Приказ о проведении инвентаризации

Чтобы узнать, соответствуют ли данные, отраженные в бухгалтерской программе, реальной ситуации на складе предприятия, организации устраивают пересчет, обмер, перевес материальных ценностей. Чтобы дать ход этой процедуре, руководству необходимо выпустить приказ о проведении инвентаризации, где будет отражена категория проверяемых объектов, сроки проведения ревизии и специалисты, ответственные за осуществление контрольного мероприятия.

Смысл и назначение инвентаризации

Основная задача проверки – выяснить, соответствуют ли сведения, занесенные в бухгалтерскую программу, реальному положению дел. Ревизия может выявить, что фирма недооценивала или переоценивала свои активы, что негативно влияло на эффективность принимаемых управленческих решений.

Распоряжение руководителя о инвентаризации может распространяться на следующие группы объектов:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• запасы, товары на складе;
• деньги в кассе;
• финансовые ценности и обязательства и т.д.

Помимо основной задачи, инвентаризация покрывает ряд смежных вопросов:

• выявляет, какие запасы устарели, не нужны более фирме, а потому от них нужно избавиться;
• указывает, соблюдаются ли условия хранения ТМЦ;
• демонстрирует, эксплуатируются ли основные средства в соответствии с правилами, и т.д.

Решение о частоте и правилах проведения ревизий остается на откуп руководству организации. Исключение составляют лишь отдельные случаи, поименованные в 129-ФЗ. Это реорганизация коммерческой или государственной структуры, подготовка годовой отчетности, кражи на складе, чрезвычайные ситуации и т.д.

Правила проведения инвентаризации

Как издать приказ о проведении инвентаризации?

Правильно заполненный приказ дает старт процедуре проверки. У компании есть два варианта действий: скачать бланк ИНВ-22 с сайтов информационно-правовых систем или разработать свой пример и образец, не противоречащий требованиям законодательства.

В документе должны присутствовать следующие сведения:

• наименование организации, выпустившей приказ;
• название департамента или отдела, где будет проводиться проверка, если она запланирована не для всей компании;
• № и дата издания приказа об инвентаризации;
• определение объекта, который нужно инвентаризировать (например, «имущество», «денежные средства», «финансовые активы» и т.д.);
• перечень членов комиссии с указанием их ФИО и должностей в компании;
• ФИО и должность лица, возглавляющего комиссию;
• наименование имущества, которое необходимо проверить (например, «товары на складе»);
• дата начала и окончания контрольного мероприятия;
• причина проведения ревизии (например, смена собственника, реорганизация бизнеса, контрольная проверка);
• дата, не позднее которой нужно сдать материалы проверки в бухгалтерию;
• подпись руководителя компании.

Скачать ИНВ-22 можно в свободном доступе в интернете. Если подобное распоряжение готовится впервые, нелишним будет изучить имеющие образцы заполнения и требования, описанные в приказе Минфина №49. Практика показывает, что большинство компаний не разрабатывают собственную форму, а пользуются унифицированным бланком. Это объясняется его простотой, удобством и обычаями делового оборота.

Приказ о проведении годовой инвентаризации мало чем отличается от распорядительных документов за другие периоды. Разница заключается в причине. Как правило, в документе указывается следующее – «подготовка к сдаче годовой бухгалтерской отчетности».

Подготовленный бланк приказа о проведении инвентаризации обязательно выдается для ознакомления членам комиссии, поименованным в нем. Это могут быть специалисты бухгалтерии, делегаты от начальства, иные привлеченные сотрудники (инженеры, кладовщики и т.д.). Каждое из указанных в документе лиц проставляет в нем личную подпись.

Сведения о приказе на инвентаризацию, выпущенном руководством, вносятся в регистрационный журнал по форме ИНВ-23. Цель его ведения – учет, распоряжение регулярных проверок. В документе систематизируются данные о датах ревизий, структурных подразделениях, где они проводились, типе пересчитанного имущества, ответственных за контрольное мероприятие лицах.

Образец заполнения формы ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации

Какие еще документы регламентируют инвентаризации в компании?

Унифицированная форма ИНВ-22 – не единственный документ, используемый для регламентации регулярных ревизий. Если в компании имеется широкая номенклатура товаров, на складах представлено большое количество ТМЦ, упорядочить работу внутренних ревизоров поможет график инвентаризации.

Законодательно закрепленной формы графика нет, компания может разработать собственный образец, где будут содержаться следующие сведения:

• дата издания документа;
• ФИО и подпись генерального директора, выпустившего распоряжение;
• даты планируемых проверок по каждому типу активов (обычно прописываются в табличной форме);
• ФИО лиц, входящих в состав инвентаризационной комиссии.

Когда приказ о проведении инвентаризации, образец заполнения которого соответствует законодательным требованиям, издан, фирма может использовать дополнительную меру документальной регламентации – направить членам комиссии письменные уведомления. Они составляются в свободной форме с соблюдением норм делового стиля. Специалисты подтверждают факт их получения личной подписью, при физическом отсутствии сотрудников можно известить их заказным письмом.

Порядок годовой инвентаризации: предварительный этап

Когда издан приказ о проведении инвентаризации по образцу, комиссия может приступать к работе. В ее составе, утвержденном руководством, должно быть не менее трех лиц: представитель бухгалтерии, администрации, иной привлекаемый сотрудник. При пересчете обязательно присутствуют специалисты, для которых предусмотрена материальная ответственность, дисциплинарная ответственность за сохранность ТМЦ. Если проверку проведут без их ведома, результаты окажутся недействительными.

Если инвентаризация требует присутствия специалистов правоохранительных органов, их приглашают на пересчет. Это необходимо в ограниченном числе случаев, например, при выявлении факта кражи.

Положения действующего законодательства предусматривают, что в полномочия членов комиссии входит:

• пересчет, обвес, обмер ценностей;
• точное и достоверное отражение полученных результатов в инвентаризационной описи;
• соблюдение иных требований руководства.

Перед началом ревизии материально ответственные лица сдают приходники и расходники, которые вносятся в данные бухгалтерского учета. Они подтверждают расписками, что все товары были оприходованы или списаны.

Оборудование, время и площади для ведения работ по пересчету предоставляет руководство компании. Его задача – создать максимально комфортные условия для проверяющих.

Бланк приказа на проведение инвентаризации, надлежащим образом заполненный организацией, дает старт процедуре пересчета ценностей. Регулярные ревизии необходимы, потому что обеспечивают соответствие данных, отраженных в бухгалтерской отчетности, реальному положению дел на предприятии.