Полный
доступ к системе Консультант Плюс

на 2 дня
Бесплатно

24 января 2020

Приказ о назначении ответственного за хранение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного за хранение трудовых книжек

Порядок учета и хранения трудовых книжек персонала регулируется Правилами по Постановлению Правительства № 225 от 16.04.03 г. По этому нормативно-правовому акту ответственным за сохранность, ведение и учет бланков признается работодатель. То есть, за организацию данного процесса отвечает организация. А для того, чтобы возложить полномочия на конкретного работника, заполняется приказ о хранении трудовых книжек – образец документа и правила его составления приведены далее.

Читайте: Заполнение, учет и хранение трудовых книжек

Raszp

Консультант Плюс

Попробуйте бесплатно

Получить доступ

Для чего нужен приказ о хранении трудовых книжек

При трудоустройстве человек передают свою трудовую книжку работодателю. Этот документ признается бланком строгой отчетности. Ведь именно в трудовой книжке физлица содержатся основные сведения о его стаже и трудовой деятельности.

Эта информация понадобится при оформлении пенсии, потому работа с книжками должна вестись строго с соблюдением законодательно утвержденного регламента. Особенно данный вопрос актуален для крупных предприятий с многочисленным штатом сотрудников и большим кадровым документооборотом. Руководитель компании обязан лично назначить лицо, которое будет считаться ответственным за сохранность, учет, ведение и выдачу трудовых книжек (п. 45 ПП № 225 от 16.04.03 г.).

Таким образом, суть этого кадрового приказа заключается в возложении соответствующих полномочий на конкретного сотрудника. Если что-то произойдет с бланком (к примеру, книжка потеряется или будет повреждена), восстанавливать документ придется именно этому ответственному работнику. Равно как и компенсировать расходы на восстановление.

Читайте: Как сделать дубликат старой трудовой книжки

Как составить приказ на хранение трудовой книжки

Унифицированной формы приказа об ответственном за хранение трудовых книжек нет. Работодатель вправе разработать собственный бланк. Документ можно составить в целом по организации, а также по ее структурным подразделениям. К примеру, по филиалам или отделам. Кроме того, нужно предусмотреть не только работника, которому делегируются полномочия, но и сотрудника на время замещения ответственного лица. Оформлением бланка может заниматься кадровик предприятия, бухгалтер или секретарь. Утверждает приказ только руководитель.

Как правило, документ заполняется на фирменном бланке. Или допускается использовать обычный лист формата А4. Текст можно набрать на компьютере или записать «от руки». Для утверждения руководитель подписывать приказ лично. Также все заинтересованные лица должны ознакомиться с содержанием и проставить свои подписи. В документе нужно отразить следующие сведения (с разбивкой по структуре бланка):

  • «Шапка» – название работодателя, его ИНН, КПП, адрес, контактный телефон. Здесь же указываются №, дата и место составления распоряжения.
  • Основная часть – приводится нормативное обоснование издания приказа. В данном случае это ссылка на п. 45 Правил по ПП № 225 от 16.04.03 г. Далее назначается ответственный сотрудник и указываются его ФИО (полностью), должность в организации. Аналогично обозначается, кто из персонала будет замещать ответственное лицо в случае его отсутствия, а также, кто контролирует полноту исполнения распоряжения.
  • Заключение – в конце приказ подписывается руководителем. А все заинтересованные работники подтверждают, что ознакомились с распоряжением, проставив свои подписи.

Приказ вступает в действие с даты его утверждения руководителем работодателя. Если ответственное лицо по каким-то причинам увольняется, требуется назначить нового работника.

В случае утери работодателем по вине ответственного лица трудовой книжки предусмотрены меры административной ответственности. Размеры санкций установлены в ч. 1 стат. 5.27 КоАП:

  • Для должностных лиц работодателя – 1000-5000 руб. или предупреждение.
  • Для юрлиц – 30000-50000 руб. с организации.
  • Для ИП – 1000-5000 руб. с предпринимателя.

Читайте: Стало известно, какой документ заменит СНИЛС

Образец приказа ответственного за хранение трудовых книжек

Далее мы приводим образец бланка. Его можно взять «за основу».

(Скачать образец) Приказ о хранении трудовых книжек

Читайте: ПФР меняет правила учета трудового стажа с 1 января 2020 г.

Добавить комментарий

Авторизация

Авторизация

*
*
Регистрация

Регистрация

*
*
*
*

Генерация пароля