Как провести собрание участников ООО в заочной форме

В период пандемии коронавируса многие организации столкнулись с невозможностью проведения общих собраний в очной форме. Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» предусматривается заочный формат проведения голосований, но не по всем вопросам. Разберемся, как в условиях COVID-19 организовать заочное собрание участников ООО, по каким вопросам допускается подобный способ голосования.

Читайте: Какие документы единственный участник ООО должен заверять у нотариуса при его регистрации в 2020 году?

Когда возможно проведение заочного собрания участников ООО

В соответствии с п. 1 стат. 38 Закона № 14-ФЗ от 08.02.98 г. общее собрание общества может проводиться в заочном формате, то есть, опросным путем. В таком случае голосование обеспечивается с помощью обмена документами по почте, интернету, телефонной, телетайпной, телеграфной связи и т.д.

Точный регламент проведения заочного общего собрания участников общество прописывает в своих внутренних документах. Необходимо предусмотреть следующие моменты:

• Сообщение повестки дня всем участникам.
• Ознакомление до проведения собрания участников с необходимыми материалами и информацией.
• Возможность при необходимости вносить в повестку дня поправки.
• Ознакомление до проведения собрания участников с вносимыми поправками.
• Срок завершения голосования.

Во всех ли случаях допускается заочное общее собрание участников ООО? Согласно положениям Закона № 14-ФЗ не во всех. На повестку дня для решения в заочной форме не могут выноситься следующие вопросы (п. 1 стат. 38, подп. 6 п. 2 стат. 33 № 14-ФЗ):

• Утверждение годовой отчетности.
• Утверждение годовых бухбалансов.

Читайте: Взаимозависимые лица в налоговых правоотношениях – 2020

Собрание участников ООО в заочной форме в период пандемии коронавируса

Законодательные нормы для ООО предусматривают обязательность проведения годовых общих собраний не позднее 30-го апреля (стат. 34 № 14-ФЗ). Получается, что для обществ уже давно наступило время утверждения отчетности за 2019 год. Но в условиях действия ограничений из-за COVID-19 приходится минимизировать контакты и отменять встречи, особенно общие. Кроме того, по существующим правилам не допускается заочное голосование общего собрания участников ООО по вопросам утверждения отчетности. Для этого требуется личное присутствие владельцев и участников общества.

В связи с этим были приняты послабления для АО, которыми акционерам дается право проводить собрания в заочной форме, включая утверждение годовой отчетности. Эти нормы закреплены в стат. 2 Закона № 50-ФЗ от 18.03.2020 г. А что с обществами с ограниченной ответственностью?

Пока такого права ООО не дали. Единственное, что сделали законодатели, продлили сроки проведения общих собраний в 2020 году. В соответствии с положениями Закона № 115-ФЗ от 07.04.2020 г. участники общества вправе провести очередное собрание до 30-го сентября 2020 г. Таким образом, сроки проведения продлены с 4 месяцев до 9 месяцев с завершения финансового года.

Возможно, власти еще пересмотрят свое решение и разрешат заочное проведение общего собрания участников ООО по вопросу утверждения отчетности. Но на данный момент соответствующих НПА нет.

Читайте: Займ учредителю – образец

Как провести заочное собрание участников ООО

Если требуется провести собрание в заочной форме, какие документы нужно оформить? Для ответа обратитесь к Уставу и внутренним документам общества, где утверждается регламент заочных голосований. Главное – в точности соблюсти установленные правила и наличие соответствующего пункта в Уставе. Если в Уставе компании не предусмотрена возможность заочных голосований, вынесенное и утвержденное в такой форме решение может быть оспорено.

При заочных собраниях не нужно уведомлять участников за 30 дн. о проведении мероприятия. Также не возникает необходимости сообщать место, время и дату собрания, выбирать председательствующего и регистрировать участников. Следует сообщить повестку дня, ознакомить участников со всеми необходимыми данными и материалами, сообщить срок окончания процедуры и т.д. по п. 2 стат. 38 № 14-ФЗ.

Обзательно составляется протокол заочного общего собрания участников ООО. В образце должны быть указаны вид и форма собрания, адрес нахождения общества, дата составления протокола, даты проведения и завершения собрания, способ подсчета голосов, повестка дня, решение, подписи ответственных лиц и прочая информация по необходимости.