Инструкция по кадровому делопроизводству – образец

Документооборот любой организации должен быть регламентирован. Чем четче составлено руководство по оформлению кадровых бланков, тем меньше риск ошибок. Законодательство не обязывает коммерческие предприятия разрабатывать инструкцию по делопроизводству – образец 2020 года приведен ниже. Но его наличие поможет организовать кадровый учет и контролировать правильность действий в дальнейшем.

Читайте: Самые каверзные вопросы кадрового учета

Для чего и кому нужна инструкция по делопроизводству

Этот ЛНА (локально-нормативный акт) необходим любому работодателю. В обязательном порядке составлять инструкцию должны государственные учреждения. Что касается коммерческого бизнеса, разработка данного руководства не является обязательной по закону. Но оформление инструкции не помешает практической работе кадровиков. Ведь в ней четко регламентируется деятельность работников отдела кадров.

А значит, наличие инструкции поможет точно соблюдать единый порядок заполнения кадровых документов; свести к минимальному риск ошибок при заполнении документации на прием, увольнение, перевод  персонала и прочие кадровые действия. Какие функции решаются с помощью инструкции по делопроизводству:

• Утверждается порядок работы с кадровыми документами.
• Уточняется необходимая для работы конкретного работодателя нормативная база.
• Составляется перечень обязательных кадровых документов на каждое кадровое действие (к примеру, при приеме на работу или увольнении) и порядок их хранения, а также сдачи в архив и уничтожения.
• Устанавливаются требования к заполнению кадровой документации.
• Утверждаются бланки первичных кадровых документов, которые будут использоваться на предприятии.
• Определяются лица, которые назначаются ответственными за правильное оформление кадровых документов.
• Прописываются прочие моменты по необходимости.

Читайте: Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Как составляется инструкция по кадровому делопроизводству

Документ составляется в произвольном виде. За основу фирма может взять рекомендации, которые были разработаны для госучреждений:

• «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019» по Приказу Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст;
• «ГОСТ Р 7.0.97-2016» по Приказу Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017);
• примерная инструкция по делопроизводству для госорганизаций по Приказу Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
• методические рекомендации для федеральных органов власти по Приказу Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.

Структура документа определяется в зависимости от масштабов деятельности и численности организации. Значение имеет наличие филиалов, обособленных подразделений, количество сотрудников. Типовая инструкция включает в себя следующие обязательные разделы:

• Общие положения – здесь уточняется область действия ЛНА, нормативно-информационная база, ответственность должностных лиц, порядок передачи дел при отсутствии исполнительных лиц и т.д.
• Требования к заполнению кадровой документации – подробно уточняется порядок оформления документов по их видам:
  • Прием на работу.
  • Увольнение с работы.
  • Перевод.
  • Предоставление отпусков.
  • Оформление взысканий.
  • Оформление поощрений.
  • Порядок работы с персональными данными.
  • Порядок работы с личными делами.
  • Работа с трудовыми книжками.
  • Порядок организации системы ЭДО (электронный документооборот) и т.д.
• Приложения – здесь утверждаются бланки первичных кадровых документов, примеры их заполнения и т.д.

Инструкция по кадровому делопроизводству – образец

Составить инструкцию по делопроизводству можно самостоятельно, с учетом всех обязательных реквизитов. Каждая организация документ разрабатывается «под себя».

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству – образец

Подготовленную инструкцию должен утвердить руководитель организации. Для этого в верхнем правом углу документа проставляется запись «Утверждено» и указываются реквизиты приказа. После того, как распоряжение подписано, считается, что инструкция вступила в действие.

Приказ оформляется также в произвольном виде. К нему нужно приложить инструкцию. Все заинтересованные работники должны быть под личные подписи ознакомлены с содержанием приказа и инструкции.

Читайте: Что происходит с бумажной трудовой книжкой при переходе на электронную?

Образец приказа об инструкции по делопроизводству

Общество с ограниченной ответственностью «Сатурн» (ООО «Сатурн»)

Приказ № 45-к

г. Москва                                                                                                                     03 июля 2020 года

«Об утверждении инструкции по делопроизводству»

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Сатурн» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую инструкцию по делопроизводству с 04.07.2020 г. (Приложение № 1 к данному приказу).
2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями. Срок исполнения до 04.07.2020 г.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                              /Дорофеев М.Н./

С текстом приказа ознакомлены (личные подписи проставляют все заинтересованные лица)