Расходник – скачать бланк

Вне зависимости от масштабов деятельности предприятия, от его организационно-правовой формы и формы ведения бухгалтерского учета, на любом предприятии, даже у индивидуального предпринимателя есть касса, а, следовательно, ведутся кассовые расчеты. Любые операции хозяйственного плана должны не просто быть отражены на регистрах бухгалтерского учета, но также и правильно оформлены документально. Поэтому такой документ как расходный кассовый ордер нужен в любом случае, а его правильное и корректное заполнение поможет избежать множества проблем с налоговой инспекцией.

Расходник – это что?

Для многих бухгалтеров и кассиров задача предоставить или заполнить расходник звучит как-то странно, ведь при прохождении обучения никто не слышал такого документа. Но само понятие «расходник» – это больше профессиональный сленг. В обычном понимании это расходный кассовый ордер.

Скачать бланк расходника бесплатно можно по ссылке в конце статьи.

Расходный кассовый ордер или РКО – это документ, применяемый для оформления всех кассовых операций, связанных с выдачей денежных средств из кассы предприятия.

В каких случаях необходимо заполнить форму расходного кассового ордера:

  • Когда предприятие решило всю наличку, которая у него есть, зачислить на расчетный банковский счет;
  • В случаях, если сотруднику предприятия, то есть подотчетному лицу выдаются средства для определенных целей: на командировку, для приобретения хозяйственных товаров, другие расходы;
  • При необходимости произвести расчет с контрагентами наличными средствами;
  • При покрытии текущих нужд предприятия.
  • Вне зависимости от характера расходов, кассир при выдаче денег с кассы предприятия должен сформировать кассовый ордер.

Как формируется расходный кассовый ордер

Несмотря на то, что многие заявляют о том, что индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса имеют право не составлять РКО, или применять свою форму отчетности, настоятельно рекомендуем использовать унифицированную стандартную форму. Скачать расходник (бланк) можно здесь.

Использование представленной по ссылке формы предоставляет возможность соблюсти не только правила ведения кассовой документации, но и избежать проблем с налоговой инспекцией. Но об этом немного позже.

Основные правила заполнения РКО:

  • В шапке документа обязательно указать правильное наименования предприятия, которое выдает РКО. Допускается использовать сокращенное название. Если РКО формируется не от имени компании, а от конкретного подразделения, то тогда обязательно указывается его название. В случае отсутствия структурной единицы, в соответствующем поле ставится прочерк;
  • В поле, которое предназначено для ОКПО, указывается такой код, который был присвоен еще в начале регистрации;
  • Целесообразно и нужно поставить номер документа. При этом многие кассиры полагают, что можно ежедневно присваивать такому документу номер, начиная с 1. Но это неправильно. Нумерация расходных номеров производится в течение календарного года, а поэтому номер на ордере должен соответствовать его порядковому номеру при регистрации в кассовой книге;
  • В графе «Дата» указывается дата составления;
  • В графе дебета и кредита указываются те счета или субсчета, которые задействованы в хозяйственной операции и отражают корреспонденцию счетов. Но если компания ведет упрощенную форму налогообложения, то она может не указывать корреспондирующие счета;
  • В расходном кассовом ордере есть две графы с названием «Сумма». Так вот первая графа должна содержать информацию о сумме операции, указанную в цифрах. А уже во второй графе необходимо в обязательном порядке указывать сумму прописью, правда, копейки нужно указывать цифрами (например, триста рублей 23 коп.);
  • Специальная графа «коды целевого назначения» в большинстве случаев не должна быть использована. Исключение – это те компании, которые используют специальные кода для отражения расходов и приходов на предприятии;
  • Колонка «Выдать» должна содержать информацию о том, кому будут выданы деньги, например – Иваненко К.С. Возникает вопрос, а если деньги просто выдаются с кассы для зачисления их на банковский счет, зачем указывать ФИО? Для того, чтобы определить ответственное лицо;
  • Если выдача наличных средств с кассы предприятия сопровождается наличием определенных оснований, то тогда такие основания должны подтверждаться документами. Наименование такого документа, дата его составления указывается в графе «Приложения» кассового расходного ордера. Если таких документов нет, то поле не заполняется;
  • В конце сформированного и заполненного кассового ордера необходимо указать, кто составил такой первичный документ. Данные кассира в обязательном порядке вписываются в графу «Выдал».

Все. На этом можно считать расходный кассовый ордер заполненным. Если еще остались вопросы относительно того, как выглядит кассовый РКО, то можно скачать расходник (бланк word) и внимательно еще раз ознакомиться с данной формой.

 Расходник заполнен: что делать дальше?

Если проводить аналогию расходного и приходного кассового ордера, то можно подумать, что расходник также выдается на руки получателю средств. Но это не так.

Расходник - скачать бланк

Рис. 1 – Что должен сделать кассир в обязательном порядке после составления «расходника»

Только после осуществления этих действий, расходник может считаться оформленным правильно. А до тех пор, пока он не зарегистрирован в кассовой книге и не подшит нее, он не является отчетным документом.

Справочная информация: до 2014 года графа «получил» обязательно должна была быть заполнена получателем средств собственноручно, то есть от руки. Но потом, в виду прогресса, были введены некоторые коррективы, и теперь допустимо графу «получил» заполнить до момента выдачи средств с кассы на компьютере, а получатель просто заверит указанные данные подписью.

ПКО бланк скачать в word

Изменения 2018 года, затронувшие РКО

В 2018 году произошли некоторые изменения, которые коснулись и методики составления таких документов.  В связи с тем, что увеличивается необходимость формирования электронного документооборота, были приняты изменения: теперь при формировании электронной формы расходного документа допустимо не заполнять вообще такие поля как: «Получил», «Дата» и «Сумма». Все остальные поля остались обязательными для заполнения.

Кто несет ответственность за правильность составления РКО?

Есть ли ответственность у предприятия, если оно неправильно составило документ? Казалось, что не должно быть, поскольку ошибки могут допускать все. Но на практике получается абсолютно другая ситуация. Правда, размер штрафных санкций зависит от степени ошибки и того, в какой графе и кем она была допущена.

Кассир, который составил РКО ненадлежащим образом, допустил в нем ошибки, оставил незаполненными обязательные графы и поля, может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с КоАП. Сумма штрафа для него может составить до 5000 рублей. Также помимо должностного лица, может быть оштрафована и сама организация, от имени которой был составлен документ – до 40 000 рублей.

Но такие штрафные санкции могут быть применимы только в том случае, если такая ошибка повлекла за собой другие ошибки, в том числе и нарушение законодательства по отражению расходования средств на предприятии. В остальных случаях, и таких большинство, штрафа можно избежать.

Таким образом, несмотря на кажущуюся простоту документа, есть много правил и методических рекомендаций по заполнению и использованию формы, отражающей расходование средств. И с учетом того, что отражение расходов играет весомую роль в налогообложении и уплате налогов, для избегания проблем с представителями ФНС лучше придерживаться таких правил.

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: