Переход на УПД – порядок действий

Что представляет собой УПД

Согласно Письму ФНС № ММВ-20/3-96@ от 21.10.13 г. УПД – единый документ, объединяющий все обязательные реквизиты счет-фактуры и первичной формы. Бланк разработан в соответствии с нормами стат. 169 НК и стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.

Применение УПД носит рекомендательный характер. Предприятия вправе самостоятельно решать, каким образом вести документооборот хозопераций – с использованием универсального документа или в привычном формате. В свою очередь УПД можно оформлять для замены счет-фактуры и первичной формы (код статуса «1») или только в качестве первички (код статуса «2»). Подробные разъяснения по вопросам заполнения бланка приведены в приложениях к Письму ФНС. Так, составление УПД допускается в следующих случаях (перечень является открытым):

• При отгрузках продукции или товаров.
• При выполнении работ, а также на оказание услуг.
• По посредническим операциям (комиссия, агентские договора и т.д.).
• При транспортировке предмета сделки.
• При передаче имущественных прав и пр.

Если УПД заполнен по всем правилам и содержит обязательные данные, на основании этого документа можно принять к вычету НДС, обосновать расходы фирмы (в целях прибыли или другого налога), отразить в учете хозоперацию. В обязательном порядке составление универсального документа требуется закрепить в учетной политике организации.

Форма УПД

Как перейти на универсальный передаточный документ

Когда фирма переходит на применение УПД, следует закрепить этот факт в учетной политике. Ведь универсальный бланк по своему статусу приравнен к первичке, а значит, его форма, сроки и регламент перехода должны быть утверждены письменно руководителем хозяйствующего субъекта.

Внести корректировки в учетную политику лучше с начала календарного года, то есть следующего отчетного года для целей бухучета. Если компания собирается выписывать УПД с середины года, дополнения требуется утвердить до начала предстоящего налогового периода по НДС (квартала).

Стоит ли уведомлять партнеров? Законодательством такая обязанность не установлена. Однако, в целях предотвращения возможных споров с контрагентами, рекомендуется уведомить постоянных покупателей о составление УПД вместо привычных бланков. Такое условие включается в содержание договора на сделку или в допсоглашение к текущему контракту. Далее приведем порядок действий при переходе на УПД:

1. Определитесь, по каким видам хозопераций составляется универсальная форма – перечень можно привести по видам деятельности, типам договоров или сделок. Если УПД планируется использовать в обособленном подразделении, разработайте соответствующий регламент для ОП.
2. Утвердите форму УПД – ФНС приводят в своем Письме рекомендуемую форму. Предприятия могут самостоятельно доработать бланк путем внесения нужных сведений. Обязательные реквизиты удалять не разрешается.
3. Назначьте лицо, ответственное за оформление УПД, – именно этот работник должен составлять и подписывать документ для оформления сделок.
4. Подготовьте распоряжение или иной документ о переходе фирмы на УПД.

Обратите внимание! Дополнительно рекомендуется составить подробную памятку для персонала о том, как заполнять УПД. Пропишите, кто составляет и подписывает бланк; как нумеруется документ; нужно ли заверять его печатью; как требуется корректировать форму при необходимости; в каком порядке организуется хранение и т.д.

Как составить приказ о переходе на УПД

Документ заполняется в произвольном виде. Утверждает приказ руководитель организации. Ознакомьтесь с примерным образцом.

Приказ

«О переходе на УПД»

№ УП-3/12/2018                                                                                                                                от 24.12.2018 г.

Для оптимизации документооборота ООО «Квант» и согласно Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г., Письму Минфина № 03-07-15/41644 от 07.10.13 г. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 01.01.2019 г. в ООО «Квант» ввести для документального оформления реализации товаров вместо составления отдельного счет-фактуры и накладной ТОРГ-12 универсальный передаточный документ УПД.
2. С 01.01.2019 г. использовать при расчетах с покупателями форму УПД, утвержденную учетной политикой ООО «Квант» на 2019 г.
3. Уведомить всех покупателей ООО «Квант» о переходе на УПД в срок до 30.12.2018 г.
4. Назначить ответственным лицом за оформление УПД менеджера ООО «Квант» Иванова И.И.
5. Ознакомить работников с инструкцией по работе с УПД.
6. Назначить ответственным лицом за составление инструкции по работе с УПД главного бухгалтера ООО «Квант» Сергееву М.А.
7. Главному бухгалтеру подготовить уточнения в учетную политику ООО «Квант» на 2019 г.

С приказом ознакомлены:

_____________/________________________/

_____________/________________________/

Генеральный директор ООО «Квант» ___________/Сафонов О.Г./