Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Нередко бывает так, что организация направляет сотрудника в командировку. В связи с этим ему приходится тратить значительные средства на проживание в другой местности, в частности, на жилье. Как известно, работодатель обязан возместить ему эти расходы. Для этого работнику необходимо предоставить документы, подтверждающие суммы его затрат. Что же представляют собой отчетные документы за проживание в гостинице?

Должен ли работодатель возместить всю сумму проживания в гостинице?

В Постановлении Правительства № 729 сказано, что в случае необходимости оплаты жилого помещения в процессе командировки работодатель возмещает сотруднику сумму фактических расходов, если они могут быть подтверждены документальным образом. Однако максимальный размер суммы, которую законодатель обязывает уплатить работодателя, составляет 550 рублей за сутки (если же документальных свидетельств нет, такая сумма составляет всего лишь 12 рублей). Это не значит, однако, что работник не может получить полную стоимость своего проживания в другой местности. Сверх установленной суммы расходы могут быть возмещены за счет экономии средств, которые выделяются из федерального бюджета.

Начисление и оплата суточных

Отчетные документы для командировочных, как становится ясно из положений законодательства, являются необходимым условием для того, чтобы суммы, о которых шла речь выше, могли быть выплачены. В связи с этим возникает вопрос о том, какие именно документы нужны работодателю. Ведь если работник не предоставит нужные документы, его расходы на жилье в командировке не будут покрыты, что будет представлять убыток для него.

Оплата гостиницы в командировке: какие нужны документы?

Довольно распространенным является явление, когда работник в подтверждение своих расходов предоставляет в организацию кассовый чек. Это абсолютно законно, и бухгалтерия организации должна принять такой способ доказательства расходов. Однако что делать в случае, если гостиница не использует ККТ в процессе оказания услуг? В таком случае организация, она обязана использовать бланки строгой отчетности, которые также будут являться надлежащими доказательствами расходов на проживание работника.

Облагаются ли суточные страховыми взносами

Следует отметить, что законодательство в принципе не предусматривает четкого правила на счет того, какие именно отчетные документы за проживание должен предоставить работник. Главное, чтобы в документах значилось название юридического лица, сумму, которую уплатил работник за проживание, а также услуги, которые были оказаны сотруднику, то есть предоставление ему жилья.

Обязательно ли проживать именно в гостинице для возмещения расходов на проживание?

Законодательство не устанавливает обязательных условий о том, что работник в командировках может пользоваться только гостиницами. Необходимо лишь, чтобы организация была предназначена для оказывания услуг в виде предоставления временного жилья. Из этого следует вывод, что отчетные документы за проживание в квартире также будут достаточным основанием для того, чтобы работодатель возместил работнику расходы на проживание. Сюда же могут входить мотели и другие виды организаций, предоставляющие подобные услуги.

Поддельные отчетные документы: стоит ли ими пользоваться?

На сегодняшний день Интернет переполнен разнообразными сайтами, предоставляющими услуги по оформлению отчетных документов для тех работников, которые желают получить выгоду от обмана работодателя о том, что они проживали в период командировки в определенной гостинице за определенную сумму. На практике такие работники обычно либо находят себе более дешевое жилье, либо проживают у знакомых, и прибыль от того, что выплачивает работодатель, оставляют себе. Следует предупредить таких работников, что расходы на проживание в командировке необходимо документировать надлежащим образом и не обращаться за услугами к таким организациям. В противном случае, есть риск того, что обман раскроется, за чем может последовать наложение дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.