Переход на электронные трудовые книжки – пошагово, с образцами

Начиная с 2020 года, в России вводятся в действие электронные трудовые книжки (Закон № 439-ФЗ от 16.12.19 г.). Цифровой учет распространится не сразу, а постепенно. В связи с нововведениями все работодатели должны уведомить персонал о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Сотрудник вправе выбирать, каким способом вести бланк – по-прежнему «на бумаге» или по-новому, то есть, в электронном виде. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово, чтобы избежать сбоев в кадровом документообороте. Используйте наш образец инструкции перехода на электронные трудовые книжки с бланками приказа, уведомления, заявлений сотрудников.

Читайте: Новый ежемесячный отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР – кто сдает, в какие сроки в 2020 году, 2021 году

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Согласно законодательным нормам переход трудовых книжек в электронный вид начинается с 2020 года. Уже работающие граждане могут выбирать между способами отражения информации о трудовой деятельности – в бумажном или электронном виде. Те, кто устраивается на работу в первый раз с 2021 г., могут рассчитывать только на цифровой формат, без ведения бумажной трудовой книжки.

Прочие работники должны подать работодателю заявление (письменное) о сохранении бланка «на бумаге» или о заполнении его в электронном виде. Срок подачи заявления – до окончания 2020 г. Если специалист просит оставить ему бумажную трудовую, работодатель не вправе ему отказывать. Тогда организации придется дублировать сведения цифровым способом, параллельно заполняя электронные и бумажные формы книжек. Аналогичный порядок действий сохраняется в ситуации, если никакого заявления сотрудник не подавал.

Если же в заявлении будет озвучена просьба о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель освобождается от обязанности ведения и хранения ее бумажного экземпляра. Документ возвращается специалисту. Если у человека не было возможности подать заявление до конца 2020 г., сделать это можно в любой момент, в том числе при трудоустройстве. Далее рассмотрим механизм перехода на электронные трудовые книжки.

Читайте: Объявлены сроки перехода на электронные трудовые книжки!

Пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

На нормативном уровне информация о переходе на электронные трудовые книжки закреплена в стат. 2 № 439-ФЗ от 16.12.19 г. Здесь приведен перечень мероприятий, которые необходимо провести в рамках подготовки к переходу на электронные трудовые книжки. Проговорим порядок перехода на электронные трудовые книжки, чтобы было понятно, что и в какой последовательности делать.

Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки для работодателей:

1. Разработайте или внесите изменения в ЛНА (локально-нормативные акты) организации – это нужно сделать, чтобы обосновать ведение трудовых книжек в электронном формате. Можно составить отдельное положение о переходе на электронные трудовые книжки. Какие ЛНА требуется проверить и, при необходимости, доработать с учетом мнения профсоюза (при наличии):
   • Коллективные договоры.
   • Трудовые договоры.
   • Положение по оплате труда.
   • ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка).
   • Регламент работы отдела кадров.
   • Должностные инструкции и т.д.
2. Уведомите персонал о законодательных изменениях – такое уведомление направляется каждому работнику отдельно в срок не позднее 30-го июня 2020 года включительно. Сообщить нужно о двух вещах:
   • О возможности ведения электронной трудовой книжки.
   • О праве выбора между бумажным бланком и электронным форматом.
3. Обеспечьте подготовку технической базы для взаимодействия организации с ПФР – это нужно сделать для последующей подготовки и сдачи ежемесячного нового отчета СЗВ-ТД. Представлять форму в фонд в 2020 году требуется до 15-го числа в следующих случаях:
   • Прием специалиста на работу.
   • Увольнение сотрудника.
   • Перевод работника.
   • Подача заявлений работниками (о ведении электронной трудовой или о выдаче сведений трудовой деятельности).
   • Переименование работодателя.
   • Получение новой профессии.
   • Лишение права на занятие определенной должности.
4. Получите заявления от сотрудников – сообщить работодателю о способе ведения трудовых книжек персонал обязан до 31-го декабря 2020 г. включительно. При выборе электронного формата бумажный бланк окончательно передается работнику «на руки» и более работодателем не ведется. Информация о заявлении отражается в отчете СЗВ-ТД за тот месяц, в котором сотрудник подал заявление.
5. Выдайте бумажные трудовые специалистам, сделавшим выбор в пользу электронного бланка. В книжку вносится запись о подаче физлицом заявления на предоставление ему информации работодателем о трудовом стаже электронным способом.

По вновь принятым работникам (с 2021 г.) трудовые книжки будут вестись только в электронном виде. Выше рассказано, как оформить переход на электронные трудовые книжки. Воспользуйтесь нашими образцами новых документов – приказа, уведомления и заявлений.

Образец приказа перехода на электронные трудовые книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Исток»

ПРИКАЗ

09.01.2020                                                                                                                                      №1 э/д

г. Воронеж

В целях реализации норм Трудового Кодекса Российской Федерации по формированию сведений о трудовой деятельности работников и на основании федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В течение 2020 года создать рабочую группу по реализации мероприятий по формированию сведений о трудовой деятельности в составе:

1) начальник отдела кадров Красновой И.Г.

2) начальник юридического отдела Усовой Е.В.

3) главного бухгалтера Сидоровой С.И.

(Скачать образец) Приказ перехода на электронные трудовые книжки

Образец уведомления (объявления) о переходе на электронные трудовые книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Исток» (ООО «Исток»)

Иванову В.П. слесарю 2 разряда

УВЕДОМЛЕНИЕ

13.01.2020 № 15

О формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уважаемый Виктор Петрович!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением в трудовом законодательстве с 01.01.2020 сведения о Вас, как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и основаниях прекращения трудового договору передаются в составе сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде.

(Скачать образец) Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления сотрудника с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку

Генеральному директору

ООО «Исток»

Тарасову А.С. от

слесаря 2 разряда

Иванова Виктора Петровича

заявление

В связи с изменениями трудового законодательства, которые связаны с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу:

Продолжить работодателем ведение моей трудовой книжки согласно стат. 66 ТК РФ в бумажном формате.

Слесарь 2 разряда                      Иванов                  Иванов В.П.

17.01.2020

(Скачать образец) Заявление сотрудника с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку

Образец заявления сотрудника с просьбой перейти на электронную трудовую книжку

Генеральному директору

ООО «Исток»

Тарасову А.С. от

слесаря 2 разряда

Иванова Виктора Петровича

заявление

В связи с изменениями трудового законодательства, которые связаны с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу:

Предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде согласно стат. 66.1 ТК РФ.

Слесарь 2 разряда                      Иванов                  Иванов В.П.

17.01.2020

(Скачать образец) Заявление сотрудника с просьбой перейти на электронную трудовую книжку

Читайте: Изменения в трудовом законодательстве с 2020 года – таблица