Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Действующее законодательство предусматривает социальные гарантии для российских работников, одна из которых – регулярный оплачиваемый отдых. На период отсутствия на службе за специалистом сохраняется занимаемая позиция и зарплата. Возможность получить выходные возникает после полугода непрерывной работы в организации. На практике часто случается, что граждан не пользуется своим правом, а затем просит выдать компенсацию за неиспользованный отпуск. Чтобы не столкнуться с проблемами, компания должна соблюдать все условия и правила документального оформления, корректно рассчитывать причитающуюся выплату.

Кто вправе заменить отдых финансовой выплатой?

Согласно ст. 122 ТК РФ, специалисты вправе ежегодно использовать 28-мь дней оплачиваемого отпуска. Они могут уйти на отдых спустя 6-ть месяцев непрерывной деятельности в организации, в дальнейшем даты отсутствия на службе согласуются с руководством и регламентируются специальным графиком, составляемым ежегодно.

Ст. 124 ТК РФ гласит, что в ситуации, когда обстоятельства не позволяют нанимателю отпустить специалиста на отдых, возможен перенос накопившихся дней на будущие периоды. Действующее законодательство запрещает не давать сотруднику отпуск более 24-х месяцев подряд.

На практике часто случается, что специалисты не используют все причитающиеся дни, а затем просят у работодателя выдать компенсацию отпуска. Действующее законодательство устанавливает строгие правила для подобных выплат, чтобы избежать злоупотреблений сторон. Оно гласит, что возмещение за оплачиваемый отдых в пределах 28-ми дней возможно в единственном случае – если стороны трудовых правоотношений прекращают действующий контракт (ст. 127 ТК РФ). Тогда «накапавшие» средства входят в состав расчета, перечисляемого при увольнении.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения 2018 возможна в случае, когда наемный специалист имеет право отдыхать с сохранением зарплаты дольше, чем это предполагается в «стандартном» варианте. Такая преференция вытекает из положений федеральных НПА, локальных актов предприятия или индивидуальных условий занятости работника.

В законодательстве указано, что заменить отдых на деньги не вправе следующие категории специалистов:

• женщины «в положении»;
• лица, не достигшие 18-ти-летия;
• специалисты производств с потенциальной вредностью и опасностью;
• лица, подвергшиеся радиационному облучению после взрыва на Чернобыльской АЭС.

Компенсация отпуска при увольнении в 2018 году не требует особого документального оформления. Причитающаяся специалисту сумма включается в общий расчет, который выдается в последнюю трудовую смену гражданина. Если работник хочет получить возмещение за дополнительное время отдыха, но не собирается расставаться с нанимателем, он обязан подготовить заявление, получив которое кадровики проделают процедуры, предписанные действующими НПА.

Неиспользованный отпуск

Как правильно составить заявление?

Чтобы поменять отпуск на финансовый эквивалент, специалисту необходимо написать заявление. Нужно понимать, что компенсация за отпуск в России – добрая воля работодателя. Если начальство не поддерживает инициативу гражданина, оно вправе отвергнуть ее.

Заявление составляется в простой письменной форме, унифицированного образца не предусмотрено. Оно готовится с соблюдением норм официально-делового стиля на листе А4. В документ целесообразно включить следующую информацию:

• ФИО и должность руководителя, которому адресуется просьба;
• номер заявления;
• наименование документа – «Заявление о замене отпуска денежной компенсацией»;
• ФИО и должность автора-составителя обращения;
• суть просьбы: указывается период, за который требуется замена (прописываются конкретные даты, количество заменяемых выплатой дней);
• ссылка на законодательное основание – ст. 126 ТК РФ;
• дата составления документа.

Готовое заявление для замены отпуска денежной компенсацией заверяется собственноручной подписью автора-составителя. Далее оно визируется непосредственным начальником специалиста и сдается в отдел кадров, который доводит информацию до руководителя организации. Просьба рассматривается, администрация фирмы принимает решение. Если оно положительное, начинается процедура оформления причитающейся выплаты.

Как составляется приказ о выдаче компенсации?

Унифицированная форма приказа отсутствует, он составляется произвольно. Рекомендуется использовать бланк, закрепленный в локальных актах фирмы-нанимателя. В документе прописывается:

• название компании-работодателя;
• номер согласно внутренней системе нумерации;
• дата и место составления;
• наименование документа, например, «Приказ о компенсации за неиспользованный отпуск 2018»;
• ссылка на ст. 126 ТК РФ;
• суть распоряжения руководства: поменять обозначенное количество дней отдыха на финансовый эквивалент;
• сведения о лице, ответственном за исполнение приказа (например, главном бухгалтере).

Готовый документ подписывается руководителем компании, лицом, ответственным за исполнение распоряжения, и самим сотрудником, который тем самым подтверждает ознакомление с текстом.

Чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих структур, важно прописать реквизиты бумаги-основания для распоряжения руководства: заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск, ранее подготовленное сотрудником. В тексте приказа указывается его номер и дата.

Внесение информации в кадровую документацию

Сведения о принятом решении выплатить возмещение обязательно отражаются в личной карточке специалиста, составляемой по форме Т-2 или собственному образцу, разработанному компанией и закрепленному локальными актами. Данные вносятся в седьмой раздел – «Отпуск».

В личной карточке указывается, что сотруднику предоставлена компенсация за отпуск по ТК РФ. В графах документа прописывается следующее:

• Первая – обозначается вид отпуска, замененного на деньги (основной или дополнительный).
• Вторая и третья – обозначаются даты начала и конца временного интервала отдыха, замещенного денежным эквивалентом.
• Четвертое – прописывается число дней, за которое рассчитывается финансовое возмещение.
• Пятая и шестая – вместо дат отсутствия специалиста на рабочем месте вносится фраза «Замена отпуска денежной компенсацией 2018»;
• Седьмая – делается ссылка на документ-основание (ранее изданный приказ).

Если неотгулянные дни компенсируют специалисту, продолжающему трудиться в компании, кадровикам следует внести изменения в график отпусков. Запись делается в десятой графе «Примечание». Указывается, что часть отдыха заменена денежной выплатой, прописывается точное количество дней, дается ссылка на приказ-основание.

Ответственность работодателя за неправомерную замену отдыха деньгами

Действующим законодательством предусмотрена административная ответственность фирм-нанимателей, выплачивающих компенсацию за неотгуленный отпуск в пределах 28-ми дней за год. Подобные действия рассматриваются как злоупотребление и влекут наложение штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ (часть 1):

• для руководителей компаний и ИП – 1-5 тыс. руб.;
• для юридических лиц – 30-50 тыс. руб.

Аналогичное нарушение, совершенное повторно, влечет более суровое наказание по второй части ст. 5.27 КоАП. Для руководства фирмы и частного предпринимателя штраф составит 10-20 тыс. руб., для компании – 50-70 тыс. руб.

Если начальство заставляет специалиста писать заявление на компенсацию отпуска и не позволяет использовать дни заслуженного отдыха, для защиты своих прав нужно обращаться в инспекцию по труду. Незаконные действия руководства пресекут, на фирму наложат административный штраф.

Оплачиваемый отпуск

Как определить число дней, которые нужно компенсировать?

Чтобы рассчитать денежное возмещение, бухгалтеру нужно знать две величины:

1. количество неиспользованных дней отдыха, которые нужно компенсировать;
2. среднедневной заработок сотрудника.

По общему правилу денежная компенсация за неиспользованный отпуск полагается увольняемому, который трудился на предприятии как минимум 15-ть дней.

При определении стажа, дающего право на оплачиваемый отдых, бухгалтер руководствуется следующими правилами:

• округляет отработанный период до целого числа месяцев;
• неполные месяца менее 15-ти дней отбрасывает;
• неполные месяца более 15-ти дней округляет до полных.

Получается общее число месяцев трудоустройства специалиста в организации. Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ из него нужно вычесть фактически отгулянные периоды. Получится итог, за который бухгалтер начислит сумму возмещения.

Особые правила действуют для исчисления неотгулянного периода за первый год. Возмещение как за полный год предусмотрено в двух случаях:

• если специалист трудился более 10,5 месяцев;
• если он проработал 5-ть с половиной месяцев, а разрыв трудового договора обусловлен особыми обстоятельствами (закрытием фирмы, сокращением штата, призывом гражданина на военную службу).

Приведенные выше правила определения числа дней для компенсации действуют для любого года, если он не первый в конкретной организации, а потому не относится к случаям-исключениям.

Как рассчитать компенсацию за отпуск: средний заработок

Чтобы исчислить размер денежного эквивалента неиспользованных дней отдыха, нужно найти среднедневной заработок специалиста (СЗ). Если он сотрудничал с компанией более года, вычисления делаются по данным за 12-ть месяцев, предшествующих увольнению. Например, для сотрудника, который покидает компанию 10.06.2018 г. бухгалтер возьмет временной интервал с июня 2017 г. по май 2018 г. Если гражданин отработал менее года, расчет ведется за фактический период профессиональной деятельности у конкретного нанимателя.

Расчет компенсации отпуска при увольнении предполагает, что суммируются все доходы, полученные специалистом:

• оклад;
• стимулирующие выплаты;
• надбавки.

В расчет не включаются доходы, определенные по СЗ (отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, командировочные), нетрудовые поступления (материальная помощь, подарки от работодателя).

Расчет компенсации за отпуск предполагает исчисление фактически отработанного времени. Если специалист трудился полный год, бухгалтеру нужно умножить 29,3 (среднемесячное число рабочих дней) на 12 (количество месяцев в году).

Для работников, которые не отработали полный год, например, брали отпуска, больничные, вычисления окажутся сложнее. Для определения значения по каждому месяцу бухгалтеру нужно использовать формулу:

КО = (КД – ИД)* 29,3/КД, где

• КО – количество дней, подставляемое в формулу расчета СЗ;
• КД – число календарных дней месяца;
• ИД – количество исключаемых дней (периодов, когда сотрудник был нетрудоспособен, уезжал в служебные командировки, отдыхал).

Чтобы исчислить среднедневной доход для компенсации за неиспользуемый отпуск при увольнении 2018, бухгалтер делит совокупный заработок специалиста за год на отработанное время. Получившуюся величину он будет умножать на число неотгулянных дней.

Как поступить, если специалист не получал зарплаты?

На практике бывают две ситуации, когда СЗ оказывается равным нулю:

• за последний год специалист не получал трудовых доходов (например, по факту не исполнял должностных обязанностей, за ним просто сохранялось место);
• работник был весь период болел, пребывал в «детских» отпусках.

Как рассчитывается компенсация за отпуск при увольнении в подобных ситуациях? Бухгалтеру необходимо заменить предыдущий год на предшествующие ему 12-месяцев. Например, берется период не с 01.06.17 по 31.05.18, а с 01.06.16 по 31.05.17 г.

Если до начала расчетного периода заработок отсутствовал, вычисления производятся за месяц, когда специалист берет отпуск. Если этот временной интервал тоже оказался «нулевым», расчеты делаются на основании тарифа, прописанного в соглашении, заключенном между сторонами трудовых правоотношений.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

С рассчитанного финансового эквивалента за неотгулянные дни уплачивается НДФЛ по ставке 13%. Работодатель выполняет функцию налогового агента, т.е. налог вычитается из средств, подлежащих выплате специалисту.

Второй обязательный платеж для нанимателя – страховые взносы. Их фирма переводит в государственную казну из собственного «кошелька». С компенсации начисляются следующие типы взносов:

• на случай травматизма и профзаболеваемости;
• на соцстрахование;
• в ФОМС;
• в ПФР.

НДФЛ из денежной компенсации за отпуск уплачивается одновременно с перечислением средств сотруднику. Неудержание налога или запоздание с его перечислением в казну будет считаться нарушением фискального законодательства.

Совершенные бюджетные платежи необходимо отразить в едином расчете по страховым взносам, отчетах 4-ФСС, 6-НДФЛ, в правке 2-НФДЛ, составляемой на работника.

Действующее законодательство прописывает, что замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае увольнения специалиста или наличия неиспользованного периода дополнительного отдыха (т.е. свыше 28-ми-дневного стандарта). В иных случаях попытки выплатить возмещение будут считаться злоупотреблением со стороны фирмы-нанимателя и повлекут наступление административной ответственности.