На какой счет относят затраты на командировку

При оформлении служебных поездок работодателям важно не только составить все документы для сотрудника, но и корректно отразить операцию в учете предприятия. На какой счет относят затраты на командировку? Как провести выдачу аванса подотчетному лицу? Как отразить возврат излишка средств в кассу? Разберемся, на каком счете учесть командировочные расходы – проводки вы найдете далее.

Учет командировочных расходов в 2018 году

Последовательно отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете состоит из двух основных этапов. Первый заключается в выдаче аванса сотруднику накануне поездки. Второй подразумевает списание фактически понесенных затрат. Одновременно требуется возместить перерасход либо удержать недостачу денег и начислить средний заработок работнику. Какие счета при этом используются? В соответствии с Приказом № 94н от 31.10.00 г. для учета расчетов с подотчетниками применяется сч. 71 с одноименным названием.

Здесь отражается, сколько выдано в подотчет на командировочные расходы – проводка Д 71 К 50 (51). При этом возможно два варианта расчетов: наличные и безналичные. Проводка будет различаться:

• Выдано из кассы подотчет на командировочные расходы – Д 71 К 50.
• Путем перечисления на карточку работника выданы деньги на командировочные расходы – проводка Д 71 К 50.

Командировочные расходы – счет бухгалтерского учета

Какой используется счет для отражения суточных затрат по поездке – зависит от целей задания. Если работника направляет организация для заключения договоров купли-продажи товаров, расходы нужно отнести на сч. 44. Если поездка связана с покупкой оборудования или иного имущества, на сч. 08. При производственной необходимости могут использоваться сч. 20, 28, 23, 25.

По прочим расходам в ходе командировки необходимо фиксировать операции на основании подтверждающих документов. Это акты услуг, чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры и пр. Для начисления заработка применяется методика среднего расчета с учетом норм п. 9 Постановления № 749. Оплате подлежат как праздники и выходные дни (в двойном размере минимум или одинарном с последующим предоставлением отгула), так и время в пути.

Отчет о командировке – образец

Командировочные расходы – налоговый учет

В налоговом учете компании такие затраты могут уменьшать налогооблагаемую базу по прибыли в полном объеме, без ограничений. Обоснование – подтверждающие понесенные траты документы. А для получения вычета по НДС потребуется счет-фактуры на услуги. Командировочные расходы по нормам стат. 253 классифицируются как прочие (подп. 6 п. 1) и учитываются в составе прочих (подп. 4 п. 2). Дата признания – день утверждения авансового отчета командированного лица (подп. 5 п. 7 стат. 272).

Страховые взносы на командировочные расходы

В отношении страховых взносов с командировочных трат, не требуется выполнять начисления с сумм на проживание, проезд и прочие дополнительные расходы. Могут облагаться взносами, как и НДФЛ, только суммы суточных сверх утвержденных законодательно лимитов. Не облагается следующая величина суточных:

• По поездкам по России – 700 руб.
• По зарубежным поездкам – 2500 руб.

Нормативное обоснование – п. 3 стат. 217 НК, п. 2 стат. 422 НК.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам – пример

Предположим, для закупки товара организация направила менеджера отдела продаж в 5-дневную командировку в г. Москву. Период – с 21.05.18 г. по 25.05.18 г. Для целей поездки работнику 18.05.18 г. выдан аванс в 50000 руб. Билеты и проживание оплачены по безналу. Величина суточных составляет 1000 руб. в день. Проводки:

• 05.18 г. выдан аванс на командировочные расходы – проводка Д 71 К 50.
• 05.18 г. представлен авансовый отчет, который в этот же день утвердил руководитель.
• 05.18 г. списаны суточные за 5 дн. – проводка Д 44 К 71 на сумму 5000 руб.
• 05.18 г. начислен НДФЛ с превышения лимита суточных – проводка Д 70 К 68 на сумму в 195 руб. (300 руб. х 5 дн.) х 13 %.
• 05.18 г. начислены взносы по страхованию с превышения лимита суточных – проводка Д 44 К 69 на общую сумму в 450 руб. (300 руб. х 5 дн.) х 30 %.
• 05.18 г. списаны на коммерческие расходы траты по проживанию (наличкой) – проводка Д 44 К 71 на сумму в 17500 руб.
• 05.18 г. получено в кассу на командировочные расходы – проводка Д 50 К 71 на сумму остатка долга за командированным лицом в 27500 руб.

Обратите внимание! Оплата питания в командировке не подлежит возмещению, поскольку этот вид издержек не поименован в стат. 168. Предполагается, что за питание командированное лицо будет платить из полученных суточных денег. По собственному решению предприятие может возмещать такие расходы, с последующим удержанием НДФЛ.

Зарубежная командировка – особенности учета расходов

При поездках за границу проводки по расходам на командировку будут составляться в общем порядке. При этом добавляются дополнительные траты на оформление виз, паспорта, сборы консульства и т.п. Повышается лимит суточных для обложения НДФЛ и страховых взносов – до 2500 руб. в день. Учет командировочных расходов в валюте выполняется по курсу, указанному в справке на покупку средств (при наличии) или по официальному курсу ЦБ РФ на день получения аванса в подотчет (п. 5-7 ПБУ 3/2006).

Оформление командировочных расходов

Чтобы налоговый и бухгалтерский учет командировочных расходов осуществлялся без нарушений, необходимо составить все документы на поездку. При отправлении работника в командировку обязательно нужен приказ руководителя, где указывается цель поручения, место исполнения и сроки (п. 3 Постановления № 749 от 13.10.08 г., стат. 166 ТК РФ). С 2015 г. такие документы, как служебное задание и командировочное удостоверение, упразднены. Но предприятие вправе продолжать использовать эти формы при целесообразности. Величина суточных, а также порядок возмещения затрат по командировкам утверждаются в ЛНА организации или колл договорах с персоналом.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

• Выдано из кассы подотчет на командировочные расходы – проводка Д 0.208.12.560 К 0.201.34.610.
• Списаны командировочные расходы – проводка Д 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) К 0.208.12.000
• Возвращен остаток средств – проводка Д 0.201.34.510 К 0.208.12.660.

Смета командировочных расходов – образец

Для своего удобства работники нередко составляют смету на предстоящую командировку. Этот документ заполняется произвольно и включает планируемые по поездке затраты. В частности, здесь можно отразить суммы утвержденных в организации суточных, расходы на проживание и проезд, прочие предполагаемые издержки. Заменять авансовый отчет, который составляется по возвращении из поездки в течение 3 дн., смета по законодательным нормам не должна. Но включенные командировочные расходы в сводном сметном расчете помогут точнее рассчитать, какую сумму аванса попросить у руководителя на поездку.