Оформление транспортной накладной

В случае перевозки грузов составляются специальные документы. К числу обязательных форм относится транспортная накладная – оформление выполняется по законодательным нормам. Какой бланк нужно использовать? Кто выписывает форму? Где расписываться в транспортной накладной? Все ответы – в нашей статье.

Читайте о том, Что такое товарно-транспортная накладная

Когда требуется транспортная накладная

По умолчанию при перевозке различных грузов с помощью автомобилей нужно оформлять на них определенные документы. Транспортная накладная (ТН) составляется, когда для доставки привлекаются сторонние лица, с которыми заключается договор на экспедиторские услуги. Именно ТН позволяет покупателю обосновать свои затраты на перевозку.

Если же продукция доставляется собственными силами покупателя, то есть, на своем транспорте, заполнение транспортной накладной не требуется. В этой ситуации для подтверждения перевозки и обоснования затрат достаточно наличие путевого листа с обозначенным маршрутом следования, видом груза и т.д. При внесении данных в путевки не забывайте, что с 1-го марта действуют обновленные правила.

Читайте об изменениях в путевые листы

Порядок оформления транспортной накладной

Организация вправе использовать унифицированные бланки или разработать собственные с внесением в них всех обязательных реквизитов. В результате трактовки этой нормы некоторые фирмы ошибочно считают, что и бланк ТН можно разработать своими силами. Однако это не так.

Существуют нормативные правила оформления транспортной накладной. Порядок регламентирован в Постановлении Правительства № 272 от 15.04.11 г. Здесь же утвержден актуальный бланк ТН (в Приложении 4). Почему необходимо руководствоваться требованиями этого НПА, а не нормами бухгалтерского законодательства? Потому, что в данном случае ТН – это форма документа, которая разработана на федеральном уровне для перевозки грузов с помощью автотранспорта. Поскольку Постановление № 272 не относится к законодательным документам в области бухучета, а утверждено для сферы перевозок, при транспортировке грузов нужно использовать унифицированный бланк.

Читайте об оказании транспортных услуг на ЕНВД

При оформлении нужно помнить о том, что документ составляется на все грузы, перевозимые на одном автомобиле. Это может быть одна партия, две и более. Включить в ТН нужно весь ассортимент. Если же груз распределяется между несколькими машинами, бланк составляется на каждую из них в отдельности. Число ТН должно соответствовать числу ТС (транспортные средства).

Форма состоит из 17 разделов. Документ выписывается в количестве 3 экземпляров. Один из них предназначен компании-перевозчику, второй – отправителю груза, третий – получателю. Допускается составить и четвертый экземпляр для поставщика, если поставщик и грузоотправитель являются разными лицами. При этом важно, кто расписывается в транспортной накладной. После приемки груза покупатель проставляет свою подпись и затем документ передается фирме-поставщику для оплаты услуги по перевозке.

Читайте о Штрафах за отсутствие путевых листов

Подписи в товарно-транспортной накладной

Множество вопросов при составлении формы вызывает подписание транспортной накладной. Сложности возникают из-за особенностей операции. Ведь зачастую водитель-экспедитор забирает товар у поставщика и сразу везет его покупателю. А, между тем, в бланке предусмотрено, что свою подпись при отгрузке должен поставить поставщик. Значит, помимо подписи водителя в транспортной накладной нужны подписи грузоотправителя. Рассмотрим подробнее, кто должен и где подписывать транспортную накладную.

Где ставить подписи в транспортной накладной:

• Грузоотправитель – данные о приеме продукции к погрузке вносятся в разд. 6. Здесь указываются адрес и время погрузки; фактические даты прибытия и убытия авто; фактическое состояние груза, включая тару, упаковку, опломбирование и маркировку; количество мест и массу. В этом же разделе проставляют свои подписи ответственные лица компании-грузоотправителя и перевозчика (водитель). Обязательно приводятся должность грузоотправителя, расшифровки подписей.
• Водитель – помимо того, что водитель расписывается в принятии груза в разд. 6, он должен подписаться после доставки груза в разд. 7. Личная подпись водителя проставляется по факту перевозки продукции, после сдачи груза. Обязательно приводится расшифровка росписи. Кроме того, если в процессе транспортировки возникли какие-то нестандартные ситуации или претензии сторон, отдельные отметки перевозчик может вносить в разд. 17. Больше водитель не должен нигде расписываться в ТН, но его данные (ФИО, телефон для связи) приводятся в разд. 10.
• Грузополучатель – чтобы понимать, где ставить в транспортной накладной подписи грузополучателя, нужно изучить разд. 7. Здесь приводятся сведения о сдаче продукции – указать необходимо адрес, время и дату выгрузки; фактические даты прибытия ТС и убытия; число мест и массу груза. После приемки ответственное лицо получателя проставляет свою подпись с обозначением должности и расшифровки ФИО. Здесь же подписывается водитель для подтверждения факта сдачи и совершения перевозки.

Читайте о том, Что такое УПД

Кто должен составлять ТН при перевозке силами экспедитора со своего склада? В этом случае документ оформляет перевозчик, то есть, транспортная компания. Собственные реквизиты экспедитор вносит в разделы 1, 10. При этом поставщик организует доставку груза до склада перевозчика, а уже после продукция доставляется конечному покупателю.

Зачастую экспедитор не считает себя обязанными составлять ТН. Чтобы не вступать в конфликты, рекомендуется предусмотреть необходимость оформления документа в договоре на услуги транспортной экспедиции.