Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

Чтобы решать актуальные вопросы хозяйственной жизни, фирмы и ИП направляют наемных специалистов в служебные поездки, подразумевающие временное проживание в другом городе или другой стране. Для таких работников Трудовой Кодекс предусматривает ряд гарантий, включая сохранение занимаемой позиции, средней зарплаты, компенсацию понесенных расходов. Действующее законодательство диктует специальные требования к документам для оформления командировки в 2018 году.

Командируем специалиста: пошаговый алгоритм

Действующие нормативные акты предусматривают четкий алгоритм подготовки командировки работника. Он состоит из пяти последовательных шагов:

1. Издание распорядительного документа

Из положений ст. 166 ТК РФ вытекает, что фирма должна документально подтвердить свою инициативу по отправке специалиста в отдаленную местность, издав приказ руководителя. Организации вправе использовать унифицированную форму приказа (Т-9 или Т-9а) или разработать и закрепить внутренними актами собственный образец. В документе должны содержаться следующие сведения:

• название фирмы-нанимателя;
• ФИО и должность наемного специалиста;
• пункт назначения;
• период планируемой поездки;
• ее цель.

Если принято решение, что до места назначения и обратно сотрудник будет добираться на служебном авто, личном транспорте или машине, переданной по доверенности третьим лицом, этот факт обязательно закрепляется письменно. Оптимальный вариант – отразить его в изданном приказе о служебной поездке.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году? Готовый приказ нужно заверить лицом, уполномоченным направлять работников в служебные поездки, например, генеральным директором. На документе обязательно должна иметься собственноручная подпись специалиста, доказывающая его ознакомление с содержанием бумаги.

Важно! Если специалист, не подписавший приказ, проигнорирует свою обязанность отправиться в служебную поездку, у работодателя не будет законных оснований привлечь его к дисциплинарной ответственности.

2. Подготовка дополнительных документов

По закону для оформления командировки нанимателю достаточно издать приказ. Однако ст. 22 ТК РФ гласит, что фирма вправе предусмотреть во внутренних положениях дополнительные требования к отправке специалистов: подготовку служебной записки, содержащей перечень актуальных задач для решения по месту прибытия, путевого листа и т.д.

3. Выдача денег авансом

Действующий порядок оформления командировки работника гласит, что перед его отбытием фирма обязана выплатить аванс на расходы, связанные с проживанием вне дома (суточные), покупкой билетов на транспорт, арендой жилья. По согласованию сторон сумма выдается наличными из кассы или переводится на банковскую карточку гражданина.

Чтобы определить необходимую к выдаче сумму, бухгалтерские работники составляют смету по форме, утвержденной внутренними актами предприятия. Объем предполагаемых трат может быть отражен в заявлении, написанном специалистом на имя руководства.

При определении размера аванса, выплачиваемого сотруднику, учитываются следующие факторы:

• продолжительность предстоящей поездки, обозначенная в приказе;
• стоимость проезда;
• стоимость бронирования номера (аренды квартиры);
• размер суточных, установленный локальными актами организации.

Как оформить командировку в 2018 году? Нужно подписать готовую смету расходов главным бухгалтером и генеральным директором. Если ожидаемые расходы указываются в заявлении сотрудника, оно визируется руководителем организации.

Если планируется поездка по России, аванс выплачивается работнику в рублях. Если гражданина направляют за рубеж, компания вправе выдать необходимую сумму в валюте. Действующее законодательство гласит, что специалист, не получивший денежные средства, вправе никуда не ехать.

4. Внесение записи в журнал учета командировок

Компания прописывает точный алгоритм, как оформить командировку, в локальных актах. Она вправе предусмотреть необходимость ведения журнала регистрации служебных поездок и закрепить его форму. Этот документ содержит сведения о времени отъезда и возвращении сотрудников.

Ведение журнала – не обязанность, а право нанимателя. Если он отказывается от заполнения этого документа, оформление ограничивается изданием приказа и выплатой авансом.

5. Внесение записи в табель учета отработанного времени

Когда мы оформляем и оплачиваем командировки в 2018 году, мы обязаны отражать информацию о состоявшейся поездке в табеле. Это вытекает из положений ст. 91 ТК РФ, где указано, что фирма-наниматель ведет учет отработанного персоналом времени.

Основание для заполнения табеля – ранее изданный приказ с датами служебной поездки. Дни, которые на нее выпали, отмечаются одним из двух способов:

• числовым обозначением «06»;
• буквенным символом «К».

Длительность рабочего времени не прописывается.

Как правильно оформить командировку в табеле, если на ее период выпали выходные или праздничные дни? Согласно разъяснениям Минтруда, в соответствующих датах прописывается числовое обозначение «03» или буквенное «РВ».

Заполнение табеля – обязанность сотрудника, уполномоченного на то приказом гендиректора компании или должностной инструкцией. Документ подписывается начальником отдела, где трудится командированный специалист, и руководителем кадрового департамента. Заполненный табель передается в бухгалтерию.

План и цель командировки: примеры

Как правильно оформить командировку в 2018 году, если потребовалось ее продление?

Порядок продления служебной поездки не регламентирован действующими нормативными актами, однако на практике сложился определенный алгоритм действий нанимателя в такой ситуации. Он включает два шага:

1. Получение согласия специалиста

Работодатель обязан попросить согласие на увеличение срока командировки у следующих категорий специалистов:

• матерей детей до трехлетнего возраста;
• отцов и матерей, в одиночку воспитывающих детей до пятилетнего возраста;
• сотрудников, воспитывающих детей с ограниченными возможностями здоровья;
• лиц, ухаживающих за больным родственником, нездоровье которого подтверждено заключением врача.

Для перечисленных категорий работников документы для командировки в 2018 году дополняются двумя позициями: уведомлением фирмы-нанимателя о необходимости продления поездки, содержащем пункт о возможности отказаться, и письменным акцептом самого специалиста. Если сотрудник не согласен задерживаться в чужом городе, у компании нет рычагов давления на него. Попытки заставить гражданина чреваты наступлением административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

2. Издание приказа о продлении сроков

Оформление местной командировки, которую потребовалось продлить, предполагает издание дополнительного приказа. Он составляется в свободной форме, разработанной организацией самостоятельно. В нем указывается причина увеличения сроков и новая дата возвращения специалиста. Документ визируется руководителем компании.

Работнику письменно или устно сообщают о необходимости задержаться в поездке. Можно выслать скан приказа по электронной почте. Оригинал документа дается ему на подпись после возвращения.

Оформление командировок в 2018 году: авансовый отчет

В трехдневный срок после прибытия из бизнес-трипа сотрудник обязан подготовить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Этот документ подтверждает понесенные специалистом расходы. В зависимости от его содержания гражданин либо сдает неиспользованный излишек средств в кассу, либо получает сумму, которой ему не хватило в поездке.

Порядок оформления служебных командировок не предполагает унифицированной формы авансового отчета. Компания вправе самостоятельно выбирать: использовать бланк АО-1, предложенный Госкомстатом, или разработать собственный образец.

Форма АО-1 предполагает указание следующих сведений:

• наименование организации;
• ФИО и должность сотрудника;
• сумма полученных авансом средств;
• цели, для которых они были предназначены;
• сумма понесенных расходов;
• размер остатка или перерасхода.

К составленному авансовому отчету прикладываются бумаги, подтверждающие совершенные траты (чеки, квитанции, билеты, договоры найма жилья и т.д.). Этот принцип действует и для оформления заграничных командировок, и в отношении внутрироссийских бизнес-трипов.

Заполненный документ передается в бухгалтерию, где осуществляется его проверка. Затем отчет подписывает руководитель компании в сроки, установленные локальными актами. Когда процесс утверждения заканчивается, специалист возвращает остаток в кассу или получает сумму документально подтвержденного перерасхода. Деньги выдаются наличными или перечисляются на банковскую карточку.