План и цель командировки: примеры

Несмотря на развитие телефонной связи и интернет-технологий, позволяющих общаться с бизнес-партнерами на расстоянии, у компаний разных сфер деятельности возникает необходимость направлять сотрудников в служебные поездки. Действующее законодательство требует их тщательного оформления: издания приказа, написания и утверждения авансового отчета. На практике у бухгалтеров и кадровиков коммерческих структур возникают вопросы, как сформулировать цель командировки (примеры), как определить ее продолжительность, какие нюансы необходимо соблюсти.

Что такое служебная командировка

В ст. 166 ТК РФ говорится, что командировкой называется поездка в отдаленную местность, отвечающая следующим критериям:

  • совершается по инициативе нанимателя;
  • имеет заранее определенную продолжительность;
  • нацелена на решение сформулированного работодателем круга вопросов.

Понятие «командировка» не используется по отношению к лицам, устроенным по гражданско-правовым договорам или тем, чья специальность подразумевает выполнение работы в пути (проводники, стюардессы), постоянные разъезды.

Согласно ст. 167 ТК РФ, за командированным сохраняется занимаемая в компании позиция и средний заработок. Фирма-наниматель обязана компенсировать специалисту все расходы, связанные с дорогой и арендой жилья, выплатить суточные (т.е. средства, призванные покрыть дополнительные расходы, обусловленные проживанием вне дома).

Начисление командировочных в 2018 году

Как оформляется командировка?

С 2015 года компании и ИП оформляют командировки персонала по упрощенной схеме. Процедура состоит из трех шагов:

1. Издание приказа

Это письменное распоряжение руководства, подтверждающее желание компании направить специалиста в деловую поездку. Документ готовится до отбытия гражданина. В нем указываются следующие сведения:

  • наименование нанимателя;
  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • ее планируемые даты;
  • пункт назначения.

Приказ визируется руководителем компании и самим работником, подтверждающим ознакомление.

2. Выплата аванса

Бухгалтерский работник или сам командируемый рассчитывает расходы, сопряженные с поездкой. В их состав включают суточные на все дни, цену билетов в обе стороны, аренды жилья. Средства на указанные траты обязательно выдаются до начала поездки любым из двух способов: наличными или на карточку.

3. Оформление авансового отчета

В течение трех дней с даты прибытия специалист составляет авансовый отчет, где излагает примерный план командировки, место пребывания, прописывает размер ранее полученных средств, дает перечень совершенных трат, указывает сумму неиспользованного остатка или перерасхода. Документ сдается сотрудникам бухгалтерии и затем утверждается директором компании.

Закон оставляет право работодателю расширить указанный алгоритм составлением дополнительных документов: служебной записки, командировочного удостоверения и т.д. Необходимость их оформления закрепляется локальными актами фирмы.

Цель командировки в командировочном удостоверении: примеры

Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка должна иметь четко определенную цель. Ее указывают в приказе и командировочном удостоверении, если заполнение последнего введено в ранг обязанности работников локальными актами фирмы.

Что именно указать в документах в качестве цели деловой поездки – зависит от сферы деятельности компании, должности сотрудника, направляемого в отдаленную местность. Возможны следующие формулировки:

  • заключение договора на поставку оборудования;
  • проведение переговоров с поставщиками сырья относительно цены продукции;
  • выступление на конгрессе, конференции;
  • участие в судебном разбирательстве по иску к клиенту-неплательщику;
  • участие в восстановлении оборудования;
  • проведение проверок в филиале, расположенном в другом городе, и т.д.

Правильно сформулированная цель спасет компанию от возможных рисков в ситуации, если задача не будет выполнена. Вместо формулировки «подписать договор» правильнее будет использовать фразу «оценить возможность сотрудничества с компанией «А».

Цель поездки часто прописывается в служебном плане командировки, составляемом по образцу, закрепленному внутренними актами фирмы. В нем указывается ФИО и должность направляемого работника, пункт назначения, планируемые сроки бизнес-трипа.

Основная особенность плана заключается в том, что цель разбивается на отдельные задачи, перечень конкретных мероприятий, которые специалист будет проводить в чужом городе. Например, проведет переговоры с представителями фирмы «А», посетит их производство, презентует свою компанию и т.д.

Готовый план подписывается руководителем компании и командированным сотрудником, подтверждающим свое ознакомление с его содержимым.

Длительность командировки: актуальные правила

Действующее законодательство не определяет минимальной и максимальной длительности командировки. Она может быть однодневной или продолжительной в зависимости от целей и задач, поставленных перед специалистом. Единственное ограничение для нанимателей, сформулированное в ст. 166 ТК РФ: необходимость сформулировать конкретный срок поездки. Специалиста нельзя отправить в отдаленную местность на неопределенный период.

При подсчете длительности бизнес-трипа используются следующие правила:

  • Дата его начала – день, когда выбранный вид транспорта отбывает от вокзала (аэропорта), расположенного в родном городе гражданина.
  • Дата окончания – день, когда обратное транспортное средство прибывает в город проживания специалиста.
  • Если транспорт отбыл до 00:00, день полностью засчитывается как командировочный. Если прибыл после 24:00 – суточные полагаются за полный наступивший день.
  • При подсчете длительности деловой поездки суммируются рабочие даты, выходные, праздники. За каждый из этих дней выплачиваются суточные по нормативам, установленным компанией.

Длительность деловой поездки указывается в приказе, служебной записке, командировочном удостоверении и иных документах, составление которых предусмотрено локальными актами фирмы-нанимателя. Учитываются те дни, на которые компания направляет работника по собственной инициативе.

Пример

Работник ООО «Вымпел» Петров должен был выезжать в Москву для встречи с деловыми партнерами 21.05.18, но по собственной инициативе поменял билеты на 17.05.18. Нужно ли фирме платить ему суточные за четыре дополнительных дня?

Нет, потому что инициатива по продлению командировки исходила не от нанимателя, а от самого сотрудника. Суточные за «лишние» дни не положены.

альтернативный текстЕсли вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделиться:

Добавить комментарий

Войти с помощью: