Приказ о направлении работника в командировку

Положения трудового законодательства дают работодателям право отправлять специалистов в служебные поездки для решения определенного круга задач. Из текста ст. 166 ТК РФ следует, что организация должна документально подтвердить свою инициативу, в частности, издать приказ на командировку в 2018 году по образцу, предложенному Госкомстатом, или на собственном бланке. В распоряжении прописываются ожидаемые сроки бизнес-трипа, его цели.

Чтобы избежать споров с персоналом и претензий со стороны контролирующих органов, фирме следует внимательно и аккуратно отнестись к документальному оформлению служебной поездки. Алгоритм включает шесть последовательных шагов.

Шаг 1. Издание приказа о командировке по образцу 2018

Это внутренний распорядительный документ, который подтверждает инициативу руководства направить сотрудника в поездку, описывает основные характеристики предстоящей командировки (цели, длительность). В 2018 году коммерческие структуры вправе выбирать между применением типовых бланков, предложенных Госкомстатом, и разработкой собственного образца, в котором содержатся все необходимые сведения.

Унифицированная форма Т-9 используется в ситуации, когда в командировку направляют одного наемного специалиста. В документе прописывается следующая информация:

  • наименование работодателя;
  • его код по ОКТМО;
  • дата приказа и его номер согласно принятым в компании правилам нумерации;
  • ФИО и должность работника;
  • его табельный номер;
  • точные даты предстоящей служебной поездки и ее продолжительность (в календарных днях);
  • цель поездки (например, оказание консультационных услуг по вопросу закладки фундамента, участие в устранении поломки оборудования и т.д.);
  • место поездки (город, название принимающей компании);
  • источник финансирования (например, за счет средств работодателя);
  • ссылки на документы-основания (дата и номер служебной записки от руководителя специалиста).

Стороны имеют право добавить в приказ о направлении работника в командировку иные сведения, которые кажутся им важными. Например, можно указать ФИО и должность специалиста, которому необходимо рассчитать и выплатить командировочные.

Готовый распорядительный документ заверяется собственноручной подписью генерального директора фирмы-нанимателя. Далее приказ дается для ознакомления работнику, который проставляет на нем свою визу.

Нужно ли составлять приказ о командировке директора? Руководитель предприятия является штатным работником, поэтому может быть принято решение о его направлении в служебную поездку. В этом случае распорядительный документ визируется им в двух местах. На время своего отсутствия первое лицо фирмы обязательно назначает специалиста, который будет исполнять его обязанности, в частности, подписывать поступающие бумаги.

Нужен ли приказ на командировку учредителя, если возникает необходимость направить его в бизнес-трип? Ответ зависит от того, является ли участник работником фирмы. Если нет, никакие распорядительные документы не оформляются, понесенные в пути расходы не возмещаются. Чтобы иметь возможность оплатить поездку из средств организации, нужно оформить собственника по трудовому или гражданско-правовому договору.

Форма приказа Т-9а используется, если в служебную поездку в один пункт назначения отправляется одновременно несколько сотрудников. Шапка документа содержит следующие сведения:

  • код формы по ОКУД;
  • название компании и ее код по ОКПО;
  • номер и дата приказа;
  • наименование документа – «Приказ о направлении в командировку».

Далее идет табличная часть приказа о командировании работника. В ней содержится столько столбцов, сколько сотрудников направляется в поездку. По строкам указывается следующая информация для каждого сотрудника:

  • его табельный номер;
  • занимаемая должность и название отдела, где занят специалист;
  • пункт назначения;
  • календарные сроки, количество дней поездки;
  • источник финансирования (наименование компании, из средств которой совершается бизнес-трип);
  • цель поездки.

Нижняя строчка таблицы в образце приказа о командировке работников содержит собственноручную подпись каждого специалиста, поименованного в распоряжении. Под табличной формой дается ссылка на документ-основание для отправки обозначенных лиц в поездку (например, на служебное задание, служебную записку руководителя и т.д.). Еще ниже проставляется собственноручная подпись гендиректора организации.

Чтобы не допустить ошибок при заполнении распорядительного документа, имеет смысл ориентироваться на образец приказа о направлении в командировку, который отыщется на сайтах информационно-правовых систем. Шаблонный вариант можно дополнить другой необходимой фирме информацией, например, указанием, что до пункта назначения и обратно специалисты будут добираться на личном или служебном автомобиле.

Положение о командировках – образец 2018

Шаг 2. Подготовка дополнительной документации

После издания распоряжения руководителя стороны готовят иные документы, не обозначенные в качестве обязательных законодательством, но указанные во внутренних актах фирмы-нанимателя. К числу таковых относится путевой лист, служебное задание и иные бланки, разработанные компанией самостоятельно.

Сотрудник, подписавший приказ о направлении в командировку, обязан отправиться в поездку в обозначенные сроки вне зависимости от того, подготовлены ли дополнительные документы. Если он проигнорирует эту обязанность, руководство фирмы будет вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Шаг 3. Выплата денежных средств

Правила оформления служебных поездок гласят, что после издания приказа на командировку специалисту должны выплатить денежные средства для покупки билетов (если их не приобрела фирма), бронирования гостиницы или аренды квартиры, совершения других трат, связанных с пребыванием вне места постоянного жительства.

Согласно действующим нормам, сумма командировочных к выдаче может определяться одним из двух документов:

  1. Заявлением, написанным самим сотрудником, где приводится расчет необходимых средств для поездки.
  2. Сметой, составленной бухгалтером организации, и подтвержденной подписью генерального директора.

Бухгалтер, который рассчитывает и выплачивает сумму к выдаче, может быть указан в форме Т-9. Если такого упоминания нет, этим занимается сотрудник, ответственный за ведение данного участка.

Способ выдачи средств: на карточку или наличными – определяется соглашением сторон. Если планируется командировка за рубеж, деньги могут быть предоставлены в рублях или в валюте. Если специалисту своевременно не перечислили необходимую сумму, он вправе никуда не ехать.

Шаг 4. Внесение записи в журнал командировок

Ведение такого реестра – добрая воля, а не обязанность компании. Однако все больше фирм пользуются этой практикой, чтобы систематизировать разрозненные данные, представленные в распоряжениях о командировке. Информация, собранная воедино, позволяет сделать выводы о расходах на поездки за определенный период, интенсивности передвижения специалистов, основных направлениях и целях бизнес-трипов.

Форма журнала разрабатывается компанией самостоятельно. Она может быть оформлена в виде таблицы со следующими столбцами:

  • ФИО и должность работника;
  • даты командировки;
  • ее цель;
  • пункт прибытия;
  • номер и дата приказа, распоряжения о направлении работника в командировку.

Запись, сделанная в журнале, заверяется подписью самого командированного специалиста и (или) кадровика.

Шаг 5. Заполнение табеля учета рабочего времени

Согласно нормам ТК РФ, учет рабочего времени – зона ответственности работодателя. Это означает, что администрация фирмы обязана сделать корректную запись в табеле для сотрудника, направленного в служебную поездку.

Чтобы отметить даты, которые специалист отсутствовал в офисе, используют одно из двух стандартных обозначений: «06» или «К». Компания вправе разработать собственный способ и закрепить его во внутренних актах. Число отработанных специалистом часов не указывается.

Точные даты отсутствия работника можно узнать из ранее подготовленной формы приказа о направлении работника в командировку. Когда соответствующие графы заполнены, табель визируется руководителем специалиста и начальником отдела кадров, а затем передается бухгалтеру для начисления заработной платы.

Шаг 6. Сдача авансового отчета и окончательный расчет по командировке

Траты специалиста в служебной поездке могут оказаться больше или меньше заявленных изначально. Чтобы рассчитаться с работодателем, специалист систематизирует информацию о понесенных расходах в авансовом отчете. На основании этого документа работнику доплачивают недостающую сумму или получают от него излишек.

Согласно нормам ТК РФ, авансовый расчет сдается в трехдневный срок с момента возвращения специалиста из поездки. Фирма вправе выбирать, какую форму использовать: унифицированный вариант АО-1 или собственный бланк, разработанный с учетом актуальных требований законодательства.

В первой части отчета указывается название компании, ФИО и должность составителя, даты поездки в соответствии с ранее заполненной формой приказа на командировку. Далее прописывается:

  • какая сумма была выдана;
  • на какие цели;
  • каким оказался реальный расход;
  • сколько денег осталось не использовано или перерасходовано.

К готовой форме обязательно прилагаются документы, подтверждающие совершенные специалистом траты: чеки, договоры, квитанции и т.д. Авансовый отчет поступает в бухгалтерию, где его проверяют, а при отсутствии вопросов и претензий направляют на утверждение руководителю фирмы. В завершение процедуры специалисту перечисляют денежные средства.

(Скачать образец) Приказ о направлении в командировку – форма Т9

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: