Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

В соответствии с нормативными требованиями сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Где посмотреть сроки? Точные периоды определены в Законе № 402-ФЗ, актах об архивном деле и др. Разберемся, сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы.

Для чего нужно хранение бухгалтерских документов в организации

В соответствии с п. 1 стат. 29 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. общий срок хранения бухгалтерской документации составляет 5 лет. К подобным документам бухучета относятся первичные формы, бухгалтерские регистры, финансовая бухотчетность, аудиторские заключения. Для учетной политики, стандартов предприятия и прочих, связанных с ведением бухучета документов установлен этот же пятилетний срок.

Хранить документацию необходимо, прежде всего, в интересах самой организации. При налоговой проверке инспектор вправе затребовать данные за трехлетний период. Чтобы подтвердить правильность учета, начисления налогов, составления отчетности, предприятие обязано предоставить соответствующие формы. А значит, требуется тщательно хранить каждый документ, связанный с хоздеятельностью.

Синтетический и аналитический учет: их взаимосвязь

Какой срок хранения бухгалтерских документов

Общий законодательный срок хранения документов бухгалтерского учета составляет 5 лет (п. 1 стат. 29 Закона № 402-ФЗ). Дополнительно сроки регулируются Минкультуры в Приказе № 558 от 25.08.10 г. Последняя редакция – от 16.02.16 г. При сравнении периодов по № 402-ФЗ и Перечню Минкультуры становится понятно, что:

• В зависимости от важности документации в Перечне сроки хранения различаются.
• В Законе № 402-ФЗ утвержден общий пятилетний срок, без конкретизации по видам документации бухучета.
• Для уточнения срока необходимо руководствоваться положениями Перечня (п. 1 стат. 29 № 402-ФЗ). При этом минимально хранить документацию следует в течение 5 лет. Аналогичные требования действуют в отношении электронных документов. Отсчет периода начинается со следующего за годом применения форм годом.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации – таблица

Из таблицы видно, сколько лет хранить бухгалтерские документы в организации. Чтобы было понятнее, какие именно формы следует сохранять, конкретизируем данные. В целях контроля информации необходимо обеспечить минимум пятилетнее хранении следующей документации:

• Акты услуг или выполненных работ.
• Накладные и счета-фактуры.
• Договора с контрагентами и допсоглашения к ним.
• Доверенности для получения денежных средств и ТМЦ.
• Финансовая отчетность за годовые периоды – хранится постоянно.
• Кадровые документы, включая расчетные ведомости, реестры о доходах, персонифицированные сведения, трудовые договора, табеля, личные карточки – вся кадровая документация хранится 75 лет.
• Учетная политика, график документооборота, рабочие планы счетов.
• Переписка предприятия с контрольными органами.
• Другие виды бухгалтерской документации.

Как организовать хранение документов бухгалтерского учета

Поскольку ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководителем компании, обязанность по обеспечению надежных условий сохранности также возлагается на директора (стат. 29 Закона № 402-ФЗ). Если происходит смена руководства, требуется передать документы бухучета новому директору. Точный регламент для такой процедуры каждое предприятие разрабатывает самостоятельно.

Мы выяснили, сколько хранить бухгалтерские документы по нормам законодательства РФ. А какой порядок хранения бухгалтерских документов в компании? В соответствии с п. 6.6 Положения Минфина СССР № 105 от 29.07.83 г. обеспечить сохранность бухдокументации и последующую передачу всех форм в архив должен главбух фирмы. В отсутствие такого должностного лица ответственным становится руководитель.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Для надежности сохранности форм организуется архив бухгалтерских документов предприятия. Для этого обычно выделяется отдельное помещение, соответствующее параметрам безопасности, пожарному контролю и вентиляции. Как правило, свои собственные архивы имеются у крупных предприятий. Соответственно, если фирма небольшая и не имеет возможности для создания отдельного помещения, выполняется передача бухгалтерских документов в архив специального учреждения.

Хранение документации вне офиса – альтернативный способ обеспечения законодательных требований. Профессиональные архивы располагают ответственными сотрудниками и оборудованными по всем правилам помещениями. Для передачи документов их следует сформировать в отдельные стопки по видам. Затем требуется провести подшивку форм по папкам с нумерацией всех листов. Каждая папка проходит идентификацию путем проставления наименований документов и других опознавательных реквизитов. Обязательно составление описей. Сегодня компаниям нет нужды заниматься архивированием самостоятельно. Оптимально заказать услуги «на стороне». Это обеспечит полное соблюдение нормативных требований.

Вывод – в этой статье мы рассмотрели, сколько нужно хранить бухгалтерские документы. В таблице указаны периоды хранения для отдельных видов документации бухучета. Общий срок давности бухгалтерских документов составляет 5 лет. Для налоговых документов или кадровых существуют свои сроки, отдельно регламентированные законодательством.