Как составляется служебная записка на командировку – образец 2019-2020

Трудовое законодательство предусматривает возможность направления работников организации в командировки для решения служебных задач вне места постоянной занятости (стат. 166 ТК). Такие поездки должны быть оформлены надлежащим образом. Служебная записка на командировку, образец 2020 скачать можно ниже, позволяет обосновать расходы на проживание и проезд сотрудника; отменить или продлить поездку; зафиксировать цели выезда.

Читайте: Что такое командировка по ТК РФ

Зачем нужна служебка

Основное предназначение служебки состоит в подтверждении сроков пребывания специалиста в поездке. Кроме того, если отсутствует документальное подтверждение расходов на проживание и проезд, именно записка поможет обосновать траты на дорогу и жилье. В каких случаях требуется составление служебной записки:

• Если командированный сотрудник использует для поездки личный транспорт, служебный или арендованный. В записке указываются даты отправления и прибытия, общий срок пребывания, потраченные деньги на бензин. В соответствии с разъяснениями Минфина (Письмо № 03-03-06/22368 от 20.04.15 г.) для обоснования трат дополнительно предоставляются:
  • Чеки, квитанции, счета, накладные.
  • Путевые листы.
  • Маршрутные листы и др.
• Если работник не может предоставить документа на проживание в поездке и на проезд. Тогда оформляется служебка, где проставляются даты отправления и прибытия, а также вносятся отметки принимающей стороны о фактическом прибытии специалиста и выбытии.
• При направлении работника в командировку – действующее законодательство о командировках не требует от организаций обязательно составлять служебку. Но не запрещается оформлять такой документ, если в нем есть необходимость (ПП № 749 от 13.10.08 г.). Регламент документооборота по командировкам нужно закрепить в локально-нормативных актах компании.
• Если срок поездки продляется или переносится – изменение дат прибытия и выбытия следует обосновать в служебке. Затем на основании записки издается приказ руководителя об отмене. К примеру, такое возможно при задержке работника в командировке или из-за отмены поездки по причине болезни и т.д.

Обратите внимание! Также служебка понадобится бухгалтеру для начисления суточных. Для точного расчета требуются знать, какое время работник находился в поездке.

Читайте: Суточные при командировках в 2018 году

Как составить служебную записку

Унифицированного бланка нет. Каждое предприятие вправе разработать собственную форму. Оформляется служебка после возвращения специалиста из поездки. В качестве приложений прикладываются подтверждающие расходы документы. Конкретные сроки для сдачи не установлены: поэтому предоставить записку с приложениями можно в день возвращения или на следующий. Какие реквизиты следует включить в образец 2020 служебной записки на командировку:

• ФИО (полностью) и должность руководителя организации – указывается справа вверху.
• ФИО (полностью) и должность командированного сотрудника – приводятся ниже.
• Название бланка – обычно «служебная записка».
• Содержание документа – в свободной форме уточняется, кто и куда был командирован, на какие сроки. Обязательно нужно указать точные даты прибытия и выбытия, цель поездки. Если использовался собственный или служебный транспорт, требуется также указать марку, модель авто, его рег. №.
• Перечень приложений – перечисляются копии подтверждающих документов.
• Дата заполнения записки.
• Личная подпись составителя – приводится расшифровка ФИО и должность.

Если служебка оформляется на отмену поездки или ее продление, требуется обосновать изменения. То есть, нужно включить в текст уважительную причину – к примеру:

• «Прошу Вас отменить командировку Семенову Р.А. по причине болезни генерального директора организации».
• «В связи с проведением пуско-наладочных работ оборудования покупателем своими силами прошу Вас отменить командировку инженера-наладчика Комарова А.В. в г. Казань».

Читайте: Командировка на один день: как оплачивается?

Кому ее отдавать

Заполненная служебка передается руководителю на утверждение. Если документ является обязательным к составлению на предстоящую поездку, отдать ее нужно до отправления в командировку. Если же служебка составляется для подтверждения расходов, передать записку требуется уже после возвращения. В любом случае утвердить бланк вправе только руководящее лицо компании. Далее приводим образец.

Читайте: Как оплачивается однодневная командировка

Образец служебной записки на командировку сотрудника

Ниже выложен заполненный образец служебки. Он также может использоваться для командировок директора. Документ применяется как в 2019 году, так и в 2020.

(Скачать образец) Служебная записка на командировку