Совмещение должностей в одной организации: оформление

На практике нередки ситуации, когда в штатном расписании компании имеются должности, необходимые для ее нормальной работы, но они пустуют, например, из-за сложностей поиска нового специалиста. Закон оставляет фирмам право поручить временно освободившиеся обязанности уже имеющемуся сотруднику. Понятие, порядок оформления совмещения профессий, должностей определены в ст. 60.2 ТК РФ. Чтобы избежать трудовых споров, организации необходимо четко следовать предложенному законодательством алгоритму.

Когда оформляется совмещение?

Согласно положениям ст. 60.2 ТК РФ, совмещением называется ситуация, когда работнику с его письменного акцепта наряду с функционалом, ради исполнения которого он нанимался в компанию, поручают дополнительные обязанности, значительно отличающиеся от его основных задач, за которые причитается отдельная оплата.

Законодательно определены следующие особенности совмещения:

• инициатором его оформления может выступать и гражданин, и фирма, но решение принимается работодателем;
• фирма-наниматель определяет перечень функций, сумму вознаграждения и период, в течение которого действуют зафиксированные на бумаге договоренности;
• акцепт работника относительно новых обязанностей обязательно фиксируется письменно;
• сотрудник продолжает решать задачи, которые были закреплены за ним изначально, в рамках основной специальности.

Как оформить совмещение должностей на одном предприятии? Для начала нужно проверить, указаны ли должности, функционал которых будет разделен, в «штатке» юрлица. В прочих случаях контролирующие органы сочтут доплату работникам необоснованной.

ТК РФ не устанавливает нормативного срока совмещения. Конкретный период закрепляется допсоглашением, подписываемым сторонами. Закон не обозначает верхнюю и нижнюю планку для денежного вознаграждения. Стороны самостоятельно решают, как назначить доплату: в определенной сумме или в процентном соотношении от основного оклада гражданина.

Оплата за совмещение должностей на одном предприятии

Когда оформление совмещения должностей на одном предприятии не допускается

Существуют ситуации, в которых фирма не вправе использовать механизм совмещения. К их числу относится следующее:

1. Временно «бесхозная» работа не отличается от основного функционала специалиста

Если сотруднику получают новые обязанности, аналогичные тем, что он выполняет на основной должности, понятие «совмещение» не используется. Изменение условий занятости оформляется как расширение зон обслуживания или возрастание объемов работы.

2. Дополнительная работа требует особой квалификации

Действующее законодательство устанавливает особые требования к квалификации для отдельных профессий: водителей, учителей, лиц, занятых на подземных или высотных работах, и т.д.

3. Требования к прохождению медосмотров

Профессии, связанные с общественным питанием, бытовым обслуживанием населения, и другие должности требуют обязательного прохождения предварительных и периодических медосмотров. Если работник их не посещал, вопрос, как оформить совмещение должностей, отпадает.

Важно разграничивать повышение трудовой нагрузки и совместительство. Первое означает, что специалист будет исполнять дополнительные обязанности одновременно с основными. Второе подразумевает, что новый функционал будет выполняться в свободное время, например, в выходные, после завершения трудовой смены.

Совмещение должностей: как оформить согласие работника

Согласно ст. 60.2 ТК РФ, фирма, желающая оформить совмещение, должна получить от сотрудника письменное согласие по следующим вопросам:

• перечень дополнительных функций;
• срок их исполнения;
• величина доплаты.

Чтобы избежать возможных споров и разногласий, руководству следует направить в адрес сотрудника письменное предложение. Как оформить совмещение? Нужно указать в уведомлении следующие сведения:

• название компании;
• ФИО и должность работника;
• дата составления предложения;
• даты дополнительной работы;
• ее содержание (например, дается ссылка на положения должностной инструкции);
• сумма оплаты.

Предложение подписывается руководителем предприятия и вручается специалисту. Далее возможны два варианта действий, как оформить внутреннее совмещение у одного работодателя. Специалист проставляет подпись и пометку «Не возражаю» на исходном документе и возвращает его нанимателю или пишет отдельное заявление. Во втором случае ему потребуется указать:

• ФИО и должность руководителя-получателя заявления;
• ФИО и должность автора-составителя;
• указание даты получения предложения;
• наименование дополнительной должности;
• даты совмещения;
• оклад, на который соглашается специалист.

Иными словами, заявление дублирует основные положения полученного предложения. Экземпляр документа, подписанный работником, хранится в отделе кадров.

Внутреннее совмещение: как оформить допсоглашение

Поручение сотруднику дополнительной работы, отличной от перечня функций, согласованных изначально, меняет условия занятости специалиста. Ст. 72 ТК РФ обязывает стороны оформить допсоглашение к трудовому договору гражданина.

В документе указывается, что:

• специалист согласился на выполнение дополнительного функционала в рамках совмещения;
• стороны согласовали условия будущего сотрудничества (его срок, доплата, перечень обязанностей);
• остальные положения первоначального договора остаются неизменными и продолжают свое действие.

Законодательство не предлагает образца трудового договора на совмещение: новые отношения сторон оформляются допсоглашением. Новые функции описываются любым из двух способов: дается отсылка на должностную инструкцию или перечисляются конкретные задачи, стоящие перед работником.

Дополнительное соглашение печатается в двух экземплярах. Один передается сотруднику, второй хранится в отделе кадров предприятия.

Совмещение должностей в одной организации: оформление приказа

ТК РФ обязывает фирму-нанимателя издать кадровый приказ, закрепляющий изменение статуса работника. После подписания документа специалист приступает к исполнению дополнительных обязанностей. Законодательство не предлагает унифицированного бланка, фирма использует собственный вариант оформления.

В приказе прописывается следующая информация:

• название компании;
• дата, номер и место издания документа;
• его название – «Приказ о совмещении должностей»;
• ФИО и должность работника;
• срок исполнения новых обязанностей;
• их содержание;
• сумма доплаты;
• ссылка на допсоглашение, подписанное сторонами.

Как правильно оформить совмещение? Необходимо, чтобы приказ был заверен подписью первого лица организации. В документе можно указать, что выполнение распоряжения – задача главного бухгалтера, который будет начислять доплату, начальника департамента, который обозначит круг новых функций специалиста.

Все лица, поименованные в приказе, ставят на нем собственноручные подписи. Готовый документ хранится в отделе кадров фирмы-нанимателя.

Временное совмещение должностей: как правильно оформить трудовую книжку

Порядок заполнения трудовых книжек определяется подзаконными актами: Постановлениями Правительства РФ и Минтруда. В этих нормативных документах не содержится указания на то, как вносить сведения о совмещении. Это означает, что запись не делается, потому что основная работа специалиста не меняется, кадрового перевода не происходит.

Совмещение в трудовой книжке не отражается, аналогично сведения о нем не вносятся в личную карточку работника. Обосновывающими документами, подтверждающими новый статус специалиста, остаются допсоглашение, подписанное сторонами, и кадровый приказ.