23 марта 2020

Переход на электронные трудовые книжки – последние новости, образцы

Переход на электронные трудовые книжки – последние новости, образцы

Закон № 439-ФЗ утвержден в 2019 году: переход на электронные трудовые книжки все-таки состоится. С 1-го января 2020 г. уже работающие граждане вправе отказаться от ведения книжки «на бумаге» и перейти на цифровой формат. С 1 января 2021 г. впервые устраивающиеся на работу не смогут оформлять бумажные трудовые. Разберемся, как осуществить переход на электронные трудовые книжки – последние новости по этому вопросу в нашей статье.

Читайте: Новый ежемесячный отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР – кто сдает, в какие сроки в 2020 году, 2021 году

КонсультантПлюс попробуйте бесплатно
Получить доступ

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки

Закон об ЭТК (электронные трудовые книжки) утвержден окончательно (№ 439-ФЗ от 16.12.19 г.). А значит, теперь работодатели обязаны передавать в ПФР еще один отчет, а фонд обеспечить сохранность и учет сведений о трудовой деятельности на специальных серверах в зашифрованных базах данных. Обязательный переход на электронные трудовые книжки или нет?

Государство предусмотрело плавное внедрение нововведений. В 2020 году переход на новые электронные трудовые книжки будет постепенным. Работники вправе в добровольном порядке выбирать, каким способом отражать информацию об электронной деятельности – «на бумаге» или электронно. До конца 2020 года у персонала есть возможность подать работодателю заявление. Если выбирается бумажный вариант, обе книжки будут вестись параллельно. Если электронный, бумажный документ передается «на руки» и более не заполняется.

Начиная с 2021 г., процесс перехода на электронные трудовые книжки предусматривает ведение только ЭТК для впервые устраивающихся на работу. Таким специалистам бумажные книжки оформляться не будут.

Читайте: Объявлены сроки перехода на электронные трудовые книжки!

Как происходит переход на электронные трудовые книжки

В стат. 2 № 439-ФЗ закреплен пошаговый переход на электронные трудовые книжки. Эта процедура достаточно объемная и предусматривает оформление нескольких обязательных документов. Мы составили полный алгоритм перехода на электронные трудовые книжки в отдельной статье.

Читайте о процедуре перехода на электронные трудовые книжки в статье Переход на электронные трудовые книжки – пошагово, с образцами (сделать ссылку на № 47 (1))

Далее приводим краткое описание мероприятий по переходу на электронные трудовые книжки в соответствии с правилами из стат. 2 № 439-ФЗ. Проверьте, чтобы ничего не упустить.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки:

  • Проведите анализ ЛНА (локально-нормативные акты) предприятия – это положения, договоры, правила, должностные инструкции кадровиков и бухгалтеров. Внесите поправки в документооборот трудовых книжек. Пропишите, как будет проходить переход на ЭТК, включая сроки рассылки уведомлений персоналу; сбор заявлений; выдачу бумажных книжек тем, кто решил перейти на цифровой формат и т.д. Здесь же необходимо утвердить формы документов по переходу (уведомление и заявления). На корректировку ЛНА у работодателей есть весь 2020 год, но лучше сделать это раньше, чтобы успеть провести остальные обязательные этапы перехода.

(Скачать образец) Приказ перехода на электронные трудовые книжки

  • Уведомите персонал о грядущих изменениях – сделать это нужно по 30-ое июня 2020 г. включительно. Используйте для оповещения утвержденную в ЛНА форму. Уведомление составляется письменно, отдельно для каждого сотрудника, под его личную подпись. Помните, что уведомить требуется всех сотрудников, включая находящихся в отпусках, на больничных, в декрете и т.д. Разработать бланк можно самостоятельно. Главное – прописать в документе 2 основных момента:
  1. Изменения в трудовом законодательстве.
  2. Право выбора работника между бумажным и электронным способом оформления трудовой книжки.

(Скачать образец) Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

  • Соберите заявления с работников – на сбор заявлений отводится период до конца 2020 г. Сотрудники должны сообщить работодателю, в каком виде следует оформлять трудовые книжки. Если в электронном, бумажный документ выдается физлицу «на руки» и более не ведется. Если в бумажном, работодатель будет вести одновременно 2 формата – «на бумаге» и цифровой. Если от специалиста никакого заявления до конца 2020 года не поступит, его трудовая книжка продолжит оформляться в бумажном виде.

(Скачать образец) Заявление сотрудника с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку

(Скачать образец) Заявление сотрудника с просьбой перейти на электронную трудовую книжку

Читайте: Изменения в трудовом законодательстве с 2020 года – таблица

Переход на электронные трудовые книжки – обучение

Чтобы провести обучение ответственных за ведение трудовых книжек лиц, первоначально нужно разработать алгоритм перехода. После утвердить его в ЛНА и внести изменения в обязанности работников с помощью обновления должностных инструкций. На техническую подготовку дается год (2020). При обучении персонала основной упор нужно сделать на особенности составления новых отчетных форм, которые уже утверждены или только ожидаются к принятию, – СЗВ-ТД, СТД-Р.

Возможно, территориальные подразделения ПФР начнут проводить обучающие семинары для кадровиков и бухгалтеров. Информация о таких мероприятиях анонсируется на официальном сайте и непосредственно в отделениях фонда. Программа для перехода на электронные трудовые книжки в настоящее время разрабатывается.

Вывод – в этой статье мы рассказали, в чем заключается поэтапный план перехода на электронные трудовые книжки. Завершить все подготовительные мероприятия работодателям необходимо до конца 2020 г. А уведомить персонал о праве выбора желаемого способа заполнения бланка требуется еще раньше – до 30-го июня 2020 г. включительно.

Добавить комментарий

Авторизация

Авторизация

*
*
Регистрация

Регистрация

*
*
*
*

Генерация пароля