Штатное расписание на 2020 год – оформляем по правилам

Один из основных ЛНА (локально-нормативных актов) компании – штатное расписание. Здесь приводятся данные о численности, структуре персонала, о фонде оплаты труда. Заполнять эту форму нужно всем работодателям, включая ИП. Разберемся, как составляется штатное расписание на 2020 год – образец документа приведен в конце статьи.

Читайте: Штатное расписание на год – оформляем самостоятельно

Зачем нужно штатное расписание

В трудовом законодательстве не содержится нормы, по которой требуется заполнять штатку. Но внимательное изучение ТК РФ (стат. 15, 57 и др.) позволяет увидеть множество ссылок на эту форму. К примеру, должность специалиста определяется в соответствии с расписанием, а трудовая функция – согласно должности.

Кроме того, при проверке компании контрольными органами (ГИТ, прокуратура, суд, фонды, ИФНС) именно штатку запрашивают в первую очередь. Этот документ раскрывает следующую информацию:

• Организационная структура предприятия.
• Потребность компании в специалистах.
• Численность работников – в целом по компании и с разбивкой по ее отделам (подразделениям).
• Перечень должностей (специальностей, профессий) сотрудников.
• Размер ФОТ (фонд оплаты труда), включая оклады, доплаты, надбавки и прочие виды вознаграждения.
• Другие сведения по необходимости.

Руководителю организации штатка помогает управлять трудовыми ресурсами. Благодаря расписанию четко понятно, нужно ли расширять кадры или, наоборот, сокращать; соответствует ли уровень заработка среднему по отрасли; какие должности лишние; есть ли в компании «вредники» и т.д. А при сокращении штата эту процедуру невозможно провести, если отсутствует расписание. Поскольку в такой ситуации трудовые договоры расторгаются на основании вносимых в штатку изменений. В приказе на сокращение приводится ссылка на расписание.

Читайте: Сокращение после выхода из декрета

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание

Разработкой бланка, как правило, занимается кадровый работник компании. Если кадровика в штате нет, можно поручить данную функцию бухгалтеру, экономисту, секретарю. При составлении расписания процесс выглядит так:

• Директор фирмы дает поручение ответственному сотруднику разработать проект штатки.
• Составленная форма передается руководителю на согласование.
• При необходимости в документ вносятся изменения и правки.
• Окончательный результат утверждается руководителем. Для этого издается приказ.
• С содержанием ЛНА знакомятся все работники компании – под личные подписи.

Заполненный документ подписывают руководитель кадрового отдела и главный бухгалтер предприятия. В унифицированном бланке такие строки предусмотрены. Но утверждать расписание вправе только руководитель работодателя. Для этого выпускается отдельный приказ. Можно использовать произвольную форму. В распоряжение обязательно следует внести следующие данные:

• Наименование работодателя – не лишним будет, если вы укажите не только название фирмы, но и ее коды ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП), а также адрес и контактные данные.
• №, дата, место составления и название документа.
• Причина издания распоряжения – утверждение штатного расписания (его № и дата заполнения) на 2020 год. Можно также указать общее количество штатных единиц и размер ФОТ.
• Дата вступления расписания в действие.
• Ответственный работник за разработку документа.
• Личная подпись, ФИО с расшифровкой руководителя.
• Личные подписи, ФИО с расшифровкой, должности ответственных лиц, даты ознакомления.

После утверждения приказа его данные (дата и №) указываются в расписании. В типовом бланке такая строчка расположена в верхнем правом углу. Если распоряжение не издано, штатка юридической силы не имеет.

Читайте: Штатное расписание для ИП на упрощенке

Форма штатного расписания в 2020 году

Унифицированной бланк ф. Т-3 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. Здесь же приведен порядок заполнения документа. Работодатель может использовать типовой бланк или разработать собственный.

Унифицированная форма удобна тем, что в ней уже предусмотрены все необходимые поля и графы. Если же организация все-таки решила разрабатывать свой документ, в него требуется включить обязательные для первички реквизиты (стат. 9 № 402-ФЗ от 06.12.11 г.). Это следующие данные:

• Дата и № заполнения бланка.
• Точное название организации.
• Перечень структурных подразделений.
• Перечень должностей, профессий.
• Сведения о количестве штата.
• Данные по окладам, доплатам и надбавкам.
• Общие сведения по штату и ФОТ.
• Период действия штатки и дата вступления в силу.
• Реквизиты приказа на утверждение расписания.
• Личные подписи, ФИО с расшифровкой, должности лиц, ответственных за составление.

Образец штатного расписания на 2020 год – оформляем по правилам

Нумерация расписания выполняется сквозным методом, начиная с «1» при заполнении первого документа. Дата составления и дата вступления бланка в силу может отличаться. Первая указывается на момент заполнения формы, вторая – при утверждении руководителем, то есть, на момент издания приказа.

Сведения о работодателе приводятся по компании в целом (название и код ОКПО), а также по ее структурным подразделениям. Коды подразделениям организация присваивает самостоятельно. Можно указывать любые названия и коды, но так, чтобы легко определялась иерархия подчиненности. Помните, что представительства и филиалы компании – это также ее подразделения.

Перечни должностей приводятся отдельно по каждой из структурных единиц. Выделяются списки «вредников» и/или льготников. Точные названия должностей и профессий требуется вносить только по тем сотрудникам, деятельность которых связана с тяжелыми (опасными, вредными) трудовыми условиями.

Унифицированный бланк штатного расписания формы Т-3 – скачать здесь

Штатное расписание на 2020 год – образец скачать здесь