПД, образец и пример бланка.

Правила оформления УПД

Официальная форма УПД, образец заполнения представлен ниже, утвержден ФНС в Письме № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. Контрольный орган разработал этот бланк в целях упрощения документооборота хозяйствующих субъектов. Один документ совмещает в себе функции счет-фактуры и первички (накладная, акт и т.д.).

К примеру, предприятие реализует станки. Как оформляется продажа товара? Сначала поставщик выставляет покупателю накладную ТОРГ-12, затем выписывается отдельный счет-фактура. В бланке УПД обе формы объединены. А значит, организация может на основании одного документа отразить в учете реализацию и начисление НДС. С другой стороны, покупатель вправе поставить на учет купленные товары и взять к вычету НДС согласно полученному УПД.

Такие действия не запрещены законодательством РФ. Налоговые органы приравнивают универсальный документ к первичным формам, разрешают брать НДС к вычету и отражать расходы в налоговом учете согласно УПД. Но при этом бланк должен содержать все обязательные реквизиты. Типовая форма утверждена ФНС. Компании могут добавлять в предусмотренные поля и строки свои реквизиты. Рассмотрим подробно, как правильно заполнить УПД – образец в конце статьи.

Как правильно заполнить универсальный передаточный документ – образец

Начать следует с указания статуса. Предусмотрено 2 варианта кодировки формы в зависимости от ее предназначения. При указании кода «1» УПД можно использовать и как счет-фактуру, и как первичку (ТТН, ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и пр.). Если внесен код «2», документ не несет функций счет-фактуры, а «работает» только в статусе первичного. В этом случае не заполняются те строки/графы, которые предназначены исключительно для счет-фактуры. А при необходимости счет-фактура выставляется отдельно.

В связи с тем, что существует две цели оформления УПД, правила заполнения данных разнятся. На законодательном уровне обязательные реквизиты первички организации перечислены в п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. А при заявлении вычета по НДС следует учитывать положения стат. 169 НК.

Инструкция по заполнению УПД первичного документа – обязательные реквизиты:

  • Название и № документа – при формировании УПД для первички используется статус 2.
  • Название организации-составителя бланка – поскольку УПД относится к двусторонним формам, также обязательно указывается название стороны-покупателя сделки.
  • Экономическое содержание хозяйственной операции – нужно пояснить обстоятельства сделки (предмет, количество, тип измерения, цена и т.д.).
  • Должности ответственных за совершение сделки лиц – если учетной политикой утверждены отдельные сотрудники для оформления УПД, эти лица указываются в специальной строке.
  • Личные подписи сторон – для идентификации приводится расшифровка ФИО и должность физлица в организации.

Инструкция по заполнению УПД счета-фактуры – обязательные реквизиты:

  • № по порядку и дата заполнения.
  • Названия, адреса и ИНН сторон сделки (покупателя и поставщика).
  • Названия и адреса грузоотправителя и грузополучателя.
  • При перечислении предоплаты данные (№ и дата) платежного документа.
  • Сведения о предмете сделки – название, единица измерения, количество, валюта, госконтракт (при наличии), цена и стоимость без налога, ставка и сумма налога, данные по акцизам, стоимость общая с налогом, № таможенной декларации, страна и т.д.

Полный перечень реквизитов для счет-фактуры установлен в п. 5 стат. 169 НК. Отдельно нужно отметить, что заменять УПД счет-фактуру на предоплату не допускается. Использовать универсальный бланк можно только при отгрузках или оказании услуг, работ и т.д. Исчерпывающий список допустимых ситуаций приведен в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3-96 от 21.10.13 г.

Что такое УПД в бухгалтерии

УПД универсальный передаточный документ – образец заполнения

Чтобы добиться правильного оформления УПД, образец заполнения приведен ниже. Прежде чем приступать к его рассмотрению, детально укажем, в каком порядке вносятся данные по строкам.

Построчный алгоритм заполнения УПД – таблица:

№ строки/графы в УПДКакую информацию нужно указывать
Статус1 – для использования УПД в качестве счет-фактуры и отгрузочной первичной формы. Сведения указываются согласно Постановлению № 1137 от 26.12.11 г.

2 – для использования УПД только в качестве первичной формы бухучета. Разрешается не заполнять данные, обязательные для счет-фактуры:

·        № и дата платежного документа.

·        Сумма акциза.

·        Ставка по НДС.

·        Код (цифровой) и наименование страны происхождения.

·        № декларации (таможенной).

№ УПД – нумерация УПД осуществляется двумя способамиОрганизация присваивает УПД номер в зависимости от статуса:

1 – при использовании в качестве счет-фактуры № закрепляется по порядку (п. 5 стат. 169 НК). Хронология применяется и для корректировочных форм. Если документ оформляет ОП предприятия, счета-фактуры нумеруются в специальном порядке.

2 – в перечне реквизитов, обязательных для первички, № не указан (п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ). Поэтому компания может присвоить № УПД в соответствии с № счет-фактуры или согласно нумерации первички (акта, накладной и т.д.)

Дата УПДВ УПД имеются три строки с датами:

·        1 – календарная дата заполнения счет-фактуры.

·        11 – календарная отгрузочная дата, то есть передачи ТМЦ покупателю.

·        16 – календарная дата приемки продукции (работ или услуг).

При заполнении этих строк нужно помнить, что счет-фактура не может быть выписан позже 5 дней от момента реализации. Документ, составленный ранее, не имеет правового основания для заявления вычетов.

Что касается УПД, даты по стр. 11 и 16 указываются на момент передачи и приемки товаров, оказания услуг. При этом все три даты могут совпадать или показатели по стр. 1 и 11 будут равны, а по стр. 16 указан более поздний. В любом случае дата по стр. 16 не может быть раньше дат по стр. 1 и 11.

Строки А и БНе относятся к обязательным. При внесении данных указывается порядковый № и код артикула (для продукции) или вид хоздеятельности (для услуг, работ)
Стр. 8Заполняется по желанию – приводятся данные для идентификации юридических взаимоотношений сторон сделки. Это может быть № контракта, счета, соглашения и т.д.
Стр. 9В случае необходимости поставщик здесь указывает данные по транспортной документации – путевому листу, транспортной накладной, расписке, поручению водителя. Дополнительно можно внести сведения о грузе – массе, базисе поставки и пр.
Стр. 10, 15Предназначены для внесения подписей ответственных за отгрузку и сдачу продукции лиц. Для подтверждения полномочий приводятся должности сотрудников, ФИО (полностью)
Стр. 12Дополнительная строка для внесения сведений о существенных особенностях сделки. Здесь можно привести данные о паспортах на продукцию, сертификатах и т.д.
Стр. 17Дополнительная строка для внесения сведений о претензиях или их отсутствии и т.д.
Стр. 13, 18Эта строка предназначена для указания информации о лицах, ответственных в организациях за правильность заполнения документа. Сведения приводятся как на продавца, так и на покупателя. Вносятся должность, ФИО и расшифровка.

Если это же лицо одновременно ответственно за отгрузку, повторно подпись не ставится (при условии наличия по стр. 10), указывают только ФИО и должность.

В случае, когда это лицо отвечает за подписание счет-фактуры, также можно не проставлять повторно подпись, а внести данные только по должности и ФИО

Стр. 14, 19В этих строках можно привести данные о сторонах сделки – наименования поставщика и покупателя, реквизиты договоров и пр. Можно не заполнять, если информация содержится на печати

Кто может подписывать универсальный документ? Согласно положениям стат .169 НК при подписании счет-фактуры в общих случаях уполномоченными лицами являются руководитель компании и главный бухгалтер. При проставлении статуса «2» нужно дополнительно помнить о требованиях п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ. Таким образом, подписи проставляются в следующем порядке:

  • По стр. 10 – работника, выполнившего отгрузку или имеющего право подписывать акт при оказании предприятием услуг, выполнением каких-либо работ. Если этот же сотрудник вправе подписывать счет-фактуру, разрешается только указать должность и ФИО без дублирования подписи.
  • По стр. 13 – работника, который уполномочен на составление УПД в организации-продавце. Если это тот же сотрудник, который указан по стр. 10, разрешается не дублировать подпись, а внести данные о должности и ФИО.
  • По стр. 15 – работника, принимающего товар или имеющего право подписывать акт при приемке услуг/работ.
  • По стр. 18 – – работника, который уполномочен на составление УПД в организации-покупателе. Если это тот же сотрудник, который указан по стр. 10, разрешается не дублировать подпись, а внести данные о должности и ФИО.

Нужна ли печать на УПД?

Бланк универсального документа содержит в составе реквизитов печать (М.П.). Место для оттиска предусмотрено внизу формы. Обязательно ли ставить печать или можно обойтись без нее?

Если говорить о счет-фактуре, с 01.01.2002 г. печать исключили из положений стат. 169 НК. Закон № 402-ФЗ также не требует наличия оттиска в первичке. Поэтому документ без печати сохраняет свою нормативную силу и является основанием для принятия НДС к вычету, учета затрат в расходах предприятия. Однако при этом нужно заполнять данные по стр. 14 и 19. В случае внесения сведений в стр. 14 и 19, при наличии договоренности между сторонами, можно не ставить печать.

Обратите внимание! В то же время для поставщика надежнее, когда сторона-покупатель ставит в УПД печать. Такой реквизит официально подтверждает факт приемки продукции и помогает взыскать с организации средства при нарушении обязательств по расчетам.

Пример заполнения УПД

Далее рассмотрим пример УПД – заполнение осуществляется в формате Excel. Документ составлен с учетом статуса «1». Следовательно, такой бланк является одновременно и счет-фактурой, и накладной на отгрузку. Чтобы получить подходящий вам заполненный образец УПД, отредактируйте данные в нужных строках. Предприятие может самостоятельно дополнять форму прочими графами по необходимости. Главное – это внести сведения во все обязательные реквизиты для первички (п. 2 стат. 9 Закона № 402-ФЗ) и для счет-фактуры (п. 5 стат. 169 НК).

(Скачать образец заполнения) Универсальный передаточный документ

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: