Порядок хранения и заполнения трудовых книжек

Ведение и хранение трудовой книжки – нормативная база

Порядок хранения трудовых книжек устанавливается в Правилах по Постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г. Для заполнения бланков нужно руководствоваться требованиями Инструкции по Постановлению Минтруда № 69 от 10.10.03 г. Регламент обеспечения формами документов работодателей содержится в Приказе Минфина № 117н от 22.12.03 г.

Типовая форма утверждается законодательством (стат. 66 ТК). Нельзя использовать неутвержденные бланки, равно как и вносить данные не по общепринятым правилам. Вести книжки нужно на всех сотрудников, которые проработали у основного нанимателя более 5 дн. В случае привлечения специалиста по гражданско-правовому договору трудовая не заполняется.

Читайте также, Как сделать запись в трудовую книжку при увольнении.

Порядок хранения трудовой книжки

Поскольку этот документ относится к строгой отчетности, правила хранения трудовых книжек утверждены в п. 40-44 Постановления № 225. При этом обязанность по обеспечению сохранности возлагается на работодателя.

Инструкция хранения трудовых книжек – 5 главных правил:

1. Каждая книжка, которая принята от сотрудника, и все вкладыши к ней, должна регистрироваться в специальной книге учета – обязательно указывается серия и № бланка.
2. Бланки нужно хранить в сейфах, металлических шкафах либо специально оборудованных помещениях (п. 16 Постановления Правительства № 359 от 06.05.08 г.) – так как однозначного указания на то, что эти формы относятся к БСО № 359 не содержит, работодатель вправе самостоятельно выбрать подходящее место для их хранения. Главное – это обеспечить сохранность документов и защиту от порчи.
3. «На руки» сотруднику выдать документ можно только при увольнении или в целях назначения пенсии. В случае расторжения взаимоотношений специалист расписывается в книге и личной карточке при получении книжки.
4. Регистрации в книге подлежат все полученные бланки, а также выданные.
5. Не полученные в нормативные сроки документы хранятся у работодателя по общим правилам до востребования.

Срок хранения трудовых книжек по Закону

Правила учета и хранения трудовых книжек предполагают постоянное наличие бланков по основному месту работу. Документ навсегда выдается работнику только при его увольнении. Если книжка осталась невостребованной (к примеру, в случае гибели человека), срок ее хранения составляет 75 лет (п. 664 Перечня по Приказу Минкультуры № 558 от 25.08.10 г.).