Хранение трудовых книжек в организации

Хранение трудовых книжек в организации должно осуществляться в соответствии с законодательно установленным порядком. Такие документы являются бланками строгой отчетности, а ответственность за их сохранность возлагается на работодателя.

Как же правильно организовать хранение трудовых книжек работников? Нужно ли иметь несгораемый сейф или можно ограничиться использованием обычного запирающегося шкафа? Ответы – далее.

Читайте: Когда введут электронные трудовые книжки

Нормативные требования к хранению трудовых книжек

Трудовая книжка – это основной документ работника, который подтверждает его рабочий стаж за периоды до 2002 г. Требуется для оформления пенсии, трудоустройства, назначений социальных пособий и других целей.

Обычно трудовая у работника одна. Для продления работодатель заполняет вкладыш. Если сотрудник не трудоустроен официально, книжка хранится у него. В случае официальной занятости хранение трудовых книжек и личных дел осуществляет наниматель. Процедура строго регламентируется законодательством. Правила учета и хранения утверждены в разделе VI Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.

Согласно этому НПА сотрудник, ответственный за хранение трудовых книжек в организации, обязан регистрировать все бланки книжек и вкладышей в специальной приходно-расходной книге. Движение документов отражается в книге учета посредством регистрации бланков, принятых при оформлении работника в организацию и выданных при последующем увольнении.

В соответствии с п. 42 № 225 трудовые книжки и вкладыши к ним классифицируются как БСО (бланки строгой отчетности). При их хранении нужно учитывать требования Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.08 г. В п. 16 № 359 обозначено место хранения трудовых книжек – металлический сейф, шкаф или такое помещение, которое специально оборудовано. Это позволит исключить риски кражи документов или порчи. Выбрать подходящее место работодатель может самостоятельно с учетом условий, максимально обеспечивающих защиту.

Обязанность по хранению трудовых книжек в сейфе возлагается на работодателя на весь период трудоустройства персонала – от даты заключения с ним трудового договора до момента увольнения. «На руки» человеку бланк выдается только при расторжении трудового договора. Не полученные при увольнении документы хранятся в организации до востребования согласно требованиям к архивному делу (п. 43 № 225). Максимальный срок хранения составляет 50 (или 75) лет для книжек, переданных в архив до 2003 года (или после 2003 г.).

Читайте: Что делать, если работодатель потерял трудовую работника

Как организовать хранение трудовой книжки на предприятии

Как правило, организует хранение трудовых книжек отдел кадров предприятия. При этом нужно соблюдать следующие правила (резюмируя требования ПП № 225):

• Сначала работодатель должен назначить лицо, ответственное за учет бланков и их хранение.
• Каждая принятая от персонала книжка подлежит регистрации в книге по учету трудовых и вкладышей.
• С момента регистрации ответственность за сохранность бланков возлагается на работодателя.
• Хранить документы нужно в специально отведенном месте – лучше несгораемом сейфе. Если сейфа нет, можно использовать шкаф, если это позволяет обеспечить защиту от утраты бланков.
• «На руки» работникам выдавать бланки можно только в целях оформления пенсии или при увольнении.
• Невостребованные книжки также хранятся у работодателя, но отдельно от основных.

Если у предприятия есть обособленные подразделения, все трудовые хранятся в головном офисе. Допускается хранить книжки ОП отдельно, но для этого нужно создать отдельную кадровую службу на основании распоряжения руководителя организации.

При смене лица, ответственного на предприятии за хранение и учет книжек, выполняется передача бланков новому сотруднику. Для этого составляется акт и проверяется наличие документов. В случае, когда поручить учет некому, ответственным лицом является руководитель компании.

Читайте: Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ

Ответственность за хранение трудовых книжек

Забота о том, как хранятся бланки – прямая обязанность руководителя организации. Недобросовестность в этом вопросе может привести не только к административной ответственности для работодателя и его должностных лиц, но и к уголовной для директора.

Если в процессе трудоустройства специалиста работодатель утерял его трудовую, он обязан принять все меры к восстановлению информации. Для этого направляются запросы к предыдущим нанимателям, в ПФР РФ. После получения нужных сведения оформляется дубликат.

Проверить, правильно хранятся трудовые или нет, может ГИТ (государственная инспекция труда). При нарушениях инспектор составляет предписание по устранению ошибок. Если недочеты не устранить, применяется административная ответственность по ч. 2 стат. 13.25 КоАП:

• Для должностных лиц работодателя – штраф 2500-5000 руб.
• Для юрлиц – штраф 200000-300000 руб.

Трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность работодателя в случае нанесения ущерба сотруднику (стат. 165, 234, 394 ТК РФ). Уголовная ответственность утверждена в стат. 140 УК РФ (за отказ работодателя в выдаче работнику бланка), 292 (за внесение в документ ложных данных), 325 (за хищение книжки или уничтожение).