Оплата такси в командировке

Нередко сотрудники во время служебных поездок пользуются услугами такси. Может ли работодатель возместить физлицу такие затраты? Как учесть расходы на такси в командировке? Какими документами подтвердить траты? Разберемся подробнее в вопросе.

Порядок возмещения расходов на такси в командировке

В процессе командировок предприятие обязано возместить работникам понесенные фактически затраты. Это суточные, расходы на проезд, проживание и прочие сопутствующие нужды (стат. 168 ТК). Точный регламент возмещения таких издержек устанавливается организацией в ЛНА или колл договорах с персоналом.

Оплата такси в командировке выполняется при использовании соответствующих услуг для проезда командированного лица к месту проживания, аэропорту, вокзалу и т.д. Следовательно, если предприятие предусмотрело в ЛНА, что такие расходы подлежат возмещению, работник должен предоставить подтверждающие проезд документы. Это БСО или кассовый чек. В таких формах должны содержаться обязательные реквизиты (в соответствии с Приложением № 5 к Постановлению Правительства РФ № 112 от 14.02.09 г.).

Обратите внимание! Не может рассматриваться в качестве подтверждения услуг такси по оплате транспортных расходов в командировке электронная квитанция (Письмо Минфина № 03-03-06/1/34183 от 10.06.16 г.).

Учет расходов на такси

В налоговом учете проезд на такси командированных лиц организация вправе учесть в составе прочих расходов по подп. 12 п. 1 стат. 264 НК. Разумеется, при условии, что в наличии имеются подтверждающие документы, то есть кассовый чек или БСО. Дополнительно, для обоснования целесообразности понесенных расходов, рекомендуется получить от сотрудника объяснения, почему пришлось воспользоваться именно этим видом транспорта. К примеру, причиной может быть территориальная удаленность аэропорта или проживание сотрудника вдалеке от остановок общественного транспорта и т.д.

В бухучете оплата такси относится к обычным расходам по п. 5, 7 ПБУ 10/99. Операция выполняется на момент утверждения авансового отчета. Проводки задействуют счета затрат по дебету и сч. 71 по кредиту:

• Д 44 (20, 26) К 71 – учтены расходы на такси во время командировки.
• Д 71 К 50 – издержки возмещены сотруднику.

Если осуществлялась аренда автомобиля в командировке и договор заключен напрямую с предприятием, необходимо отразить операции через сч. 60:

• Д 44 (20, 26) К 60 – отражены в учете затраты по аренде авто.
• Д 60 К 51 – оплачены по безналу услуги.

Обратите внимание! Ни взносами на страхование, ни подоходным налогам затраты сотрудника на такси в период командировки облагать не требуется.

Командировка на личном транспорте – какие документы нужны

Порой в служебную поездку работник отправляется на личном автомобиле. Как в таком случае подтвердить даты командировки и возникающие расходы? В соответствии с п. 7 Постановления № 749 от 13.10.08 г. начало и окончание поездки можно подтвердить с помощью служебной записки. Документ оформляется уже по возвращению из командировки.

Использование личного автомобиля также можно подтвердить чеками, квитанциями, счетами, путевыми листами на потребленное топливо. Если в командировку отправлено на одном транспорте несколько работников, составить записку необходимо каждому из них. Также в обязательном порядке по приезду оформляется авансовый отчет, к которому и прикладываются все первичные документы на проезд.

Как оплачивается однодневная командировка