Служебная записка на командировку: образец 2018

Для решения тех или иных вопросов хозяйственной жизни компании направляют работников в служебные поездки. Сотрудник вправе добираться до места назначения на общественном транспорте (поезд, самолет) или на личном, арендованном, служебном автомобиле. Во втором случае у него не будет билетов, а потому для подтверждения факта пребывания вне дома составляется служебная записка на командировку по образцу, утвержденному нанимателем, или в свободной форме.

Чем подтверждаются даты отъезда сотрудника?

В 2015 году произошло изменение правил оформления служебных командировок. Новые нормативы обязывают работодателей оформлять всего два документа:

• приказ о направлении сотрудника в поездку;
• авансовый отчет, составляемый по факту прибытия.

Чтобы отразить служебную поездку в бухгалтерском учете, нужно знать ее продолжительность. Ее ориентировочные даты указываются в приказе, подписываемом руководителем. Точные сроки отъезда специалиста определяются по:

• Проездным документам. Если место отправления поезда (самолета) находится вне города проживания гражданина, учитывается время, необходимое, чтобы добраться до вокзала (аэропорта).
• Документам о проживании. Если у работника отсутствуют проездные билеты, длительность поездки подтверждается датами заселения и отбытия из гостиницы. Дополнительно готовится служебная записка на командировку по образцу, утвержденному в компании.

Если отсутствуют и чеки из гостиницы, и билеты, единственным подтверждением сроков поездки служит служебная записка. К ней обязательно прикладывается документ, способный подтвердить длительность пребывания работника в другом городе. Эта бумага заверяется принимающей стороной.

Командировка по ТК РФ

Нюансы составления служебной записки

Служебная записка о направлении в командировку готовится, если до места назначения и обратно сотрудник планирует добираться:

• на личном авто;
• на транспорте, принадлежащем нанимателю;
• на машине третьих лиц (например, арендованное авто, транспортное средство, управляемое другим водителем, и т.д.).

Указанные способы передвижения применяются в ситуации, если руководство компании не возражает. Они подтверждаются документами, свидетельствующими, что специалист действительно прибыл в пункт назначения. Один из них – путевой лист, оформленный на авто, использование которого было предварительно согласовано.

Если специалист планирует отправиться в поездку на машине, он действует по следующему алгоритму:

1. Пишет служебную записку о направлении в командировку по образцу, утвержденному в компании, или в свободной форме.
2. Передает начальству на рассмотрение.
3. В случае получения подтверждения подписывает приказ, который издают сотрудники отдела кадров.
4. По возвращении из командировки в трехдневный срок готовит и представляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Согласно разъяснениям Минфина, служебная записка сама по себе не признается документом, подтверждающим командировку. Ее обязательно должны сопровождать дополнительные бумаги (чеки на бензин, договор об аренде жилья, путевой лист и т.д.).

Служебная записка на командировку: образец 2018

Правила составления служебной записки утверждаются внутренними актами компании-нанимателя. В ней прописываются следующие сведения:

• ФИО и должность работника, направляемого в командировку;
• ФИО руководителя и наименование фирмы-нанимателя;
• населенный пункт (если их несколько, перечисляются все);
• цель поездки;
• ее продолжительность.

Дополнительно можно указать сведения об автомобиле, на котором работник планирует передвигаться (марка, регистрационный номер).

Готовый документ заверяется сотрудником-составителем и его руководителем, который подтверждает возможность использования личного транспорта для поездки. Когда специалист возвращается, в нижней части записки указывается точное число дней отсутствия, дается перечень подтверждающих документов (чеки, квитанции, договоры найма жилья, путевой лист и т.д.).