Правила проведения инвентаризации

Согласно положениям действующего законодательства, проведение инвентаризации имеет целью приведение в соответствие данных бухучета коммерческой структуры и реальной ситуации на ее складах и в кассах. В ходе ревизии считаются внеоборотные и оборотные активы, финансовые инструменты в пользовании фирмы и ее долги, иные виды ценностей, не принадлежащие компании на праве собственности, но отраженные на ее балансе (взятые в аренду, на временное хранение и т.д.).

Общие правила проведения инвентаризации

«Краеугольные камни», которых должно придерживаться руководство организации, описаны в ст. 12 ФЗ-129 от 1996 г. Согласно его положениям, регулярные инвентаризационные мероприятия повышают достоверность данных в бухгалтерской отчетности. В ней отражаются сведения, максимально соответствующие действительности, и на их основе можно принимать верные управленческие решения.

Правила и периоды проведения ревизий определяются руководством юридического лица. Федеральное законодательство перечисляет ограниченный набор практических ситуаций, когда сверку нельзя отложить и перенести на удобное время:

• реорганизация ФГУПа или МУПа;
• формирование баланса по результатам календарного года;
• смена материально ответственных сотрудников;
• появление информации о воровстве на складе, порче ценностей;
• после чрезвычайной ситуации (природной или техногенной катастрофы);
• закрытие или реорганизация юридического лица.

Помимо очередных ревизий, компания вправе проводить внеплановые проверки, последовательность которых устанавливается в произвольном порядке. Это средство повышения внутреннего контроля в организации.

Зачем нужно проведение инвентаризации организациям?

Основная цель контрольной процедуры – максимально сблизить сведения, отраженные в учетной программе предприятия, с реальной ситуацией на складе, в кассе, на расчетном счете. Попутно проверка-ревизия решает следующие вопросы:

• проверяет, существует ли балансовое имущество по факту;
• помогает сохранить имеющие товары, материалы и другие ценности;
• своевременно выявляет испортившиеся, морально устарелые ТМЦ, в которых компания более не нуждается;
• контролирует правильность хранения запасов, корректность эксплуатации станков, оборудования.

В процессе инвентаризации контролеры могут выявить как избыточное, так и недостаточное наличие запасов и прочих ценностей по сравнению с заявленным. Алгоритм действий бухгалтера описан в ФЗ-129. Излишки приходуются и отражаются по 91-му счету.

Фирмы определяют нормативы выбытия ТМЦ. Если недостача находится в рамках лимитов, ее спишут на расходы периода. Если цифры превышают «потолок», компании необходимо найти виновного и взыскать с него стоимость материальных потерь. Если по каким-либо причинам это лицо не удастся привлечь к ответственности, потери отражаются на 91-м счете.

Как проводить инвентаризацию?

Унифицированная инструкция по проведению инвентаризации в организациях представлена в Приказе Минфина №49. В нормативном акте прописано следующее:

• Периодичность инвентаризаций, регламент их осуществления, перечень проверяемых объектов и другие правила устанавливаются решением руководства компании за исключением ситуаций, когда ревизия обязательна по 129-ФЗ.
• Техника проведения инвентаризации подразумевает наличие в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии (ИК), членов которой назначает гендиректор. В нее могут входить сотрудники бухгалтерии и администрации фирмы, иные привлекаемые специалисты (например, кладовщики, начальники цехов и т.д.), внутренние и внешние аудиторы. Если любой из членов отсутствует во время очередной проверки, ее результаты признаются недействительными.
• Перед стартом пересчета ИК получает приходники и расходники, отражающие последние движения ТМЦ. Сотрудники склада готовят расписки, что они предоставили ревизорам все необходимые сведения.
• Технология проведения инвентаризации предполагает, что итоги обязательно фиксируются документально. Готовятся описи, где систематизируются цифры проверки. Их можно напечатать на компьютере или заполнить от руки – главное, чтобы они отражали сделанные ревизорами выводы.
• Руководство обязано создать ИК условия для комфортной работы и выполнения возложенных задач: предоставить помещения, сотрудников-помощников, выдать исправные весы, калькуляторы и т.д.
• Сотрудники склада или иные специалисты, отвечающие за сохранность ТМЦ, обязательно присутствуют при пересчете. Когда ревизия закончится, они подписывают бумагу-подтверждение, что она проводилась при них.
• Готовые описи подписываются всеми участниками контрольного мероприятия.
• Для собственных и арендованных ценностей фирмы составляются разные описи.
• Порядок проведения инвентаризации предполагает, что если ревизия занимает несколько дней, на ночь складские площади, где хранятся ТМЦ, обязательно запираются и опечатываются. Когда проверяющие уходят на обед или покидают рабочее место по иным причинам, опись кладется в шкаф под замок, чтобы к ней не имели доступа третьи лица.

Следование перечисленным правилам означает, что инвентаризация будет проведена в соответствии с требованиями законодательства, а количество ошибок в ней будет сведено к минимуму.

Ведомость инвентаризации

Приказ и уведомление о проведении инвентаризации

Как провести инвентаризацию на предприятии? Вначале необходимо создать документальную базу. Частота ревизий отражается в локальных актах организации, дополнительно можно составить план-график, где обрисовывается схема будущей проверки. В него включается информация об объектах, подлежащих пересчету, составе комиссии, сроках и периодичности контрольных мероприятий.

Дополнительный способ документальной регламентации проверки – издание приказа, образец которого дан в приложениях к Приказу Минфина №49. В документе содержатся следующие сведения:

• № и дата;
• название юрлица;
• описание объектов, подлежащих пересчету;
• ФИО председателя ИК;
• ФИО и должности других ее членов, которые примут участие в ревизии;
• предполагаемые даты проведения контрольной процедуры;
• причина назначения контрольного мероприятия (необходимость переоценки, реорганизация компании, смена материально ответственных сотрудников и т.д.);
• подпись руководителя, оттиск печати организации.

В приказе указывается, что результаты проверки необходимо сдать в бухгалтерию не позднее конкретной даты.

Члены комиссии по проведению инвентаризации в организации или руководство должны уведомить всех привлекаемых к ней лиц, ознакомив их с:

• графиком ревизий;
• приказом о проведении очередной проверки.

Существует практика составления уведомлений в письменном виде и выдачи их материально ответственным лицам под роспись. Это добрая воля, а не законодательная обязанность организаций.

Как проводится инвентаризация: учет, общий порядок

Когда подготовительные процедуры окончены, начинается непосредственно проверка. Ревизоры направляются на склад или в другие помещения, где хранятся ТМЦ, и определяют их количества методами подсчета, обмера, взвешивания. Необходимое оборудование для проведения указанных действий предоставляет работодатель.

Если ценности располагаются в нераскрытых упаковках от поставщика, они распечатываются точечно. Содержимое остальной тары проверяется методом взвешиваний и расчетов.

Чтобы не допустить ошибок, ревизоры могут трудиться по следующему алгоритму: кладовщик или иной работник склада и член ИК действуют независимо друг от друга. В конце проверки они сверяют «показания».

Итоги ревизий, проведенных ИК, закрепляются в инвентаризационной описи. Это документ, содержащий следующие сведения:

• артикулы и названия ТМЦ;
• № счетов бухучета, где отражаются соответствующие ценности (например, 41-1,10-й);
• меры (штуки, килограммы и т.д.);
• данные, полученные в ходе ревизии.

Компания вправе использовать унифицированную форму описи или разработать собственный вариант. Бумага готовится в двух копиях: одна для бухгалтера, вторая для работников склада. Ее нужно хранить в архиве компании не менее пяти лет.

Если данные бухучета и реальная ситуация не совпали, формируется краткая сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ. Она посвящена исключительно позициям, вызвавшим вопросы сторон, т.е. присутствующим в количестве больше или меньше ожидаемого

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации

Специалисты, назначенные ревизорами, не застрахованы от ошибок, описок и неточностей. Такие моменты зачастую становятся причиной существенного искажения реальных данных. Чтобы не допустить его, назначается постконтроль.

Проверки проводятся по окончании ревизии при участии членов ИК и лиц, отвечающих за сохранность имущества. Руководство компании должно строго следить, чтобы между двумя контрольными мероприятиями склад был недоступен для третьих лиц. Его двери закрываются и опечатываются.

Постконтроль максимально важен для компаний, на складах находится большое количество разнородных товаров и запасов, мелких позиций, часть которых можно упустить из виду, неправильно посчитать.

Проверку осуществляет человек, избранный из состава ИК или «третейским судьей», например, главбух фирмы, начальник планового отдела и т.д. Для отражения полученных итогов используется унифицированный бланк ИНВ-24. Документ включает следующие разделы:

• вступительная часть с данными о фирме;
• первоначальные итоги, отраженные ИК;
• результаты повторного пересчета;
• подписи уполномоченных лиц: непосредственно проверяющего и членов ИК.

Осуществление контрольных помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации и их последствий. ИНВ-24 своевременно корректирует допущенные в ходе ревизии неточности, благодаря чему достигается максимальное соответствие данных бухгалтерского учета и реальной ситуации на складах компании.