График отпусков: образец заполнения 2018

Действующее законодательство гласит, что фирмы и ИП, использующие труд наемных специалистов, обязаны составлять график отпусков не позднее, чем за 14-ть дней до прихода новогодних праздников. В документе фиксируются даты, когда работники смогут отдохнуть, не теряя среднего заработка. Отказ от составления бумаги чреват для хозяйствующего субъекта наступлением административной ответственности.

Зачем разрабатывать и принимать Т-7?

График отпусков по ТК РФ – это официальный документ, где указываются предполагаемые даты оплачиваемого отдыха наемных специалистов. Он составляется как минимум за 2 недели до прихода новогодних праздников и учитывает мнения трех сторон трудовых правоотношений: фирмы-нанимателя, персонала, профсоюза, если таковой имеется в организации.

Ст. 123 ТК РФ гласит, что график отпусков (форма Т-7) – это не добрая воля, а прямая обязанность компаний (ИП) и наемных специалистов. В документе обобщается информация о сотрудниках всех отделов, имеющихся в организации.

Единственное исключение из законодательного правила – физические лица-наниматели (например, граждане, использующие труд няни, помощницы по хозяйству, сиделки и т.д.). Согласно ст. 305 ТК РФ, временной интервал оплачиваемого отдыха определяется путем устных переговоров сторон. Составление формы Т-7 целесообразно лишь в ситуации, если у физлица имеется большое количество работников.

Составление графика отпусков решает следующие задачи фирмы-нанимателя:

• Упорядочивает работу кадровиков, бухгалтерии: они своевременно рассчитывают и выдают специалистам отпускные.
• Дает возможность вовремя отыскивать замену сотрудникам, уходящим на отдых.
• Позволяет выстроить оптимальную систему предоставления отпусков, чтобы отдельные участки не оставались «голыми», не складывалась ситуация, когда специалисты вынуждены трудиться длительное время без отдыха.

График отпусков по образцу Т-7 – документ, который обязательно запросит трудовая инспекция, если придет в коммерческую структуру с проверкой. Отсутствие бумаги означает для фирмы-нанимателя наступление административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Для юридического лица она означает наложение штрафа до 50 тыс. руб. при первом нарушении, до 70 тыс. – при повторном.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Можно ли менять утвержденную форму?

На практике возможны ситуации, когда даты, прописанные в форме графика отпусков на 2018 год, не устраивают гражданина. Допустим, он желает перенести отдых на попозже, чтобы успеть приобрести туристическую путевку. Для этого наемному специалисту нужно написать заявление на имя руководства об изменении периода отпуска.

Начальство, получившее просьбу сотрудника, вправе удовлетворить ее или отказать. Если ответ отрицательный, работник не вправе не выходить на службу в выбранные им даты. Подобное поведение будет расцениваться как прогул, повлечет наложение дисциплинарной ответственности.

Инициатором внесения коррективов в бланк графика отпусков может выступить и фирма-наниматель, если возникла соответствующая производственная необходимость. Для изменения утвержденных дат следует получить письменное согласие от специалиста.

При составлении графика начальству нужно помнить, что ТК РФ дает отдельным категориям специалистов право выбирать период для отдыха по собственному усмотрению. К их числу относятся:

• беременные работницы;
• несовершеннолетние;
• лица, вызванные на производство из прошлого отпуска;
• граждане-обладатели высоких государственных наград;
• усыновители малыша до трехлетнего возраста;
• сотрудницы в преддверии отпуска по БиР и т.д.

Как правильно составить график отпусков для перечисленных категорий специалистов? Чтобы избежать споров и конфликтов в дальнейшем, при подготовке свода данных у таких сотрудников целесообразно получать заявления, где они обозначают свои пожелания относительно временных интервалов будущего отдыха.

Заявления будут храниться в отделе кадров как доказательство волеизъявления сотрудников. В дальнейшем поменять даты оплачиваемого отдыха можно будет исключительно при согласии администрации компании.

Как составить график отпусков?

Для разработки документа используется стандартная форма Т-7, введенная Госкомстатом в 2004 году. Руководитель может издать отдельный приказ о введении графика или просто поставить подпись в поле «Утверждаю». Законодательство дает право свободного выбора между этими двумя альтернативами.

Скачать образец заполнения 2018 графика отпусков можно в конце этой статьи. По действующим правилам на момент утверждения документа обязательно нужно внести информацию в графы с первой по шестую. В них указывается:

1. название департамента (отдела) компании, где занят специалист;
2. его позиция согласно штатному расписанию (например, «ведущий экономист», «бухгалтер 1-й категории»);
3. ФИО работника;
4. его табельный № (указывается в случае, если такие номера присваиваются персоналу);
5. число календарных дней оплачиваемого отдыха;
6. точный временной интервал предстоящего отпуска.

Образец графика отпусков на 2018 год предполагает необходимость заполнения «шапки» документа, содержащей общую информацию о деловой бумаге. В ней указывается:

• название фирмы-нанимателя;
• ее ОКПО;
• код формы по ОКУД;
• номер графика;
• № календарного года, на который он составлен;
• дата создания документа;
• информация о мнении профсоюза (номер и дата принятого им решения).

В «шапке» содержится наименование должности руководителя предприятия, его собственноручная подпись, которой утверждается содержание документа.

Как составляется график отпусков? Седьмая графа используется, чтобы отразить фактическое время отдыха, использованное специалистом. В столбцах №8 и 9 показываются сведения о перенесенных отпусках. Обязательно прописываются реквизиты приказа или иного кадрового документа, на основании которого вносятся коррективы.

В графе №10 содержатся примечания. Этот столбец используется в ситуациях, если за год специалисту по личным или рабочим причинам не удалось отдохнуть, если его вызвали на производство досрочно или продлили время отсутствия на службе (например, по согласованию с начальством).

Когда составляется и как утверждается Т-7?

Согласно тексту ст. 123 ТК РФ, график отпусков утверждается не позднее, чем за 2 недели до 1 января следующего года. Чтобы составить документ, руководство запрашивает у сотрудников информацию об удобных для них датах отдыха. Если в компании действует профсоюзный орган, нужно согласовать принятое решение с ним. В табличную форму вносятся сведения о следующих типах отпусков: основных, дополнительных, не использованных за прошлые периоды.

Чтобы не ошибиться при формировании документа, следует взять за основу образец заполнения графика отпусков на 2018 год, который можно отыскать в свободном доступе в интернете. Составленная форма визируется начальником отдела кадров и утверждается директором юридического лица.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно доводится до сведения наемных специалистов. Как правило, она рассылается по почте, вывешивается на внутреннем сайте компании или на видном месте в офисе. Сотрудники знакомятся с определенной очередностью отдыха под роспись.

Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, недостаточно просто составить график по образцу заполнения 2018. Кадровикам компании нужно извещать специалистов о датах оплачиваемого отдыха не позднее, чем за 14-ть дней до его наступления. Получение указанных сведений работники подтверждают собственноручной подписью, проставляемой в специальном журнале извещений или в индивидуально составленном уведомлении. Следование таким правилам убережет руководство от конфликтов с персоналом и вопросов со стороны контролирующих структур.

Вносятся ли в график данные об отпусках внешних совместителей?

Действующие правила оформления и внесения изменений в график отпусков позволяют фирмам и ИП отражать в документе информацию о лицах, занятых по внешнему совместительству. Чтобы проставить даты, компания запрашивает у таких сотрудников документы, подтверждающие временной интервал отдыха у основного нанимателя.

Внесение сведений о совместителях делает кадровые процедуры эффективнее, но означает потенциальный риск для нанимателя. Он может не уложиться в отведенные законом сроки составления формы, если «главный» работодатель специалиста протянет с составлением графика до наступления «дедлайна».

Сведения о совместителях, отраженные в документе, не являются окончательными. Согласно ст. 286 ТК РФ сотруднику, который перенесет свой отпуск по основному месту работы, нельзя отказать. Фирма обязана предоставить время отдыха в те же даты.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

ТК РФ оставляет компаниям-нанимателям право утверждать подготовленную форму путем издания приказа. Целесообразность составления распорядительного документа заключается в том, что в нем перечисляются лица, ответственные за соблюдение принятых положений. Если необходимость обозначать таких сотрудников отсутствует, приказ можно не готовить.

Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца приказа о графике отпусков. Форма разрабатывается компанией самостоятельно с учетом норм и правил делового стиля. В нее включают следующую информацию:

• наименование работодателя;
• дату и месту оставления приказа;
• номер согласно внутренней системе нумерации;
• суть распоряжения, например, «Ввести график отпусков на 2018 год»
• перечень ответственных лиц.

Готовый приказ об утверждении графика отпусков подписывается руководителем юридического лица и всеми работниками, которые были в нем упомянуты.

Как внести изменения в утвержденный график?

Необходимость внесения коррективов возникает в следующих ситуациях:

1. Специалист по согласованию с руководством перенес время отдыха

Вносится информация в восьмую графу, где прописывается фактическая дата отдыха, и девятую, которая содержит реквизиты бумаги-основания (например, дату и № ранее изданного приказа).

2. Работника вызвали на производство

В унифицированной форме Т-7 «График отпусков» необходимо заполнить 10-ю графу, в которой будет прописано, что специалиста отозвали. В девятой указываются реквизиты соответствующего приказа. Восьмая используется для того, чтобы отразить новые даты, на которые перенесли неиспользованный «кусок» отпуска.

3. Фирма наняла нового специалиста

Действующие нормы не предлагают унифицированного образца заполнения графика отпусков (формы Т-7) в этой ситуации. На практике используется два подхода. Первый предполагает, что создается и утверждается приложение к ранее составленному документу, которое содержит сведения о времени отдыха всех вновь нанятых работников

Второй подход заключается в том, что ранее утвержденный документ не корректируют. Специалист, желающий отдохнуть, пишет на имя руководства заявление с указанием точных дат. Если начальство не возражает, издается приказ о предоставлении отпуска. Информация о его временном интервале вносится в личную карточку сотрудника.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Если фирма игнорирует необходимость разработки Т-7, но права персонала строго соблюдаются, мер административного принуждения не проследует. Например, наемным специалистам разрешают выбирать удобное время для отдыха по заявлению.

Меры наказания применяются к организациям, не соблюдающим положения ТК РФ о том, когда составляется график отпусков на следующий год, не позволяющим работникам уходить на отдых в удобные даты, нарушающим их права. Если инспекция по труду обнаружит нарушения, фирме грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Она предполагает следующие штрафы:

• 1-5 тыс. руб. – для руководства или частного предпринимателя;
• 30-50 тыс. руб. – для юрлица.

Повторное обнаружение нарушений влечет увеличение штрафов до следующих значений:

• 10-20 тыс. руб. – для начальства и ИП;
• 50-70 тыс. руб. – для фирмы.

Чтобы избежать штрафных санкций, следует правильно отражать отпуск в табеле учета рабочего времени по образцу, предложенному законодательством, своевременно составлять график и соблюдать его положения.

(Скачать образец) График отпусков