Правила оформления личных дел работников 2020

На законодательном уровне обязанность ведения личных дел установлена только в отношении гражданских служащих (Закон № 79-ФЗ от 27.07.04 г.). На практике большинство коммерческих фирм в любом случае предпочитает оформлять личные дела для систематизации информации о персонале. При этом порядок ведения, составления и хранения таких документов регулируется в ЛНА (локально-нормативные акты) работодателя. Разберемся, как оформлять личные дела работников; какие документы в них можно включить, а какие нет; сколько хранить личные дела.

Читайте: Как составляется анкета работника для личного дела

Порядок формирования личных дел сотрудников

Термин «личное дело» в кадровом делопроизводстве обозначает совокупность документов со сведениями о трудовой, учебной деятельности специалиста. Данные собираются в течение всего периода занятости сотрудника у работодателя, начиная с момента приема в организацию и до увольнения.

Процедура формирования личного дела начинается с определения того, какие документы работодатель вправе хранить в папке, а какие – нет. По каждому бланку задайте вопросы: Требуется ли его наличие в организации, как долго и можно ли обойтись без него? Если на самом деле документ не нужен, уничтожьте его копию или верните работнику. На каждого специалиста заводится отдельная папка-скоросшиватель. В ней собираются необходимые документы, которые могут дополняться по ходу работы. Последовательность хранения – хронологическая.

При составлении личного дела работодатель может руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций по Решению Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также Правилами организации хранения по Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Первоначально требуется оформить титульный лист. На обложке рекомендуется указать следующие данные:

• Название работодателя (юрлица или ИП).
• Название структурного подразделения (при наличии).
• Заголовок дела.
• № личного дела и № тома (при наличии).
• Индекс дела и архивный шифр.
• ФИО работника.

После того, как все документы подшиты по хронологии в папку, их нужно пронумеровать. Допускается в один том подшивать максимально 250 листов (п. 4.20 Правил № 526). Каждый вновь поступающий бланк вносится во внутреннюю опись дела. Все личные дела подлежат регистрации под индивидуальными номерами в журнале учета личных дел персонала.

Личное дело сотрудника: что должно быть в 2020 году

Не все документы можно включить в состав личного дела. Компания должна обосновать необходимость наличия бланков и получить согласие от сотрудника на обработку персональных данных. Общие требования к обработке персданных обозначены в стат. 86 ТК РФ. По привычке многие работодатели хранят в личных делах копии паспортов работников, ИНН, СНИЛС, дипломов и т.д. Во всех этих документах имеются персональные данные. А значит, просто так их хранить нельзя.

Как минимум, работодателю необходимо получить от человека письменное согласие на обработку персональных данных с обозначением цели их применения. А лучше полностью отказаться от хранения копий личной документации. Информация должна быть получена от работника и зафиксирована при оформлении в штат. Дальше документы возвращаются специалисту «на руки» и у работодателя не хранятся. Это правило распространяется и на уже уволенных работников.

Состав личного дела сотрудника:

• Внутренняя опись включенных в дело документов.
• Заявление о приеме на работу в организацию.
• Заполненная при трудоустройстве анкета.
• Рекомендательные письма сотрудника, а также характеристики с предыдущих мест занятости.
• Личный листок по учету кадров с дополнениями к нему.
• Трудовой договор с работником с допсоглашениями.
• Должностная инструкция работника.
• Заявления, полученные от сотрудника в ходе работы.
• Копии приказов на работника.
• Листы прохождения аттестационных мероприятий.
• Результаты прохождения медицинских осмотров.
• Лист-заверитель личного дела.

При оформлении специалиста в штат предприятия соискатель предъявляет кадровику паспорт, военный билет (для военнообязанных лиц), СНИЛС, ИНН, дипломы и т.д. Информация проверяется и заносится в личное дело. После чего документы возвращаются работнику. В зависимости от специфики должности могут предъявляться и другие документы.

Обратите внимание! Если в личном деле необходимо хранить копии, от работника нужно получить согласие не только на обработку персданных, но и на хранение соответствующих копий. В согласии требуется указать, с какой целью копии хранятся в организации. Если нормативного обоснования нет, хранить копии не допускается. Это подтверждает судебная практика (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).

Хранение личных дел сотрудников

Все личные дела хранятся в кадровой службе (или бухгалтерии) в закрывающихся металлических шкафах или сейфах. Срок хранения составляет:

• 50 лет – если делопроизводство закрыто после 01.01.2003 г.
• 75 лет – если делопроизводство закрыто до 01.01.2013 г.

Читайте: Архив личных дел уволенных работников

После увольнения специалиста дело передается в архив. Перед этим его нужно завершить. То есть, снять скрепки, подшить документы на 4 прокола в обложку (твердую) или переплести. В начале подшивается внутренняя опись, в конце – лист-заверитель. Важно, чтобы все данные и реквизиты после переплета хорошо читались. На обложке указывается дата завершения дела, общее количество листов в нем (с описью и листом-заверителем) и срок хранения.

(Скачать форму для заполнения) Лист-заверитель личного дела работника

Вывод – вести личные дела на работников или нет, это работодатель решает самостоятельно. Если решение положительное, необходимо разработать регламент ведения и хранения, включая содержание документов. А при формировании личных дел требуется соблюдать законодательные нормы об обработке персональных данных по Закону № 152-ФЗ от 27.07.06 г.