Учет невозврата при отмене командировки

В условиях распространения коронавируса многие компании вынуждены отменять командировки сотрудников. Поездка не состоялась, а перед бухгалтером встает вопрос: Что делать с невозвратными расходами? Как организовать их учет? Можно ли некомпенсируемые издержки рассматривать как убытки или отнести на расходы такие суммы нельзя? Расскажем, что делать в такой ситуации, какова позиция Минфина.

Читайте: Как отменить командировку работника в связи с коронавирусом

Действия работодателя при отмене командировки

Служебная поездка может быть отменена по различным причинам. Сразу отметим, когда командировка сорвана по вине работника организации, невозвратные расходы нельзя учесть при расчете налога с прибыли. Это отметил ФНС в Письме СД-4-3/1352@ от 29.01.2020 г.

Если же отмена произошла по уважительной причине, к примеру, из-за карантина по коронавирусу, некомпенсируемые расходы могут быть рассмотрены как убытки. Прежде чем организовать учет таких трат, требуется документально оформить несостоявшуюся поездку. Для этого работодатель издает приказ, где приводится причина отмены, сведения о работнике, порядок решения организационных вопросов. Затем осуществляются расчеты со специалистом, если уже выдавался аванс. Кроме того, в приказе нужно прописать порядок отражения в учете расходов.

Читайте: Командировочные за границу: суточные

Как учесть расходы на отменённую командировку

Невозвратные траты по командировке, отмененной по объективным причинам, можно учесть в расходах работодателя при расчете налога с прибыли. Эту точку зрения высказал Минфин в Письмах № 03-03-06/1/57735 от 03.07.2020 г., № 03-03-07/33766 от 18.05.2018 г. Ведомство не уточняет, из-за какой конкретно причины не состоялась поездка. Включение в расходы осуществляется в периоде фактического образования трат. Дополнительно должны соблюдаться следующие общие критерии признания расходов:

• Экономическая обоснованность трат – в случае с несостоявшейся командировкой это уважительная причина ее отмены, обоснованность самой поездки.
• Документальное подтверждение издержек.
• Неотнесение трат к неучитываемым при налогообложении прибыли расходам – такой перечень утвержден в стат. 270 НК РФ.

Таким образом, при отмене поездки из-за COVID-19 бухгалтеру нужно доказательно обосновать несостоявшуюся поездку. Для этого составляется приказ. Далее уточняется перечень возникших расходов. Под каждый пункт собираются подтверждающие траты документы. Если каких-то документов нет, учесть такие расходы в издержках предприятия не получится. Если подтверждение есть, отражение производится следующим образом:

• В бухгалтерском учете – в составе прочих расходов на сч. 91 согласно п. 13 ПБУ 10/99.
• В налоговом учете – в составе внереализационных расходов согласно подп. 6 п. 2 стат. 265 НК РФ.

Обратите внимание! В налоговом учете траты по несостоявшейся командировке могут быть отнесены также в прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 стат. 264 НК РФ. Но если рассматривать в качестве причины отмены карантин, это уже чрезвычайная ситуация, поэтому в случае с коронавирусом, подобные расходы включаются во внереализационные по подп. 6 п. 2 стат. 265 НК РФ.

Расходы признаются на дату (подп. 3, 5 п. 7 стат. 272 НК РФ):

• При оплате предприятием – на дату отмены брони, возврата билетов.
• При оплате работником – на дату утверждения авансового отчета.

Особенности учета НДФЛ и страховых взносов

В том случае, когда работник самостоятельно оплачивал билеты, проживание, работодатель должен коменсировать ему потраченные средства. НДФЛ начислять не нужно, поскольку дохода у физлица в данной ситуации не возникает (Письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Страховые взносы также не подлежат исчислению. Все потраченные по командировке средства являются расходами работодателя, а не работника. При отмене поездки классификация расходов не меняется (Письмо Минтруда от 27.11.2014 N 17-3/В-572). Это правило действует как по возврату, так и по невозврату.

Читайте: Командировочное удостоверение – бланк