Классификация бухгалтерских документов

Операции, совершаемые хозяйствующими субъектами, имеют разные цели и смысловое содержание. Это находит отражение в бумагах, опосредующих те или иные сделки. Классификация бухгалтерских документов помогает разделить их на группы, имеющие однородные признаки. Это упрощает взаимодействие ответственных лиц с информацией: проверку, первичную обработку, создание проводок в учетной программе и организацию хранения.

Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:

• назначение документов;
• место формирования бумаги;
• степень обобщения содержащихся сведений;
• особенности охвата бизнес-операций и т.д.

В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.

Основные средства в бухгалтерском учете

Типы документов в зависимости от места создания

По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:

1. Внутренние

Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.

Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.

2. Внешние

Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.

Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.

Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению

В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:

1. Распорядительные

Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.

К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.

2. Оправдательные (исполнительные)

Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.

Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).

3. Комбинированные

Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.

Типы документации в зависимости от порядка отражения информации

В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов

• «Первичка»

Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.

«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе. Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку. Такие бумаги обязательно хранятся в архиве компании пять лет и предоставляются налоговикам при проверках.

• Сводные документы

Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.

Классификация по охвату хозяйственных операций

В зависимости от охвата документация разделяется на:

1. Разовую

Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.

2. Накопительную

Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.

Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.