Отчетные документы для командировочных

Если сотрудник предприятия направляется в служебную поездку, по нормам стат. 167 ТК ему гарантируется не только сохранение средней зарплаты, но и возмещение понесенных затрат. Для этого физлицо обязано предъявить отчетные документы по командировке. Какие формы имеются в виду? В какие сроки сдаются работодателю? Как подтвердить расходы на проживание в командировке? Подробные ответы – далее.

Нормативный порядок подтверждения затрат по командировкам

В соответствии с п. 10 Постановления Правительства России № 749 от 13.10.08 г. направленным в командировки специалистам работодателем выплачивается денежный аванс для возмещения затрат на жилье и проезд, а также суточные. Чтобы сотрудник смог без проблем отчитаться о потраченных финансах, а организация, в свою очередь, отнести сумму на расходы при исчислении налога с прибыли, физлицо обязано по возвращении из поездки предоставить авансовый отчет (п. 26 Постановления).

К этому документу прилагаются подтверждающие произведенные расходы отчетные документы для командировочных. В стат. 168 ТК определено, что предприятие обязано возместить командированному лицу издержки по проезду, найму жилья, суточные и другие допрасходы. Поэтому к числу отчетных форм относятся документы командировочным о проживании.

Какие бланки имеются в виду? Ответ будет зависеть от того, где именно проживал сотрудник. Если речь идет о гостинице, обязательно подтверждается оплата проживания в гостинице в командировке. Если в частной квартире, потребуются документы от частника. В целом, условия проживания в командировке никак не регламентированы на законодательном уровне, но все понесенные по факту затраты должны быть обоснованы, чтобы их можно было учесть в налоговом учете.

Командировка по ТК РФ

Как подтвердить затраты на проживание

Чтобы документально обосновать расходы на жилье для командировочных, физлицу необходимо подтвердить не только оплату средств, но также и факт проживания. Для этого, как правило, предоставляются договора об оказании услуг, чеки, счета, квитанции, БСО, акты и т.д. Если жилье арендуется у частника, арендный договор должен отвечать требованиям глав. 35 ГК РФ.

Обозначенные документы, равно как и прочие возможные формы, обязательно должны содержать подробные реквизиты получателя услуг по проживанию, а также фирмы (частника), предоставляющей такие услуги. В частности, реквизиты для гостиничных договоров должны соответствовать требованиям п. 20 Постановления № 1085 от 09.10.15 г. При этом по п. 28 оплата гостиницы в командировке выполняется полностью по факту оказания потребителю услуг, а в качестве подтверждения получения средств выступает соответствующий кассовый чек или же иной документ, оформленный как БСО.

Обратите внимание! В некоторых ситуациях документы на проживание командированного лица важны не только для возмещения расходов на жилье, но и для определения общего срока пребывания специалиста в поездке. Речь идет о тех случаях, когда сотрудник потерял проездные документы. В целях контроля и для корректности учета при этом разрешается предоставить документацию о найме жилья для проживания (п. 7 Постановления № 749), а при отсутствии последних – служебную записку или другой документ с календарными отметками принимающей стороны.

Отчетные документы за проживание в гостинице

При проживании в отелях гостиничные документы для командировочных являются основным подтверждением факта оплаты услуг и проживания работника. Чтобы впоследствии у предприятия не было проблем с налоговыми органами, сотруднику необходимо предоставить счет, ваучер, гостиничный чек или квитанцию. Любой из этих документов является обоснованием расходов на пребывание в гостинице и должен быть составлен на бланке БСО (если не используется ККТ) или чеке ККМ.

Соответственно, в бланке БСО указываются обязательные реквизиты по п. 3 Постановления № 359 от 06.05.08 г. Это № (шестизначный) и серия, а также название документа; форма регистрации, ИНН, адрес и название компании или ФИО ИП (поставщика услуг на проживание); стоимость и виду услуги; общая цена за проживание; должность и подпись ответственного лиц, выдавшего бланк и пр. Дополнительно работник предъявляет договор с гостиницей. Требования к заполнению последнего перечислены в п. 20 Постановления № 1085.

Обратите внимание! Если документы о проживании утеряны, предприятие может сделать запрос в отель. В этой ситуации подтверждением выступает справка гостиницы с указанием ФИО гостя, дат заселения и выселения. Правда впоследствии, при проверках ИФНС, возможны прецеденты о необоснованности возмещения средств только лишь на основании подобных справок. Да и для налогового учета этого документа недостаточно. Поэтому оптимальным будет дублирование утраченных форм.

Отчетные документы за проживание в квартире

Нередко командированные лица (с согласия своего работодателя) используют для проживания в поездках не гостиницы, а частное жилье. Для этого квартира арендуется на несколько дней или на более длительный период при необходимости. Это не запрещено. Но какие предоставить отчетные документы за проживание в квартире посуточно?

В первую очередь требуется подписание договора с арендодателем по нормам глав. 35 ГК РФ. Кроме того, подтверждением найма жилья выступает акт оказания услуг, который применяется при долгосрочной аренде. А для возмещения денег следует предъявить расписку частного лица о получении оплаты за квартирное проживание.

Оплата жилья в командировке без документов

Когда работник не может никак подтвердить потраченные на проживание средства, можно ли возмещать ему такие расходы? Нормативно работодатель вправе утвердить в ЛНА порядок возмещения подобных издержек даже при отсутствии обязательной документации (стат. 168 ТК). Однако отнести такие суммы на расходы компании по прибыли не получится, поскольку нет документального обоснования понесенных затрат по стат. 252 НК.

Обратите внимание! Если командированное лицо не может подтвердить свои расходы на жилье, в соответствии с п. 3 стат. 217 НК такие суммы облагаются НДФЛ, за исключением 700 руб. в день для российских поездок и 2500 руб. в день – для поездок за рубеж.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Как и для работников коммерческих организаций, расходы на проживание в гостинице командированных работников бюджетных учреждений должны быть обоснованы документально. Отказать в возмещении подобных трат руководители бюджета не вправе. При этом если сотрудник прикладывает к своему авансовому отчету все подтверждающие документы, никаких ограничений по лимитам расходования денег не существует.

Обратите внимание! В соответствии с положениями Приказа № 65н от 01.07.13 г. проживание в командировке относится на КОСГУ 212, то есть «Прочие выплаты». На эту же подстатью бухгалтер бюджетной структуры разнесет расходы по проезду, суточным, другим сопутствующим издержкам командированного лица, разрешенным ЛНА учреждения.