Компенсация за разъездной характер работы

В соответствии с положениями стат. 168.1 ТК РФ за разъездной характер занятости работодатель обязан возместить работнику расходы. Порядок и размер выплат устанавливаются организацией самостоятельно в ЛНА или трудовом договоре. Вместо обязательных компенсаций работодателем может быть предусмотрена выплата фиксированных надбавок. В зависимости от принятого варианта возмещения затрат будет различаться налогообложение сумм страховыми взносами и НДФЛ. Разберемся, как осуществляется расчет компенсации за разъездной характер работы; какие проводки в учете необходимо сделать бухгалтеру.

Читайте: Как отразить в бухучете и налогообложении компенсации сотрудникам на оплату проезда?

Варианты выплаты компенсаций за разъездной характер работы

Трудовые обязанности «разъездного» специалиста подразумевают постоянные поездки, а значит, связаны с дополнительными затратами. Поскольку такие расходы осуществляются в интересах организации, работодатель обязан компенсировать работнику издержки. Порядок и размер выплат компания утверждает в своих ЛНА. Условие о разъездной занятости включается в содержание трудового договора.

Компенсация за разъезды относится к обязательным трудовым гарантиям, как вид выплат за особый характер занятости. Информация о размерах, способе назначения таких доходов может устанавливаться в ЛНА работодателя или в коллективном/трудовом договоре. Существует два варианта расчета компенсации.

Доплаты к зарплате

Первый вариант – это установление доплаты (надбавки) к окладу. Согласно положениям стат. 149 ТК при отклонении рабочих условий от нормальных работодатель может выплачивать работнику доплату. Но это право нанимателя, а не обязанность. Иными словами установление таких надбавок не является обязательным для организации. Размер доплаты нужно утвердить в ЛНА в фиксированной сумме – к примеру, формулировка может иметь следующий вид:

• «Работнику устанавливается надбавка в размере 15 % от оклада за разъездной характер работы».

Обратите внимание! Минтруд России поясняет, что доплаты за разъездной характер работы не могут признаваться компенсационными при отсутствии подтверждающих расходы документов (Письмо № 17-4/В-462 от 30.09.14). В противном случае суммы таких выплат облагаются страховыми взносами. Несмотря на то, что в данном письме идет отсылка на утративший силу Закон № 212-ФЗ от 24.07.09 г., мнение контрольного ведомства нужно учесть во избежание споров с проверяющими.

Возмещение расходов

Второй вариант – возмещение произведенных во время поездки расходов. В стат. 168.1 ТК РФ предусмотрена обязанность для работодателя возмещения следующих видов затрат:

• На проживание.
• На проезд.
• Дополнительных – суточные, довольствие.
• Другие виды расходов, согласованные с работодателем.

Порядок возмещения расходов, включая их размер, работодатель утверждает в ЛНА. Для обоснования трат должно быть их документальное подтверждение. Это к примеру, счета из гостиниц на проживание, билеты, проездные документы и т.д.

Читайте: Каким должно быть положение о разъездном характере работы

Компенсация расходов: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

При выборе варианта расчета компенсации (через доплату или возмещение расходов) работодателю нужно учесть особенности обложения таких сумм НДФЛ и страховыми взносами, а также налогом с прибыли. С учетом разъяснений Минфина в Письме от 22 августа 2019 г. N 03-15-06/64487, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суммы, которые выплачены для возмещения расходов, но только при условии их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих траты документов такие выплаты не признаются компенсационными и подлежат обложению НДФЛ и взносами в общем порядке. Исключение – суммы суточных в размере, установленном в ЛНА предприятия.

Что касается различных доплат и надбавок, они облагаются в любом случае НДФЛ и взносами, поскольку относятся к СОТ (система оплаты труда) компании (п. 3 стат. 255 НК РФ). Соответственно, и отнесение расходов в издержки предприятия в целях расчета налога на прибыль возможно только при наличии надлежащего документального оформления.

Отражаем в бухгалтерском учете компенсацию за разъездную работу – проводки:

• Д 20 (44, 26, 25) К 73 – начислена сотруднику компенсация в возмещение расходов за разъездной характер работы.
• Д 73 К 50 (51) – выплачена компенсация из кассы предприятия (путем перечисления с расчетного счета).

Читайте: Положение о командировках – образец 2018